Fișierele PDF sunt dificile de editat fără instrumentele potrivite. Deși unele sunt scumpe, câteva gratuite pot face treaba la fel de bine. Iată ce îți trebuie și ce trebuie să știi.
Dacă ai încercat vreodată să editezi un fișier PDF (Portable Document Format), probabil ți-ai dat seama că e mult mai complicat decât să modifici un document Word sau Google Docs.
Asta pentru că formatul PDF nu a fost gândit inițial pentru editare. Când Adobe a lansat specificațiile PDF în 1993, ideea era să fie un fel de imprimare virtuală, echivalentul în ecran al unei copii pe hârtie. La fel ca orice document tipărit, nu era menit să fie modificat.
Nu a trecut mult până când utilizatorii au vrut să corecteze greșeli de tipar, să înlocuiască logo-uri vechi cu altele noi și să schimbe fonturile sau machetele în PDF-uri. Astfel, producătorii de software de productivitate au început să ofere instrumente de editare PDF.
Chiar și cu aceste unelte, nu poți edita un PDF cu aceeași ușurință și flexibilitate precum un document de procesare de text, și probabil nu vei reuși vreodată complet. Nu-ți face griji însă. Poți edita PDF-uri, iar noi îți vom explica cum.
Mai întâi, este util să înțelegi provocările cu care te confrunți.
Formatul PDF a fost conceput înainte ca oamenii să folosească browsere web și, după cum am spus, se bazează pe ideea unei pagini tipărite. Asta înseamnă că nu poți adăuga câteva linii de text în mijlocul primei pagini și să faci ca restul textului să curgă lin pe pagina a doua, așa cum se întâmplă într-un fișier DOC sau DOCX.
Pentru a introduce text nou într-un PDF, trebuie să redimensionezi fonturile de pe prima pagină sau să modifici dimensiunea casetei care conține textul. Am câteva sfaturi în secțiunea ulterioară, dar nu te aștepta la rezultate perfecte.
Deși multe aplicații se numesc editoare PDF, ele nu pot modifica efectiv textul și grafica dintr-un fișier PDF. Acestea îți permit doar să adaugi comentarii la fișier – fie notițe sticky în casete, fie linii și casete de text care stau pe un strat deasupra conținutului real.
Când adaugi un comentariu într-un PDF, e ca și cum ai pune o foaie sub un geam și ai scrie pe acesta. Comentariile nu schimbă definitiv textul, de exemplu nu elimină date sensibile, iar oricine folosește un vizualizator gratuit de PDF, cum ar fi Adobe Acrobat Reader sau Preview pe macOS, poate modifica sau șterge comentariile. Mai jos, la finalul articolului, voi explica o metodă de a încorpora permanent comentariile într-un PDF.
Un editor PDF autentic îți permite să schimbi, muți, ștergi și adaugi conținut real în fișier, astfel încât nimeni altcineva să nu poată modifica editările fără un editor PDF autentic.
Poți folosi un instrument scump precum Adobe Acrobat (€12.99 pe lună) sau Adobe Acrobat Pro (€19.99 pe lună), care oferă funcții speciale pentru potrivirea fonturilor în imaginile scanate, dar și câteva limitări notabile. În altă ordine de idei, poți lua în considerare ABBYY FineReader PDF (€99 pe an) sau Nitro Pro (€11.99 pe lună).
În multe cazuri, poți obține rezultate bune și cu editoare mai accesibile, cum ar fi:
EaseUS PDF Editor (Windows, €79.95 pentru licență perpetuă sau €19.47 pe lună)
PDF-XChange Editor (Windows, €56)
În mod nefericit numitul SwifDoo PDF (Windows, €129 pentru licență perpetuă sau €14 pe lună)
Wondershare PDFelement (macOS și Windows, €159 pentru licență perpetuă sau €129 pe an)
Tehnicile de bază sunt aceleași în toate editoarele PDF.
Mai găsești numeroase site-uri web care te lasă să încarci PDF-uri și să le editezi în browser gratuit, însă ai grijă. Nu aș urca documentele mele pe site-uri necunoscute care oferă servicii gratuite în schimbul colectării datelor mele.
Ține minte că, indiferent de editorul PDF ales, există limite inerente. De obicei, textul dintr-un PDF este organizat în blocuri care cuprind unul sau mai multe paragrafe.
