Reducerea numărului de emailuri poate îmbunătăți comunicarea dacă le înlocuiești cu un instrument potrivit. Pentru multe echipe, alegerea unuia dintre cele mai bune servicii de management al proiectelor este soluția ideală.
Emailul crește nivelul de stres și generează sarcini inutile. Oamenii se simt copleșiți atunci când primesc prea multe mesaje. În ultimele luni, organizațiile au început să caute alternative eficiente.
În ultimii ani, multe organizații au renunțat la email în favoarea aplicațiilor de mesagerie pentru echipe, cum ar fi Slack și alte unelte de comunicare la locul de muncă. Alegerea instrumentului potrivit influențează capacitatea echipei de a renunța la inboxul tradițional. Pentru multe echipe, software-ul de management al proiectelor face parte din soluție.
Ce este software-ul de management al proiectelor?
Software-ul de management al proiectelor, denumit și aplicație de management al proiectelor, este un instrument online pe care echipele îl folosesc pentru a urmări activitățile. În sens larg, poate varia de la un program complex, precum Microsoft Project, la o aplicație simplă de tip to-do list.
Cele mai avansate astfel de aplicații includ și instrumente pentru gestionarea resurselor, monitorizarea timpului dedicat sarcinilor sau facturare.
Adesea, facem o distincție între unelte de colaborare și aplicațiile de management al proiectelor pentru a recomanda instrumentul potrivit. Totuși, aceste categorii (inclusiv aplicațiile kanban sau cele de organizare a muncii) se suprapun semnificativ.
Deși uneori argumentăm că Asana, Trello, Airtable sau Basecamp nu sunt strict aplicații de management al proiectelor, le vom include și pe ele în această prezentare.
Ce faci într-o aplicație de management al proiectelor?
Fiecare aplicație de management al proiectelor are funcționalități ușor diferite, dar majoritatea îți permit să vezi diverse aspecte ale activității echipei fără să întrebi fiecare coleg în parte.
După ce te autentifici, vezi toate sarcinile echipei și termenele limită. Observi cine este responsabil pentru fiecare sarcină, dacă și când a fost finalizată și ce comentarii au fost adăugate.
Dacă un coleg lipsește neașteptat, te poți conecta la aplicație și verifica dacă are sarcini urgente de preluat. Dacă în prezent folosești email pentru a anunța finalizarea unei sarcini, a pune întrebări despre aceasta sau a trimite ceva pentru aprobare, o aplicație de management al proiectelor îți poate fi de real folos.
Și asta nu e tot. Pe măsură ce tu și colegii folosiți o astfel de aplicație, aceasta monitorizează activitatea. Câte sarcini au fost finalizate la timp și dacă proiectul este în grafic pentru termenul stabilit.
Aplicațiile avansate furnizează grafice și diagrame care te ajută să urmărești aceste aspecte. Astfel, poți detecta abaterile de la plan din timp și poți lua măsuri corective.
Ce face un manager de proiect?
Un proiect este un șir de sarcini. Managerul de proiect este persoana care știe care sunt toate acestea sau, cel puțin, le supraveghează.
Uneori, managerul atribuie direct sarcinile sau le pune într-un pool pentru revendicare. Apoi monitorizează îndeplinirea lor până când toate sunt finalizate.
Nu toate echipele au un manager de proiect dedicat, dar majoritatea au pe cineva responsabil. Poate fi un proprietar de afacere, un manager sau un lider de echipă.
De ce emailul este inadecvat pentru proiecte
Emailul este poștă electronică, ceea ce pare evident, dar rămâi cu mine câteva clipe. În mod ironic, nu este potrivit pentru atribuirea și urmărirea sarcinilor.
Imaginează-ți că primești sarcini prin poștă clasică; ar suna ridicol, nu? Emailul nu este foarte diferit, doar mult mai rapid.
Emailul este bun la:
- comunicare asincronă cu istoric
- livrare de documente
Un manager de proiect are nevoie să știe rapid:
- cine este disponibil
- câtă muncă are fiecare și când trebuie finalizată
- progresul sarcinilor deja atribuite (de ex.: „John are două sarcini și ambele sunt 90% gata”)
- un calendar cu termenele limită
- posibilitatea de a prioritiza și re-prioritiza sarcini în funcție de nevoile proiectului
Lucrul acesta prin email este de neimaginat.
Mai important, modul obișnuit de utilizare a emailului generează întreruperi constante. La fiecare notificare, verificăm dacă mesajul este urgent și revenim la ceea ce făceam.
Studiile arată că folosirea emailului ocupă aproximativ 30% din ziua unui angajat de birou și timpul este distribuit pe tot parcursul zilei, nu în blocuri distincte.
Întreruperile ne stresează și ne fac să credem că avem mai mult de lucru decât în realitate. De asemenea, cresc frustrarea și presiunea timpului.
Modul de interacțiune cu emailul duce și la pierdere de timp. Trebuie să recitești același mesaj mai târziu pentru că ai uitat ce conținea. Iar dacă găsești un email vechi, data unui termen important poate fi deja schimbată.
Toate acestea arată că emailul nu a fost conceput pentru gestionarea sarcinilor. Este instrumentul nepotrivit pentru acest scop.
Comunicarea printr-un serviciu de management al proiectelor
Managementul proiectelor presupune coordonarea persoanelor și resurselor, monitorizarea timpului și redistribuirea sau re-prioritizarea sarcinilor pe măsură ce apar schimbări.
Software-ul de management al proiectelor a fost creat pentru a gestiona aceste situații și multe altele care apar pe parcursul unui proiect.
Cum arată comunicarea într-o aplicație de management în comparație cu emailul?
Este ca și cum ai vedea ceva cu propriii ochi versus a citi o descriere a ceea ce au văzut alții. În primul caz controlezi ce vezi și când. În al doilea, te bazezi pe ce scriu ceilalți despre ceea ce ei consideră important.
Diferite aplicații de management oferă diverse unelte de comunicare. Aproape toate suportă mențiuni @.
Dată fiind popularitatea Slack și a altor aplicații de mesagerie, le poți conecta adesea la aplicația de management, centralizând conversațiile.
Dacă nu folosești o aplicație de chat separată, caută una care include chat în interior, precum Zoho Projects sau ProofHub.
Să presupunem că proiectul are multe elemente vizuale și echipa trebuie să le discute. Viața devine mai ușoară dacă aplicația de management include instrumente de marcare a imaginilor.
Astfel, poți desena electronic pe imagine și adăuga comentarii, facilitând feedback-ul. Volerro este un exemplu de astfel de aplicație.
Așa cum am menționat, aplicațiile de management al proiectelor gestionează tot ce ai nevoie: sarcini, termene, progres și responsabili. Toate aceste informații sunt vizibile celor interesați, reducând nevoia comunicării suplimentare.
Nu mai trebuie să trimiți emailuri în care CC-uiești jumătate de echipă ca să știi cât de mult a progresat cineva; poți vedea direct procentajul realizat.
Mai puțin timp petrecut pe email înseamnă mai mult timp pentru muncă
Avantajele trecerii de la email la o aplicație de management al proiectelor sunt semnificative. Reducerea numărului de emailuri este plăcută, dar beneficiul real este vizibilitatea clară asupra cine face ce, ce mai are de lucru și stadiul fiecărei sarcini.
Astfel, decidenții pot lua cele mai bune hotărâri bazate pe informații precise.
Pentru sfaturi specifice despre lucrul cu o aplicație de management al proiectelor, vezi 7 moduri de a simplifica managementul proiectelor în Teamwork Projects și 5 funcții Zoho Projects pentru organizarea afacerii tale.
