A obține tot ce e mai bun dintr-un instrument BI presupune mai mult decât crearea unui tablou de bord zilnic. Trebuie să analizezi exact cum operează compania ta și ce o face să reușească. În acest articol prezentăm trei metode populare pentru atingerea acestui obiectiv.
Cu un deceniu în urmă, mulți manageri de afaceri se plângeau de lipsa informațiilor. Companiile lucrau aproape pe instinct, fără să aibă o imagine clară asupra modului de funcționare a afacerii.
Astăzi, ne confruntăm cu problema opusă: aplicațiile cloud generează un volum imens de date chiar și pentru întreprinderile mici. De la ferma de servere virtuale la succesul campaniei de marketing prin email și până la stocurile din depozit, datele inundă afacerea ta din toate direcțiile.
Din fericire, instrumentele de business intelligence accesibile permit și firmelor mici și mijlocii să transforme aceste date în informații utile. Provocarea stă în modul în care organizezi aceste cifre.
Aici intervine analiza de business. Tehnicile de analiză nu sunt doar tablouri de bord colorate pe care le vei construi cu instrumentul BI. Ele te ajută să transformi datele brute în hărți care conduc spre acțiuni concrete în lumea reală. Instrumentul BI este mijlocul care te ajută să ajungi acolo.
Mulți manageri evită instrumentele BI crezând că sunt greu de folosit. În realitate, nu sunt complicate odată ce știi ce întrebări vrei să pui. Tehnicile prezentate mai jos îți vor arăta cum să formulezi întrebările și cum să obții răspunsurile de care ai nevoie.
De ce este importantă analiza
Analiza de business trebuie să înceapă înainte de a deschide instrumentul BI. Un serviciu BI, de unul singur, nu valorează prea mult. Pentru a obține beneficii, trebuie să-l echipezi cu informații relevante pentru tine, manageri și angajați.
Aceasta ar trebui să includă datele de care au nevoie în mod regulat și să fie mai ușor accesibile decât metodele folosite înainte. În plus, ar trebui să genereze perspective noi, idei pe care poate nu le-au avut anterior și care le pot face munca mai eficientă.
Un exemplu relevant este pandemia. COVID-19 a obligat firmele să își schimbe operațiunile și strategiile financiare pentru a se adapta la noua realitate. Potrivit unui sondaj realizat de echipa de comunicare și cercetare Freshbooks, doar 21% dintre afaceri au personal sau resurse suficiente pentru a face față provocărilor pandemiei.
Nici Tableau, nici Microsoft Power BI nu pot gestiona singure realocarea resurselor. Analiza de business este pasul pe care trebuie să-l faci înainte, pentru a direcționa aceste instrumente către problemele exacte pe care vrei să le rezolvi.
Trei tehnici de bază pentru BI
Majoritatea tehnicilor BI populare sunt cunoscute sub acronime care rezumă pașii folosiți. Deși există multe metode, trei dintre ele se aplică în orice organizație, indiferent de dimensiune, și reprezintă un punct de plecare excelent.
SWOT
Analiza SWOT este probabil cea mai cunoscută tehnică. SWOT vine de la Strengths (puncte forte), Weaknesses (slăbiciuni), Opportunities (oportunități) și Threats (amenințări). Deoarece se poate aplica pe întreaga organizație, nu doar unui departament, SWOT este extrem de popular.
Realizarea analizei SWOT dezvăluie modul în care diferitele echipe percep poziția companiei și oportunitățile disponibile. Prin reuniunea răspunsurilor, obții o imagine holistică a modului de funcționare și a performanței afacerii.
De exemplu, echipa de marketing poate fi entuziasmată de Internet of Things, iar cea de suport de clienți vede potențial în chatbot-urile bazate pe AI. În schimb, echipa IT poate vedea aceste tehnologii drept cele mai mari amenințări. Aplicând SWOT, prioritizezi nevoile de marketing sau de help desk față de misiunea IT și identifici datele necesare pentru fiecare decizie.
Datele pot proveni din sondaje despre chatbot-uri, răspunsuri din aplicațiile de customer relationship management sau din sistemele de ticketing. Apoi vei corela aceste informații cu datele IT, precum costurile de instalare și întreținere a unei soluții de AI, și vei testa eficacitatea înainte de implementare.
