Vrei să faci progrese în activitățile tale zilnice? O listă de activități gestionată inteligent poate face toată diferența. Aceste sfaturi rapide te vor pregăti pentru succes.
Cât de eficientă este lista ta de activități? Te ajută să-ți planifici ziua și să prioritizezi sarcinile potrivite?
Sau este o listă interminabilă de lucruri pe care te simți vinovat că nu le-ai făcut și acum nu le vei face? O listă bună de activități ar trebui să lucreze pentru tine, nu invers.
Cele mai bune liste de activități te pun pe drumul cel bun în fiecare zi și te ajută să te concentrezi pe sarcinile cele mai importante. Cu strategiile potrivite, o listă de activități te poate ajuta să atingi și obiective mai mari. Iată ce trebuie să știi ca să-ți faci lista de activități să lucreze pentru tine.
Primul pas pentru a-ți îmbunătăți lista de activități este să decizi unde o vei păstra. Este important să-ți placă aplicația sau caietul pe care îl folosești, altfel s-ar putea să renunți la ea.
Observă că am spus “caiet”? Deși există multe avantaje în a-ți pune lista de activități într-o aplicație, nu e nimic în neregulă cu hârtia!
Dacă funcționează pentru tine, excelent. La fel, un simplu tabel de calcul sau un document de procesare a textelor este în regulă. Folosește instrumentul care ți se potrivește.
Totuși, listele de activități digitale au câteva avantaje față de hârtie. E bine să știi care sunt acestea.
Sunt ușor de editat, ceea ce înseamnă că poți actualiza informațiile rapid.
Au mementouri integrate.
Sunt greu de pierdut, deoarece lista este salvată de obicei în cloud.
Pot sorta sarcinile după prioritate, dată limită sau alfabetic.
Îți permit să atribui sarcini altor persoane și să primești notificări când acestea le finalizează.
Dacă ești în căutarea unei aplicații pentru liste de activități, care e cea mai bună?
După ce am testat zeci dintre ele, tind să recomand mai des Todoist, Asana și Things. Dar există și alte opțiuni.
OmniFocus este bun pentru cei care adaugă multe detalii la sarcini. Trello se adresează persoanelor orientate vizual. Unii aleg Google Tasks pentru integrarea cu alte aplicații și servicii Google. Habitica poate atrage atenția celor care apreciază gamificarea.
Ai nevoie de mai mult de o listă de activități.
Ar trebui să ai câteva liste care acoperă categoriile principale ale vieții tale, cum ar fi muncă, activități personale și treburile casnice. A avea mai multe liste te ajută să rămâi concentrat.
Când lucrezi, nu vrei să fii distras de lista personală. Când faci cumpărături, nu vrei să fii încărcat de responsabilitățile de la serviciu.
Nu te reține. Fă liste pentru orice îți vine în minte!
Cele utile vor rămâne. Pe cele nefolositoare le poți elimina.
Alte idei ar fi să creezi liste numite:
Lista de cumpărături
Cândva, unde notezi sarcini neimportante pe care ai putea să le faci cândva
Weekend, pentru orice vrei să faci în weekend, dar nu vrei să fii distras în timpul săptămânii
Treburile copiilor
Idei de cadouri, pentru a salva idei pe tot parcursul anului despre ce ai putea să cumperi familiei și prietenilor la următoarea ocazie de daruri
Poți adăuga liste noi sau le poți redenumi oricând. Nu ești blocat niciodată cu listele pe care le creezi.
Când îți vine în minte o sarcină nouă, noteaz-o cât mai repede. Unii cred că motivul e să nu uiți, dar, de fapt, notarea rapidă a sarcinilor te împiedică să te tot gândești la ele.
Odată ce este scrisă, nu mai trebuie să ți-o amintești, astfel te eliberezi de gând și poți să te concentrezi pe lucruri mai importante.
Dacă aplicația ta are un scurtătură de tastatură pentru a adăuga o nouă sarcină, învață-o. Dacă are o scurtătură pe telefon, configureaz-o.
Pentru cei care folosesc hârtie, păstrează o bucată de hârtie lângă tine în timp ce lucrezi pentru a nota rapid gândurile care te distrag. Mai târziu, când ai timp, le poți transfera ordonat în listele oficiale.
Oricând o sarcină are o dată limită, adaug-o. A vedea când expiră sarcinile te ajută să prioritizezi.
Nu toate sarcinile necesită o dată limită strictă, dar uneori e util să adaugi una din două motive.
În primul rând, majoritatea aplicațiilor îți arată ce expiră azi, mâine și mai târziu în săptămână, indiferent de lista din care fac parte. Astfel, poți vedea tot ce expiră astăzi și îți faci o idee despre cum va decurge ziua. Poți lua în calcul să reprogramezi unele sarcini dacă te simți copleșit de tot ce expiră în săptămâna următoare.
În al doilea rând, prin atribuirea de date limită planifici practic întreaga săptămână, ceea ce este o strategie excelentă de gestionare a timpului.
Începe fiecare zi aruncând o privire peste lista de sarcini și evaluând dacă e rezonabilă. Apoi, revizuiește-o.
Dacă ai prea multe sarcini programate pentru zi și știi că nu le vei rezolva pe toate, îți setezi așteptări nerealiste.
Care este limita ta zilnică de sarcini? Depinde de tipul și dificultatea sarcinilor pe care le notezi.
