Nu trebuie să atașezi un document la un email. Cu Google Drive, poți partaja fișiere Docs, Sheets și Slides în doar câteva clicuri și poți specifica dacă destinatarii pot edita sau doar vizualiza.
Ai creat un fișier în Google Drive pe care vrei să-l partajezi cu alte persoane. Nicio problemă. Unul dintre punctele forte ale acestui software este capacitatea de a colabora ușor.
Google Drive este alcătuit din mai multe programe, inclusiv Docs pentru procesare de text, Sheets pentru foi de calcul și Slides pentru prezentări. Totuși, există atât de multe opțiuni de partajare pentru fiecare, încât procesul poate fi confuz.
Vrei ca alții să poată edita fișierul sau doar să-l vadă? Ai nevoie să le oferi acces la versiunea live sau la cea statică a documentului?
Folosești site-ul web, aplicația desktop sau aplicațiile mobile pentru iOS sau Android? Opțiunile de partajare variază în funcție de răspunsuri.
Procesul de partajare e similar pentru toate cele trei programe, dar mai jos ne vom concentra pe Google Docs.
Imagine 1: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-1.png
Dacă ai un document pe care vrei să-l partajezi, apasă pe butonul Partajează din colțul din dreapta sus al ecranului. Poți merge și la Fișier > Partajează > Partajează cu alții. Tastează numele sau adresa de email a unui contact Google cu care vrei să partajezi fișierul; poți partaja cu până la 200 de persoane sau grupuri.
Apoi poți seta permisiunile de editare. Apasă pe săgeata din meniu și alege dacă destinatarii pot edita documentul, sugera modificări sau doar vizualiza. Poți adăuga și un mesaj în invitația prin email. Apasă Trimite și, atâta timp cât toată lumea are cont Google, contactele vor fi invitate.
Imagine 2: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-2.png
Când partajezi un document cu cineva care nu are cont Google, ai două opțiuni. Poți trimite invitația, iar persoana are 14 zile să deschidă documentul cu un cont Google pentru a-l vizualiza, edita și comenta.
În caz contrar, poți crea un link partajabil către document. Prin acest link, persoana poate vedea documentul, dar nu poate face modificări sau adăuga comentarii.
Când trimiți o invitație la un document, destinatarul primește un email cu documentul partajat. Apasă pe document pentru a te conecta și a obține acces.
Imagine 3: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-3.png
Dacă un destinatar are cont Google și permisiuni de editare, poate apăsa butonul Editare și schimba opțiunea în Sugestii sau Vizualizare. Dacă are doar permisiunea de a adăuga comentarii, poate apăsa Sugestii și comuta la Vizualizare.
Imagine 4: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-4.png
Poți, de asemenea, să distribui un link direct către document în loc să trimiți invitații. Pentru asta, apasă butonul Partajează și alege Copiază link. Această metodă e utilă dacă vrei să trimiți documentul mai multor persoane în orice moment printr-o altă platformă, de exemplu într-un canal Slack.
Imagine 5: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-5.png
Implicit, link-urile sunt restricționate la persoanele adăugate în lista de acces. Dacă vrei să schimbi modul în care se acordă accesul, apasă săgeata de sub Acces general și selectează Oricine are link-ul în loc de Restricționat.
Imagine 6: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-6.png
Acum poți oferi celor care au link-ul posibilitatea de a edita, comenta sau vizualiza. După ce totul e setat, apasă butonul Copiază link.
Poți apoi să-l inserezi într-o altă aplicație pentru a partaja documentul. Destinatarii trebuie doar să apese link-ul pentru a obține acces.
Imagine 7: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-7.png
Poți ajusta anumite permisiuni ale documentului pentru a stabili ce pot face oamenii cu el. În fereastra de partajare, apasă pe pictograma cu roată din colțul dreapta sus.
Debifează Editorii pot modifica permisiunile și partaja pentru a împiedica persoanele cu drept de editare să schimbe permisiunile sau să partajeze documentul mai departe. Debifează Vizualizatorii și comentatorii pot vedea opțiunea de descărcare, imprimare și copiere pentru a preveni descărcarea, imprimarea și copierea documentului.
Imagine 8: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-8.png
Poți modifica permisiunile oricând, chiar și după ce ai acordat acces. Selectează numele persoanei al cărei permisiuni vrei să le schimbi și apasă săgeata din dreptul numelui pentru a comuta permisiunea la Vizualizator, Comentator sau Editor. De asemenea, poți transfera proprietatea documentului către acea persoană sau poți revoca complet accesul ei.
Imagine 9: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-9.png
Poți partaja un document Google și prin publicarea lui pe web. Alege Fișier > Partajează > Publică pe web, apoi apasă butonul Publică în fereastra nouă. Implicit, documentul va fi publicat ca pagină web dedicată.
Imagine 10: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-10.png
Din fila Link poți prelua un link partajabil care permite oricui îl accesează să vizualizeze documentul. Dacă apeși pe fila Încorporează, poți încorpora documentul într-o pagină web existentă. Doar copiază codul de încorporare și lipește-l pe pagina ta pentru a-l face accesibil.
Imagine 11: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-11.png
Dacă te răzgândești, revino la pagina Publică pe web, apasă Conținut publicat și setări și dă clic pe butonul Oprește publicarea pentru a-l lua offline.
Imagine 12: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-12.png
Poți trimite documentul și prin email direct din Google Drive. Alege Fișier > Email > Trimite acest fișier pentru a crea un email direct din document. În fereastra Email ca atașament, apasă pe meniul drop-down din partea de jos.
Imagine 13: images/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files/instant-collaboration-how-to-share-google-drive-files-13.png
Poți trimite documentul ca PDF, document Word, fișier Rich Text, pagină HTML, fișier text simplu sau Open Document. De asemenea, poți alege să inserezi documentul în corpul emailului în loc să-l atașezi dacă bifezi Nu atașa. Include conținutul în email.
