Modul în care comunici este la fel de important ca mesajul în sine.
O resetare a modului de comunicare la locul de muncă poate duce la rezultate mult mai bune.
Această întâlnire ar fi trebuit să fie un e-mail.
Acel e-mail ar fi trebuit să fie un mesaj pe Slack.
Acel mesaj pe Slack ar fi trebuit să fie o discuție față în față sau un apel video.
Modul în care comunicăm și metoda aleasă pot face toată diferența pentru rezultat.
Angajații s-au simțit adesea frustrați când modul de comunicare nu se potrivește mesajului, pentru că e ineficient, reduce productivitatea sau irosește timpul.
Am scris despre acest subiect de ani de zile, ultima dată în cartea mea The Everything Guide to Remote Work.
Organizațiile la distanță trebuie să fie mai atente la comunicare decât companiile tradiționale, deoarece nu au aceleași opțiuni.
În plus, organizațiile mai tinere nu au povara unor obiceiuri îndelungate.
De multe ori, culturile organizaționale mai vechi acordă o importanță exagerată întâlnirilor față în față și presupun că acestea sunt singura modalitate de a demara un proiect sau de a verifica progresul echipei.
În schimb, organizațiile la distanță regândesc modul de lucru.
Conducătorii lor nu consideră întâlnirile ca având puteri magice și sunt deschiși la noi metode de comunicare.
Ce putem învăța din munca la distanță pentru a îmbunătăți toată comunicarea la locul de muncă?
Înainte să programezi următoarea întâlnire sau să scrii un e-mail, oprește-te și întreabă-te care este scopul.
Ce vrei să realizezi?
Transmiți informații simple?
Colectezi date?
Ceri opinii sau idei?
Rezolvi o problemă?
Încurajezi discuții?
Oferi feedback?
Sau altceva?
În loc să te gândești ce vrei să spui, află ce vrei să se întâmple.
Dacă formele uzuale de comunicare sunt întâlniri, e-mailuri și conversații față în față, începe să explorezi și alte opțiuni.
Fiecare metodă de comunicare are avantaje și dezavantaje.
Provocarea este să alegi cea care se potrivește mai bine cu obiectivul tău.
Aplicații de mesagerie pentru echipe, cum ar fi Slack și Microsoft Teams, sunt excelente pentru mesaje scurte și directe.
De asemenea, sunt foarte utile pentru sondaje în rândul echipei, fie pentru a afla cel mai bun moment pentru o întâlnire, fie pentru feedback despre procese.
Sondele regulate încurajează un feedback deschis și îl integrează în activitatea zilnică.
Majoritatea știu deja că pot folosi apelurile audio și video pentru a comunica.
Adaugă la asta partajarea ecranului și integrarea unei table online.
Unele table vin cu instrumente de videoconferință, iar altele, precum Miro, funcționează independent.
Asta ridică opțiunea de a folosi o tablă online pentru a comunica și colabora fără apel video.
La fel, pentru anumite tipuri de brainstorming, un document partajat, cum ar fi un Google Doc, este suficient.
Dacă nu e nevoie să fiți conectați simultan pentru a genera idei, permiteți-le oamenilor să gândească în propriul ritm.
Astfel, pot lucra la idei când le convine, nu neapărat când are loc întâlnirea.
Puteți combina opțiunile.
Oferiți un document partajat sau o tablă unde oamenii își listează ideile, apoi organizați o întâlnire mult mai scurtă câteva zile mai târziu pentru a discuta propunerile.
Când știi ce vrei să se întâmple, folosește această informație pentru a alege forma potrivită de comunicare.
Dacă transmiți informații simple, nu ai nevoie de prezență în timp real, așa că evită întâlnirile.
În schimb, scrie un e-mail și revizuiește-l pentru claritate.
E-mailurile sunt utile pentru mesaje mai lungi la care oamenii pot reveni oricând.
Dacă informația e scurtă, postează într-o aplicație de mesagerie a echipei.
Sau trimite o serie de mesaje ca să repeți informația și să te asiguri că toată lumea o vede.
Un alt exemplu este feedback-ul.
Dacă oferi un feedback constructiv și dificil, alege o conversație față în față, chiar și virtuală.
Interlocutorul are nevoie să pună întrebări și să primească clarificări.
Merită să audă cuvintele de la o persoană, cu limbaj nonverbal și tonul potrivit.
Fii atent la timp și la intimitatea spațiului.
Dacă urmează o discuție delicată, asigură-te că este într-un loc unde persoana se simte confortabil, nu într-un spațiu public.
Un principiu al muncii la distanță este să comunici cât mai mult.
Repetă informațiile.
Recunoaște o treabă bine făcută.
Detaliază noile proceduri până în cele mai mici amănunte.
În orice tip de comunicare la locul de muncă, putem fi mereu mai expliciți, ceea ce înseamnă să comunicăm în exces.
“Împărtășesc aceste informații pentru că…”
“Motivul pentru care ținem această întâlnire este ca toată lumea să poată pune întrebări.”
Sincer, uneori pare că smulgi dinții ca să obții claritate.
Câți oameni încă trimit invitații la întâlnire fără agendă?
Dar nu ar trebui să fie greu.
Spune pur și simplu ce vrei să realizezi (amintește-ți pasul 1: care e scopul?).
Dacă clarifici scopul, ceilalți pot contribui mult mai eficient.
Iată un alt motiv pentru care să fii explicit contează:
Când toată lumea înțelege scopul și rațiunea, crești șansele de a obține sprijin.
Dacă justifici de ce ții o întâlnire și nu trimiți un e-mail, oamenii vor fi mai predispuși să fie de acord și să participe activ.
Cum vei ști dacă metoda de comunicare aleasă a funcționat?
Întreabă!
Din nou, comunică în exces și fii explicit cerând opinii sincere.
“Această metodă de brainstorming ți-a fost utilă?”
“Ar fi trebuit să fie un e-mail întâlnirea aceasta?”
Sau mai bine: “A fost eficientă această întâlnire sau cum crezi că am fi putut obține același rezultat mai eficient?”
Fii deschis la ajustări, dar nu renunța prea repede la metodele noi dacă inițial par incomode.
Descoperă valoarea lor și când e cel mai bine să le folosești în locul altei metode.
Pentru mai multe sfaturi despre comunicarea la locul de muncă, citește aceste 15 moduri de a face întâlnirile mai accesibile și 20 de sfaturi pentru munca la distanță.
