Folosește cronometre pentru motivație, programează întâlniri în momente strategice și urmează aceste sfaturi pentru a finaliza mai multe sarcini pe parcursul săptămânii.
E luni. Stai la birou de două ore și nu ai făcut nimic altceva decât să revizuiești un email unui prieten în care îi ceri să aibă grijă de câinele tău cât ești în vacanță.
Apoi, brusc, e marți după-amiază și tot nu ai realizat nimic notabil. Unde a zburat timpul?
Toți avem săptămâni de muncă așa. Poți să îți salvezi săptămâna?
Câteva sfaturi și trucuri de productivitate pe care să le folosești în astfel de momente pot fi secretul salvării săptămânii tale.
Aceste cinci sugestii pentru îmbunătățirea concentrării te pot ajuta să revii pe drumul cel bun, indiferent dacă lucrezi de acasă sau într-un spațiu comun.
„Fă mai întâi cea mai dificilă sarcină.” Probabil ai mai auzit acest sfat, nu? Nu este deloc folositor.
Ar echivala cu „Adună-ți toată voința și forțează-te să faci ceva ce nu vrei”. Mersi pentru asta.
În schimb, creează-ți o rutină de dimineață care să te ghideze spre sarcina pe care știi că ar trebui să o începi. Nu trebuie să fie neapărat cea mai dificilă, dar setează-ți o intenție clară.
Iată un exemplu:
Fă-ți o ceașcă de cafea
Așază-te la birou
Deschide aplicația de listă de activități și stabilește-ți intenția prin deciderea asupra sarcinii pe care vrei să te concentrezi prima (poți chiar să le spui colegilor ce plănuiești pentru a crea puțină responsabilitate)
Marchează acea sarcină ca prioritare
Adună uneltele de care ai nevoie ca să începi
Acești pași sunt doar un exemplu. Niciunul nu este greu, dar împreună te pregătesc pentru sarcina pe care vrei să o faci. E mult mai eficient decât să te bazezi doar pe voință.
Deși deschiderea unei aplicații de listă de activități este o metodă populară, unii preferă să-și verifice mai întâi calendarul și agenda. Consultarea calendarului poate fi foarte utilă dacă petreci mult timp în ședințe.
Partea cea mai importantă este să transformi acești pași într-o rutină, adică ceva ce faci în mod obișnuit. Începe cu ceva simplu și plăcut — de aceea am pornit cu preparatul cafelei.
Poate preferi să asculți muzică sau să ajustezi iluminatul. Dacă aștepți cu nerăbdare să începi rutina, tot ce urmează va fi mai ușor.
Raportarea cheltuielilor, curățarea căsuței de email, ștergerea prafului de pe birou și scanarea documentelor sunt toate sarcini necesare. Întrebarea este dacă merită să le faci pentru că ți se pare că doar apar productive?
Adevărul e că au valoare. În schema generală, pot părea mai puțin importante decât sarcinile dificile, dar nu sunt lipsite de sens.
Mai întâi, ai responsabilitatea față de șef și de colegii din contabilitate să predai raportul de cheltuieli la timp. Golește-ți inboxul astăzi pentru o experiență mai fluidă de gestionare a emailurilor mâine.
Dacă cureți un teanc de foi de lângă tine, nu vei mai fi distras de ele.
În al doilea rând, colectarea unor astfel de sarcini și realizarea lor la momentul potrivit este o strategie de gestionare a timpului foarte productivă. Toți avem momente când concentrarea ne este la cote maxime și altele în care abia ne ținem atenția.
Raportarea cheltuielilor nu necesită multă concentrare, așa că lasă această activitate pentru când energia ta scade. Pentru cei care lucrează de luni până vineri, vinerea după-amiază e adesea un moment excelent pentru birocrație și alte treburi ușoare.
Ce faci când știi că e timpul să te apuci de o sarcină, dar pur și simplu nu reușești? Când motivația mea e la pământ, apelez la… roșii.
