O listă de cumpărături, o listă de treburi și un calendar partajat pot pune toată familia pe aceeași lungime de undă. Aceste instrumente mențin gospodăria organizată.
Cum rămâi organizat când locuiești cu alții? Dacă unul dintre voi merge la magazin, este ușor pentru restul să adauge produse pe listă? Dacă cineva planifică vacanța și trece datele în calendar, ceilalți le pot vedea? Viața devine mult mai simplă când poți partaja lista de sarcini și calendarul cu persoanele potrivite: partener, rudă sau coleg de apartament.
Cum partajezi o listă de sarcini și un calendar cu ceilalți? Este surprinzător de simplu dacă alegi uneltele potrivite. Majoritatea calendarelor online oferă funcția de partajare a calendarului. Tot ce trebuie să faci este să configurezi partajarea și să le arăți celorlalți cum funcționează.
Mai jos găsești instrucțiuni pentru setarea calendarului partajat în Google Calendar și Apple Calendar. Dacă folosești alt calendar, pașii sunt foarte asemănători.
Pentru a partaja o listă de sarcini, trebuie să alegi o aplicație care oferă colaborare. Câteva exemple sunt Todoist, TickTick, Remember the Milk și Microsoft To Do. După testare, Todoist este alegerea editorilor și este aplicația mea preferată pentru colaborare. În instrucțiunile de mai jos voi folosi Todoist, dar pașii sunt similari și în celelalte aplicații.
Cum să partajezi un calendar
Când partajezi un calendar cu cineva, acea persoană poate vedea tot ce adaugi. Nu trebuie să o inviți la fiecare eveniment nou pe care îl creezi.
Înainte de a partaja un calendar cu familia, trebuie să decizi cât de mult vrei să partajezi. Fiecare calendar online important, cum ar fi Google Calendar sau Apple Calendar, permite crearea mai multor calendare. Poți avea unul pentru muncă, unul pentru evenimente personale și altele.
Dacă vrei să partajezi doar anumite evenimente, creează un calendar nou și numește-l „Familie” sau „Gospodărie”. Folosește-l doar pentru evenimentele pe care le vrei vizibile. Dacă preferi să partajezi un calendar existent, poți face și asta. Ai grijă, însă, că toți cei cu care îl partajezi vor vedea tot ce conține.
Creează sau alege un calendar
Creează un calendar nou pentru evenimentele partajate sau alege unul existent pe care să îl partajezi.
În Google Calendar, uită-te în colțul din stânga jos, la Alte calendare, și apasă pe semnul plus.
În Apple Calendar, mergi la Fișier > Calendar nou și alege unde să fie salvat.
Partajează și alege nivelul de permisiuni
După ce ai un calendar nou (sau ai ales unul existent), partajează-l făcând clic pe numele lui și selectând opțiunea de partajare.
În Google Calendar, plasează cursorul peste numele calendarului din stânga. Când apar trei puncte, dă clic pe ele și alege „Setări și partajare”.
În Apple Calendar, dă clic dreapta pe calendar și selectează „Setări de partajare”. Dacă folosești doar iPhone sau iPad, poți partaja calendarul urmând aceste instrucțiuni.
Invită persoanele prin e-mail sau tastându-le numele. Această metodă este mai sigură acasă decât să faci calendarul public și să distribui linkul.
Alege apoi nivelul de permisiuni. În funcție de calendar, invitații pot vedea evenimentele; pot vedea, edita și crea evenimente; sau pot vedea, edita și crea evenimente, plus pot gestiona setările de partajare. Decide ce ți se potrivește.
În Google Calendar și Apple Calendar vei găsi aceste opțiuni în fereastra de setări de partajare.
Ajută-i cu configurarea
Verifică dacă persoanele cu care ai partajat calendarul îl pot vedea. Dacă este prima dată când lucrează cu un calendar partajat, pot fi confuze și să nu știe cum să îl facă vizibil sau invizibil în aplicația lor de calendar.
Cum să partajezi o listă de sarcini
Există câteva aplicații de listă de sarcini care permit partajarea, astfel încât mai multe persoane să poată adăuga și bifa sarcini. În acest exemplu voi folosi Todoist.
Creează un proiect nou
Lista de sarcini pe care vrei să o partajezi se numește proiect. Creează un proiect nou pe care să îl partajezi sau alege unul existent.
Apasă pe semnul plus lângă „Proiecte”, dă un nume proiectului și alege o culoare.
Partajează proiectul
Plasează cursorul peste numele proiectului până apar trei puncte orizontale. Dă clic pe ele și alege „Partajează proiectul”.
Introdu adresele de e-mail ale persoanelor cu care vrei să partajezi și apasă „Invită”.
Învață modul de funcționare
Lista partajată este acum vizibilă tuturor invitaților. Toți pot colabora complet: poți aloca sarcini individuale, iar ei pot adăuga și aloca sarcini către tine.
Poți bifa sarcinile pe care ei le marchează drept finalizate și vei primi notificări când cineva termină o sarcină.
Asigură-te că toți participanții înțeleg că oricine poate vedea și edita sarcinile create de ceilalți.
Rămâneți organizați împreună
În mediul profesional vorbim adesea despre acceptarea uneltelor de software colaborativ. Oamenii trebuie să creadă că aplicația le va fi utilă înainte să o folosească.
Cu medii colaborative, toată lumea trebuie să fie de acord cu modul de utilizare și cu bunele maniere.
La fel se întâmplă și în viața personală. Când partajezi o listă de sarcini și un calendar, toată lumea trebuie să cunoască regulile, explicite și implicite.
Dacă adaug ceva pe lista de cumpărături, înseamnă că avem nevoie de acel produs acum sau este doar o sugestie? Poate dura puțin până le stabiliți împreună.
Fii răbdător și comunică mai mult decât crezi că e necesar. Vei vedea rapid beneficiile partajării listelor și calendarului cu cei potriviți pentru o viață mai organizată.