Dacă adaugi linii suplimentare de text într-un bloc, blocul de mai jos nu se va muta automat pentru a face loc. Într-un procesor de text, când adaugi linii într-un paragraf, restul documentului se deplasează. Într-un PDF, liniile adăugate suprapun textul paragrafului următor, ceea ce te obligă să muți acel paragraf în jos sau să ștergi text din el pentru a crea spațiu.
Adobe Acrobat are o interfață spațioasă și controale detaliate pentru editarea textului și imaginilor. Deschide PDF-ul pe care vrei să-l modifici și selectează Editare din meniul Instrumente (sau Editare din bara de sus dacă folosești interfața clasică).
Casete albastre apar în jurul fiecărui element PDF de pe pagină, fie text, fie grafică. Pentru a corecta o eroare, dă clic pe caseta de text și începe să tastezi. Mai jos este un exemplu de utilizare a Acrobat DC pentru a schimba textul dintr-un antet.
Similar, în ABBYY FineReader PDF, selectează Editare conținut din meniu, dă clic în PDF și începe să tastezi. În Nitro PDF, alege Editare din panglică, dă clic în PDF și începe să tastezi.
Aceleleași principii de bază se aplică și în aplicații mai accesibile, precum PDF-XChange Editor.
Cu PDF-ul deschis în aplicație, dă clic pe Editare din bara principală, apoi selectează tipul de conținut pe care vrei să-l modifici: tot conținutul paginii, text, imagini sau forme.
Mai jos este un exemplu de înlocuire sau modificare a imaginilor într-un PDF folosind PDF-XChange Editor.
Pur și simplu dă clic pe text și fă modificările dorite. Din pictograma de rotiță din stânga jos poți selecta Panou proprietăți pentru a obține un meniu cu opțiuni pentru fonturi și alinierea paragrafelor, însă nu vei găsi aceleași controale avansate ca în Acrobat.
O problemă subtilă în acest tip de editare ține de fonturi. Dacă fontul folosit în PDF-ul original nu este instalat pe sistemul tău, editorul PDF poate folosi un font diferit atunci când inserezi sau modifici text.
Acrobat și Nitro Pro sunt suficient de inteligente încât să aleagă un font similar, dar un cititor atent va observa diferența și va deduce probabil că ai modificat PDF-ul original.
Majoritatea celorlalte editoare PDF se descurcă mai slab la potrivirea fonturilor și multe nici nu încearcă să se sincronizeze cu fontul existent când inserează text. Singura aplicație pe care am găsit-o și care a reușit exact această potrivire a fost PDF Expert pentru macOS (și iOS), la €79.99 pe an. Când am inserat text într-un PDF, aplicația a folosit fontul deja încorporat în fișier, rezultatul fiind perfect unitar și imposibil de detectat ca modificare.
Singurele editoare PDF pentru Windows care se apropie de această performanță sunt EaseUS PDF Editor, PDFelement și SwifDoo PDF. Ca și PDF Expert, aceste aplicații încearcă să folosească fontul deja încorporat în PDF atunci când modifici sau inserezi text.
Într-unul dintre PDF-urile pe care l-am testat, când am încercat să inserez text între cuvinte obișnuite cu caractere mici, toate trei aplicațiile au format textul adăugat cu majuscule mici și nu au oferit opțiuni pentru caractere mici. Probabil toate folosesc același software de procesare PDF, deși nu am găsit niciun indiciu asupra sursei sale.
Problema cu majusculele mici ar fi putut fi și mai gravă. De exemplu, când am adăugat text în același fișier folosind PDF Studio 2024, pagina întreagă s-a convertit în majuscule mici. S-ar putea să fie nevoie să experimentezi pentru a găsi aplicația care funcționează cel mai bine pentru tine.
Indiferent ce editor PDF folosești, nu te aștepta la aceeași ușurință de utilizare ca într-un procesor de text. Unele aplicații de editare PDF pretind că permit editarea la fel de lină ca în Microsoft Word, dar pur și simplu nu este adevărat.
Trebuie să convertești PDF-ul într-un fișier de procesare de text pentru a-l edita cu adevărat de la zero — vom vorbi despre asta în curând.