Tehnica Pomodoro este o metodă de lucru care te ajută să depășești lipsa de motivație. Numele vine de la cronometrele de bucătărie în formă de roșie; „pomodoro” este italian pentru roșie.
Autorul Francesco Cirillo a inventat această metodă ca student și a descris-o (și a înregistrat-o ca marcă) în cartea sa. Setezi un cronometru pe 25 de minute și lucrezi la sarcina aleasă până când sună. Apoi setezi cronometru pe cinci minute și iei o pauză scurtă. Repeți ciclul de câteva ori, apoi faci o pauză mai lungă.
Data viitoare când nu reușești să începi o sarcină, vezi dacă 25 de minute te ajută să treci peste blocaj. Apoi pornește cronometru și apucă-te de treabă.
Nu ai nevoie de un cronometru în formă de roșie: poți folosi o aplicație sau o extensie de browser pentru această tehnică. Eu prefer pe Strict Workflow.
Extensiile de browser inspirate de Tehnica Pomodoro includ de obicei și blocatoare de URL-uri pentru a te ține departe de Twitter, Facebook, Pinterest, ESPN sau alte site-uri de plăcere vinovată în timp ce lucrezi. Focus Sessions din Windows 11 oferă un serviciu similar la nivel de sistem.
Dacă reacționezi mai bine la factorii externi de motivare, încearcă Caveday. Este o comunitate care lucrează și face pauze în ritm, de obicei online, deși au avut întâlniri și în persoană. Acea presiune blândă din partea altora te poate ajuta să îți duci treaba la bun sfârșit.
Cea mai proastă metodă de a programa ședințe este să alegi orice moment liber.
Orele din zi nu sunt create egale. Unele momente sunt potrivite pentru sarcini dificile și te simți motivat să le duci la capăt.
Trebuie să îți protejezi aceste momente pentru munca cea mai solicitantă. Nu le oferi persoanelor care vor să programeze ședințe.
În schimb, alege îndeobște o oră când ești disponibil pentru ședințe. Identifică în ce perioadă a zilei ai un nivel de energie scăzut și folosește-o pentru întâlniri.
Există situații rare când ședințele sunt cea mai importantă muncă a cuiva. În acest caz, programează-le pentru orele tale de vârf și păstrează-ți intervalele de scădere a energiei pentru emailuri și alte sarcini mai puțin solicitante.
Puțini oameni au control total asupra programului ședințelor. Dacă șeful șefului te invită, te duci când spune el. Dar atunci când ești tu cel care alege, de exemplu când ți se cere disponibilitatea, propune opțiuni care se potrivesc cu orele tale de scădere a energiei.
Astfel, îți păstrezi orele de concentrare maximă pentru sarcinile care chiar cer concentrare.
Acest sfat nu diferă prea mult de cel probabil familiar: blochează-ți câteva ore în calendar în fiecare zi pentru muncă în profunzime. Diferența este că foarte puțini oameni fac asta în practică, în timp ce programarea ședințelor în momentele de scădere a energiei este ceva ce s-ar putea chiar să aplici.
Fiecare dintre noi este unic. Nu se poate ști cât de asemănători sau diferiți suntem unii de alții.
Unde găsim motivație, ce ne ajută să rămânem concentrați, ce ne demoralizează și cum ne reîncărcăm bateriile este diferit de la om la om. Știința poate spune ce sfaturi funcționează pentru majoritatea, dar nu știm ce funcționează pentru noi până nu încercăm.
Monique Valcour, coach executiv și contribuabil la Harvard Business Review, a scris un articol cu sfaturi pentru cei care urăsc sfaturile de productivitate. Este pentru cei care își găsesc motivația privindu-se în interior, nu în lista de activități.
Este pentru cei care nu se înțeleg cu cronometrele Pomodoro și se simt încurajați de progresul făcut, nu de termenul limită.
Ține cont de asta și dă la o parte orice sfat de productivitate care nu ți se potrivește. Încearcă-le, dar renunță la cele care nu se pliază pe personalitatea ta.
Nu duce grijă dacă unele nu funcționează pentru tine. Concentrează-te pe cele care dau rezultate.
