Echipele remote și hibride obțin cele mai bune rezultate atunci când învață să lucreze corect și cu instrumentele potrivite.
Explicăm de ce munca asincronă ar putea fi potrivită pentru echipa ta.
Munca asincronă înseamnă pur și simplu a colabora, dar nu simultan. Majoritatea oamenilor cred că este ceva ce fac angajații atunci când se află în fusuri orare diferite. Cu alte cuvinte, fiecare își termină treaba în propriul program.
Însă este mai mult de atât. Când este aplicată corect, munca asincronă poate scoate în evidență potențialul oamenilor și poate ajuta echipele să devină mai colaborative și productive.
Deși am evidențiat câteva puncte și instrumente mai jos, poți afla mai multe despre beneficiile muncii asincrone și despre cum să o aplici corect în cartea mea, The Everything Guide to Remote Work.
Lucrul sincron favorizează anumite tipuri de persoane în detrimentul altora, în timp ce munca asincronă poate ajuta pe toată lumea să se remarce.
Gândește-te la o întâlnire live, de exemplu. Cei care vorbesc cel mai mult și cel mai tare tind să aibă multe caracteristici comune.
Ei pot fi persoane asertive sau extrovertite și, poate, vorbitori nativi. Știm cu toții colegi care sunt mai rezervați cu gândurile lor, care nu vor să împărtășească ideea până nu este complet definită sau care petrec mult timp gândindu-se la formularea exactă a ceea ce vor să spună. Chiar și persoanele cu dizabilități pot ezita să ia cuvântul într-o întâlnire live.
Acum imaginează-ți că toți membrii echipei tale sunt invitați să participe la subiectul unei întâlniri fără presiunea de a vorbi pe loc. Poți configura, de exemplu, o tablă virtuală comună sau un document colaborativ online unde toată lumea își notează ideile pe parcursul câtorva zile, înainte sau după întâlnire.
Așa, oamenii pot lua timp să găndească soluții, să formuleze corect ideile și să participe pe deplin. O opțiune asincronă ajută chiar și persoanele care lucrează mai bine în anumite ore ale zilei, cum ar fi nocturnii care se străduiesc să aibă idei proaspete dimineața.
Un dezavantaj al muncii asincrone este ritmul mai lent—deși, deseori, când oamenii încep să trateze munca asincronă cu seriozitate, această viteză redusă se dovedește a fi un avantaj.
Când echipele lucrează asincron, trebuie să fie intenționale în privința termenelor și a urgenței. Dacă îți trimit un mesaj pe Slack la sfârșitul zilei de lucru și tu dormi deja, când mă aștepți rezonabil să îți răspunzi?
Răspunsul depinde de ce reguli și așteptări am stabilit în echipă. Pentru a crea astfel de reguli și norme în munca remote sau hibridă, trebuie să le discutăm împreună.
Pe scurt, echipa ta trebuie să definească ce înseamnă „urgent” și cum transmiți un mesaj cu adevărat urgent sau ceri un răspuns rapid. Poate că, dacă ceva este cu adevărat urgent, atunci e necesar un apel telefonic sau un mesaj personal—păstrați mesajele Slack pentru orice poate fi rezolvat în, să zicem, 12 sau 24 de ore, în funcție de diferențele de fus orar.
Dacă un subiect cu adevărat „urgent” necesită un apel și orice altceva poate aștepta câteva ore, echipa va fi nevoită să încetinească și să reflecteze mai bine asupra răspunsurilor la probleme urgente și non-urgente. Când presiunea de a răspunde chiar acum unui subiect care nu este urgent dispare, toată lumea are timp să gândească calm și să ia decizii mai bune, cu mai puține erori.
Alt beneficiu al muncii asincrone este că, prin natura ei, creează înregistrări. De obicei, munca asincronă este documentată în aplicații colaborative de management al sarcinilor, de management de proiect, în Google Docs partajate, pe table online ș.a.m.d.
Informațiile scrise pot fi căutate și consultate cu ușurință. Asta stă în contrast cu lucrurile nerelate, cum ar fi întâlnirile orale (dacă nu sunt înregistrate și transcrise). Atunci când toți pot verifica ce s-a spus, ce sarcini au fost alocate și ce detalii au fost împărtășite, munca devine mai eficientă.
Dacă vrei să susții munca asincronă și să o aplici eficient, de ce instrumente ai nevoie?
Până acum am menționat Slack, un lider în aplicațiile de mesagerie pentru echipe, deși multe organizații folosesc Microsoft Teams, care este la fel de bun. Mai există și alte opțiuni, dar acestea sunt cele două principale.
Am vorbit și despre aplicațiile de tablă virtuală. Teams are propria tablă, iar Zoom include una în întâlniri, dar câteva sunt mai bune.
Miro este cea mai bună, însă Mural este aproape la fel de bună, iar dacă nu ai nevoie de toate funcțiile, Stormboard și Lucidspark sunt, de asemenea, opțiuni excelente.
Nu cunosc nicio organizație care să nu folosească un sistem de documente colective, fie Google Docs și Sheets, fie setup-uri colaborative de Microsoft Word și Excel în abonații Microsoft 365. Oricum ar fi, aceste instrumente sunt extrem de utile—folosește-le la maximum.
În cele din urmă, un bun instrument de management al muncii sau de management de proiect este de neînlocuit pentru colaborarea la distanță și munca asincronă.
Tipul de instrument pe care îl alegi depinde de activitatea echipei, dar câteva dintre preferatele noastre, testate de-a lungul anilor și câștigătoare Editor’s Choice, sunt:
Asana (pentru aproape toată lumea), Todoist (pentru echipe mici), GanttPro (pentru cei noi în managementul de proiect), Teamwork (pentru proiecte cu clienți) și Zoho Projects (pentru echipe în creștere care gestionează proiecte).