Dacă adaugi un cuvânt sau două în plus care extind paragraful curent cu o linie, acesta va suprapune probabil paragraful următor. Va trebui să muți paragraful de sub cel în care lucrezi.
S-ar putea să nu mai fie suficient spațiu pe pagină pentru modificările tale. Când editezi o linie într-un paragraf aliniat justificat, textul tinde să se deplaseze spre stânga, lăsând un spațiu gol între sfârșitul liniei și marginea dreaptă. Poți repara acest lucru făcând clic dreapta pe linie, alegând Paragraf din meniul contextual și setând alinearea pe Justificat.
Inserarea unui ghilimele poate provoca, de asemenea, probleme de formatare. Din câte am observat, niciun editor PDF nu știe să folosească ghilimele tipografice (curly quotes) așa cum o fac procesoarele de text, așa că introduc ghilimele drepte, tip mașină de scris. Pentru a obține ghilimele tipografice, trebuie să copiezi și să lipești un tip de ghilimele din același PDF sau dintr-o altă sursă, cum ar fi un site web sau un document Word.
În orice aplicație completă de editare PDF, poți redimensiona casetele de text și face textul să se rearanjeze pentru a se potrivi noii dimensiuni, dar nu poți face textul să rearanjeze automat de pe o pagină pe alta. Dacă încerci să continui să tastezi după ultima linie a unei pagini, vei mări doar dimensiunea casetei de text.
Când ai nevoie de modificări majore într-un fișier PDF, cea mai bună soluție este să îl convertești într-un document de procesare de text. Cel mai simplu mod este să imporți PDF-ul în Microsoft Word sau în orice alt procesor de text avansat, să faci modificările și apoi să exporți documentul editat ca un PDF nou.
Această metodă funcționează doar cu anumite tipuri de PDF-uri, iar formatarea nu va fi identică cu cea a documentului original. Totuși, rezultatul poate fi suficient de apropiat.
Adobe Acrobat DC oferă cea mai avansată editare PDF de pe piață. Ca toate editoarele PDF, Acrobat funcționează bine cu PDF-urile create de aplicații precum Word și Excel. În plus, când adaugi sau modifici text într-un PDF, editoarele pot potrivi fontul cu cel din jur, atâta timp cât fontul este instalat pe sistemul tău.
Acrobat face însă un lucru uimitor pe care nicio altă aplicație nu îl poate egala. Dacă îl folosești pentru a edita o imagine scanată dintr-o carte sau revistă veche, care folosea un font metalic dispărut de mai bine de un secol, Acrobat îți permite să modifici textul din acea imagine folosind chiar acel font antic.
Funcționează printr-un proces de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) și construiește un font din caracterele recunoscute. Când modifici textul în PDF, Acrobat folosește acest font nou creat pentru a se integra perfect. În imaginea de mai jos, adăugăm litera „A” în antetul „A Tea Party” și Acrobat utilizează același „A” care apare în restul antetului.
Construirea fontului de către Acrobat nu este întotdeauna perfectă și uneori amestecă litere de dimensiuni diferite în același cuvânt, dar când funcționează, nu există nimic asemănător.
Acum să vedem cum poți face modificări permanente într-un PDF folosind doar instrumente gratuite, precum Microsoft Edge din Windows și Preview din macOS. Nu poți schimba textul sau înlocui grafica cu ele, dar poți adăuga casete de text, evidențieri, linii, săgeți și să aplici alte tipuri de marcaje.
Pe Windows actualizat, tot ce îți trebuie este Microsoft Edge integrat, care îți permite să adaugi comentarii într-un PDF (pe lângă alte funcții interesante). După ce ai marcat PDF-ul, tipărește-l la imprimanta virtuală Print to PDF. PDF-ul rezultat este căutabil și are comentariile încorporate permanent.
Pe macOS, deschide PDF-ul în Preview și adaugă toate comentariile dorite. Din meniul Print, apasă pe butonul PDF și apoi Save as PDF. PDF-ul rezultat este căutabil, iar comentariile sunt încorporate și vizibile în orice vizualizator de PDF-uri.
E doar cu doi-trei ani în urmă, când unealta integrată în Windows și macOS nu putea îndeplini aceste sarcini sau necesita metode complicate. Între timp, sistemele de operare s-au schimbat — și, în acest caz, s-au îmbunătățit.