Pentru majoritatea persoanelor, recomand să începi prin a te limita la trei până la cinci sarcini pe zi. Poate suna puțin, dar dacă te concentrezi pe cele trei lucruri cele mai importante pentru ziua respectivă, s-ar putea să fie deja mult de parcurs.
De ce să nu notezi mai multe? Dacă notezi prea multe și nu le termini pe toate, va trebui să le amâni pentru altă zi. Asta înseamnă reproiectarea listei, lucru inutil care provoacă stres și poate părea descurajator.
Având un număr mic de sarcini, ești mai probabil să le termini. Cu cât bifezi mai multe sarcini, cu atât te vei simți mai bine în privința listelor tale. Acest sentiment pozitiv te va motiva în continuare.
Cele trei până la cinci sarcini ar trebui să fie lucruri importante pe care trebuie să le faci. Nu mai mult de două dintre ele ar trebui să fie sarcini de rutină, cum ar fi administrarea medicamentelor zilnice.
Concentrează-te pe intenția ta pentru ziua respectivă. Asta este ceea ce ar trebui să notezi.
În timp, urmărește câte sarcini bifezi în fiecare zi (cele mai bune aplicații o fac pentru tine). Astfel vei înțelege numărul potrivit de sarcini pentru tine, în cazul în care nu sunt trei până la cinci.
Ceea ce notezi în lista de activități contează. Pune sarcini, nu obiective și scopuri. Pentru asta trebuie să cunoști diferența dintre ele.
Scopurile sunt realizări de ansamblu sau rezultate dorite. De obicei sunt dificil de cuantificat.
Un exemplu este „să devin fluent în hindi”. Să pui asta în lista de activități nu ar fi foarte eficient.
Obiectivele sunt borne pe drumul către un scop. E mult mai ușor să le confunzi cu sarcinile, deoarece obiectivele sunt mai specifice și cuantificabile.
Un exemplu de obiectiv este „să pot purta o conversație în hindi despre filmele mele preferate timp de trei minute”.
Deci, ce sunt sarcinile? Sarcinile sunt acțiunile pe care le întreprinzi pentru a atinge un obiectiv.
Descompune un obiectiv și vei obține sarcinile. Adesea sunt evenimente unice (deși pot fi repetitive).
O sarcină ar putea fi „învață trei verbe noi în hindi” sau „citește în hindi timp de 30 de minute”.
Sarcinile — nu scopurile sau obiectivele — sunt ceea ce trebuie incluse pe lista zilnică de activități.
Într-o lume ideală, multe dintre sarcinile pe care le rezolvi zilnic vor fi în direcția unui scop mai mare. Ar trebui să știi care sunt scopurile tale, dar nu trebuie să le notezi în lista zilnică.
În schimb, notează-ți scopurile și obiectivele altundeva. Poate fi în aplicația sau caietul pentru liste de activități, dar nu în lista pe care o consulți zilnic.
Alte locuri unde le poți scrie sunt jurnalul sau o aplicație de luat notițe.
Consultă-ți din când în când scopurile. Verifică-le și revizuiește-le. Nu lăsa însă să te distragă de la lucrurile specifice pe care trebuie să le faci azi.
O listă pe care o consulti este o listă folosită. O listă de activități eficientă te ghidează pe parcursul zilei, ceea ce înseamnă că trebuie să te uiți la ea des.
Consult-o în fiecare dimineață pentru a te pregăti mental pentru zi. Verific-o după prânz ca să știi la ce mai trebuie să te concentrezi pentru restul zilei.
La sfârșitul zilei, revizuiește-o pentru a reprograma sarcinile pe care le-ai ratat.
Fă-ți un obicei din a verifica planificarea pentru săptămâna următoare cu anticipație, ca să-ți gestionezi mai bine timpul și să faci ajustări.
Pe parcursul zilei, dacă te simți pierdut sau ai nevoie de o pauză, uită-te în lista de activități pentru ceva mic și ușor. Alege o sarcină mai puțin solicitantă care nu necesită multă concentrare și ocupă-te de ea între timp.
Cu cât te uiți mai des la listă, cu atât îi vei capăta mai multă încredere. Cu cât ai mai multă încredere în ea, cu atât mai puțin trebuie să ți le amintești tu. Și cu cât îți eliberezi mintea, cu atât te poți concentra mai bine pe ce ai de făcut.
Dacă îți consulți frecvent lista de activități, vei realiza rapid cât de util e să vezi dintr-o privire ce ai de făcut.
Folosește un limbaj concis sau prescurtări pentru a-ți nota sarcinile. Multe aplicații permit evaluări pe priorități, stele, etichete și alte detalii pe care le poți adăuga sarcinilor importante pentru ca ele să iasă în evidență.
Dacă te ajută, codifică-ți sarcinile pe culori. Aplică iconițe care oferă mai multe informații despre sarcină, de exemplu dacă necesită un apel telefonic sau este legată de sănătate.
Indiferent cât de repede te uiți la lista de activități, ar trebui să poți obține rapid toate informațiile despre ce trebuie făcut.
O listă de activități excelentă stă la baza productivității personale. E o bucurie să găsești o aplicație și un proces de gestionare a sarcinilor care ți se potrivește.
Bifarea elementelor din listă îți oferă un sentiment de împlinire și este un element cheie pentru a te organiza. Un sistem de liste de activități fiabil face viața mai ușoară și mai puțin stresantă.
