Sfaturile noastre practice vă vor ajuta să mențineți costurile întâlnirilor la un nivel scăzut. În același timp, veți ajuta echipa să rămână productivă.
Timpul este bani, iar la locul de muncă energia umană valorează, de asemenea, bani.
De aceea, întâlnirile sunt costisitoare și implică un cost de organizare. După o întâlnire, participanții au nevoie de timp pentru a se deconecta și a reflecta înainte de a reveni la activități productive — mai mult timp, mai mulți bani.
Întâlnirile ar trebui privite ca o resursă prețioasă.
Analizând costurile unei întâlniri, puteți începe să le tratați ca atare.
Ați calculat vreodată cât costă o întâlnire în termeni de timp al participanților?
De exemplu, aș putea estima aproximativ că salariul mediu al tuturor celor prezenți la o întâlnire este de 100.000 $ pe an, adică aproximativ 93.000 €.
Pe baza acestui calcul, o oră de muncă a unei persoane costă circa 45 €. Pentru șase participanți la o întâlnire de o oră, costul total ar fi de aproximativ 268 €.
Însă aceasta nu este o estimare exactă și nici imaginea de ansamblu.
O întâlnire de o oră implică, în realitate, aproximativ o oră și 15 minute din timpul fiecărui participant.
Înainte de a intra într-o ședință virtuală, oamenii au nevoie de 1 până la 5 minute pentru a încheia activitățile, a se pregăti și a se conecta. După încheierea întâlnirii, estimez că este nevoie de 10 până la 12 minute pentru a-și lua o pauză înainte de a reveni la lucru.
Consider că majoritatea întâlnirilor de o oră sunt, de fapt, prea lungi. Dintr-o întâlnire de o oră nu obții neapărat o oră de productivitate.
Este posibil să obții doar 40 de minute de lucru efectiv de la participanți, adică 20 de minute de timp pierdut.
Adăugând timpul pierdut la decompresia de după întâlnire, rezultă că o întâlnire de o oră poate „consuma” 30 de minute din timpul fiecărei persoane.
Câteva minute pentru pregătirea întâlnirii nu reprezintă singurul cost de organizare.
În cel mai bun caz, cineva programează întâlnirea și redactează o agendă. Aceasta poate dura câteva minute pentru una sau două persoane, iar costul nu este semnificativ.
Este mai grav când lipsește agenda. Când participanții nu știu scopul întâlnirii sau modul în care ar trebui să participe, se pierde și mai mult timp.
Nu este vorba doar de câteva minute la început pentru orientare. Întreaga întâlnire își poate pierde din valoare, devenind ineficientă și crescând astfel costurile prin obținerea unor rezultate mai slabe în același interval de timp.
Vorbind despre scop și eficiență, ce se întâmplă când o întâlnire nu are un rezultat clar sau pași următori?
Costurile pot crește exponențial dacă participanții pleacă mai confuzi decât au venit.
Când analizăm costurile unei întâlniri și factorii care le pot crește, devenim mai atenți și intenționați în planificare, organizare și participare.
Modul în care tratăm întâlnirile la locul de muncă reflectă cultura organizațională, iar practicile și obiceiurile se transmit de sus în jos.
Dacă ocupați o poziție de conducere, felul în care planificați, organizați și participați la întâlniri este deosebit de important. Iată câteva sfaturi pentru a menține costurile la minimum:
Invită la întâlnire doar persoanele care trebuie să fie prezente.
Asigură-te întotdeauna că ai o agendă clară și scrisă, pe care să o trimiți participanților înainte de întâlnire.
Dacă se așteaptă ca participanții să ia parte activă, menționează acest lucru în agendă.
Când se așteaptă o implicare ridicată, oferă participanților un spațiu unde pot contribui asincron. Astfel, ei pot nota idei și pot citi despre subiect înainte, în timpul și după întâlnire.
Nu programa niciodată o întâlnire mai mult timp decât este necesar.
Evită programarea întâlnirilor pentru mai mult de 45 de minute, iar dacă o faci, include o pauză.
Pentru întâlnirile mari, desemnează o persoană care să monitorizeze timpul și să anunțe cu cinci minute înainte de încheiere.
După caz, desemnează pe cineva să ia notițe în timpul întâlnirii și să urmărească acțiunile atribuite.
Pentru mai multe sfaturi, vezi recomandările mele despre cum să faci întâlnirile mai accesibile și cum să pierzi mai puțin timp în ședințe.
