Optimizează contul, reduce principalele distrageri și realizează mai multe cu această aplicație excelentă de mesagerie și videoconferințe.
Microsoft Teams poate fi un instrument esențial pentru munca de acasă.
Eficiența depinde de câte funcții cunoști și utilizezi și de câte trucuri știi pentru a naviga acest instrument complex și a-l organiza.
Ce este Microsoft Teams?
Microsoft Teams este una dintre cele mai utilizate aplicații de mesagerie de echipă și videoconferințe, care permite grupurilor să comunice prin mesaje de grup, chat individual, apeluri video și partajare de fișiere.
În Teams poți crea colaborativ un wiki pentru un proiect sau un departament și te poți conecta la alte aplicații Microsoft. Oricine poate folosi Microsoft Teams gratuit. Funcțiile de bază, precum alăturarea la un canal și postarea unui comentariu, sunt ușor de învățat prin tutorialele scurte oferite la prima utilizare.
Să vedem în schimb ceea ce este mai puțin evident. Urmează o colecție de zece trucuri simple, dar eficiente, care te ajută să rămâi organizat, să ai la îndemână instrumentele importante, să reduci notificările și să ai o experiență mai productivă cu această aplicație.
Pentru a afla mai multe despre Microsoft Teams, citește cum se diferențiază de Slack și află câteva alternative la aceste două aplicații populare de mesagerie.
Personalizează notificările la nivel de aplicație
Notificările din aplicațiile de mesagerie de echipă te ajută să fii la curent cu conversațiile importante, dar mesajele nesemnificative pot deveni o mare distragere. De aceea este esențial să personalizezi notificările.
La nivel de aplicație poți ajusta alertele pentru mențiuni, mesaje și alte modificări ale contului, precum când cineva se alătură sau părăsește echipa. Singura notificare pe care nu o poți dezactiva complet este cea pentru mențiuni (@).
Pentru a accesa setările, dă clic pe imaginea de profil din colțul din dreapta sus, alege Setări și apoi Notificări.
Personalizează notificările la nivel de canal
La nivel de canal poți seta notificări pentru toate postările noi, toate răspunsurile și mențiunile canalului, adică atunci când cineva etichetează canalul.
Poate fi util să dezactivezi (setezi pe Off) canalele la care participi doar pentru distracție sau cele pe care le urmărești pasiv. Chiar dacă dezactivezi notificările, numele canalului va deveni îngroșat atunci când există activitate nouă, semnalând că poți verifica când îți convine.
Pentru a face asta, plasează cursorul peste numele canalului până apar trei puncte. Dă clic pe ele și selectează Notificări canal.
Personalizează notificările la nivel de conversație
La nivel de conversație (fir de discuție) poți dezactiva complet notificările, util când un fir o ia razna.
Pentru aceasta, plasează cursorul în colțul din dreapta sus al postării inițiale până apar reacji și trei puncte. Dă clic pe cele trei puncte și alege Dezactivează notificările. Chiar și așa, vei primi alerte dacă cineva te menționează direct (@).
Trimite un mesaj privat fără a părăsi canalul
Microsoft Teams separă canalele de chat-uri private. Acest lucru nu ajută când trebuie să trimiți rapid un mesaj cuiva în timp ce ești în plină conversație de canal.
Există însă o metodă simplă pentru a face asta fără să părăsești canalul.
Dă clic pe profilul persoanei căreia vrei să îi trimiți mesaj. Apare o fereastră cu opțiuni de contact, inclusiv un câmp de mesaj rapid pentru chat.
Transformă un chat într-un apel audio sau video
Microsoft Teams include funcții integrate pentru apeluri audio și video. Astfel poți transforma orice chat cu un coleg într-un apel folosind difuzoarele, microfonul și camera computerului.
Sunt câteva modalități de a apela: dând clic pe imaginea de profil a cuiva și selectând pictograma de apel sau trecând direct dintr-un chat privat la un apel.
În chat, apasă pictograma de cameră video sau pe cea de telefon din colțul dreapta sus. Aplicația va iniția apelul automat.
Partajează ecranul
Într-un mediu fizic de birou poți cere unui coleg să se uite peste umăr la ecran. În telemuncă, este aproape la fel de simplu cu Microsoft Teams.
Pornești un apel și apoi activezi partajarea ecranului.
După ce începi apelul, apasă opțiunea de partajare a ecranului din partea de jos a ferestrei. Reține că administratorul contului trebuie să permită partajarea ecranului.
Adaugă un fundal virtual apelurilor video
Poate ai văzut fundalurile amuzante pe care oamenii le folosesc în Zoom. Microsoft Teams îți permite, de asemenea, să alegi un fundal pentru apelurile video, deși nu oferă o metodă simplă de a crea imagini noi.
Există însă o soluție și Lance Whitney o explică într-un tutorial dedicat.
Pe scurt, trebuie să copiezi imaginea dorită în folderul folosit de Microsoft Teams pentru fundaluri.
Organizează bara de canale
Cu cât ai mai multe echipe și canale, cu atât bara din stânga a aplicației devine mai dezordonată. Iată câteva modalități de a o ordona.
Mai întâi, fixează canalele pe care le folosești cel mai des în partea de sus. Plasează cursorul peste numele canalului, dă clic pe cele trei puncte și alege Fixează.
Poți extinde și restrânge echipele după nevoie. Cu cât comprimi mai multe echipe, cu atât bara de canale pare mai organizată.
Poți reordona echipele prin drag and drop, pentru a le plasa pe cele importante mai sus.
În orice echipă, poți ascunde canalele puțin relevante (cu excepția canalului General). Plasează cursorul peste numele canalului, dă clic pe trei puncte și alege Ascunde. Canalele ascunse rămân accesibile în partea de jos a listei, unde vei vedea câte canale ai ascuns.
Folosește comenzile /
Bara de căutare din partea de sus a ferestrei Microsoft Teams funcționează și ca spațiu pentru comenzi. Comenzile îți permit să navighezi mai rapid și mai eficient în aplicație.
Dacă pare complicat, nu-ți face griji: nu trebuie să memorezi toate comenzile.
Introdu un slash (/) în bara de căutare și va apărea o listă cu comenzile disponibile. Aplicația te ajută să completezi comanda pe măsură ce tastezi.
De exemplu, tastând /chat apare un câmp pentru a introduce numele persoanei și mesajul. Alte comenzi utile sunt /dnd, pentru modul „nu deranja”, și /keys, pentru lista de scurtături de la tastatură.
Adaugă file speciale în canal
Fiecare canal are o serie de file în partea de sus. Implicit, vei vedea Posts, Files și Wiki.
Poți adăuga file personalizate pentru site-uri web, fișiere importante sau informații din alte aplicații, cum ar fi Trello sau Zendesk.
Pentru a adăuga o filă, dă clic pe semnul + din zona de file și alege din lista de opțiuni tipul de conținut pe care vrei să-l adaugi.