Deoarece se concentrează pe patru categorii clar definite, rezultatele SWOT sunt adesea prezentate într-o grilă simplă. Întrebările inițiale și rezultatele finale te ajută să echilibrezi perspectivele și nevoile echipelor, asigurându-te că nu omiți aspecte importante.
Mulți cred că SWOT e o metodă „plug and play” și că este suficient să rulezi aceleași interogări periodic pentru a urmări evoluția. În realitate, procesul SWOT este strategic și ar trebui aplicat ori de câte ori apar schimbări în afacere.
Pentru a aprofunda modul de utilizare a SWOT, poți consulta un curs online, de exemplu cel de la Udemy.
MOST
MOST este recomandat pentru probleme punctuale. MOST reprezintă Mission (misiune), Objective (obiectiv), Strategy (strategie) și Tactics (tactică). Spre deosebire de SWOT, MOST organizează analiza ierarhic.
Pornind de la o problemă la nivel înalt, fiecare nivel următor devine tot mai specific. În context larg, ai putea măsura creșterea vânzărilor sau a cotei de piață. Apoi managerii formulează obiective clare, de exemplu creșterea vânzărilor cu un anumit procent și definirea metodelor de măsurare.
Strategiile descriu planurile pentru atingerea acelor obiective, iar tacticile aduc în prim-plan modul în care membrii echipei contribuie individual la realizare.
Ultimii doi pași ai MOST sunt cei mai relevanți când creezi indicatori performanți în BI. Înainte de aceasta, trebuie să stabilești modalitățile de colectare a datelor.
Dacă obiectivul este creșterea comunității online cu 15% în două trimestre, vei urmări vizitatorii din social media, participanții la webinarii și traficul generat de email, printre altele. Fără un plan clar de colectare, nu vei ști întrebările pe care să le adresezi în interogări.
De îndată ce datele sunt disponibile în platforma BI, poți defini interogările necesare pentru monitorizare. MOST ajută la organizarea vizuală a obiectivelor și datelor, fiind ușor de înțeles de întreaga echipă.
Pentru mai multe detalii despre MOST, poți viziona videoclipul de pe canalul Texavi AnalystZone de pe YouTube.
Designul proceselor
Pentru întreprinderile mici și mijlocii, menținerea competitivității, eficienței și profitabilității este esențială. Designul proceselor oferă o abordare directă, folosind instrumente de planificare și management de proiect pentru fluxurile de activitate permanente.
Mai întâi, identifici modul în care funcționează afacerea. Într-un depozit de comerț electronic, de exemplu, câștigi bani din stocare, gestionarea inventarului, livrare și datele colectate pentru clienți.
Examinează detaliat fiecare proces: sosirea produselor, organizarea depozitului și caracteristicile transportului. Apoi analizează modul în care sunt procesate comenzile și cum se desfășoară schimbul de date și bani.
Cu cât detaliile sunt mai granular, cu atât poți optimiza costurile, estimările de profit și eficiența. Abordarea adoptă adesea structura ierarhică a MOST pentru a organiza etapele procesului.
Inițiază întâlniri cu șefii de departamente, managerii de nivel secund și operatorii de linie pentru a crea o descriere completă a fluxurilor de lucru. Tot ce descoperi, de la succese inteligente la obstacole cronice, reprezintă informații valoroase.
Apoi compari această realitate cu scenariile ideale imaginare, pentru a identifica diferențele și oportunitățile de îmbunătățire. Chiar dacă un proces nu este perfect, analiza regulată generează mereu noi perspective.
Aplicarea unui instrument BI la designul proceselor împreună cu o frecvență periodică – de exemplu anual – îți oferă o imagine detaliată a performanței pe parcursul unui an.
Soluția universală nu se potrivește tuturor
Colectarea datelor fără un scop precis este o pierdere de resurse. Fiecare informație trebuie folosită pentru a planifica și realiza schimbări, strategice sau tactice.
Un instrument BI puternic îți permite să folosești datele pentru schimbări reale. Alegerea unei platforme BI trebuie să se bazeze pe potrivirea între datele disponibile, întrebările pe care le vei pune și capabilitățile tool-ului.
Pentru orice întreprindere mică sau mijlocie, aplicarea măcar uneia dintre tehnicile descrise reprezintă începutul unei utilizări eficiente a BI.
