Adăugarea subtitrărilor închise este un prim pas bun. Dar poți face mult mai mult pentru ca întâlnirile virtuale să fie mai bune pentru toți participanții.
Nu trebuie să cunoști detalii despre dizabilitățile participanților pentru a face întâlnirile mai accesibile.
Potrivit CDC, un adult din patru din SUA trăiește cu o dizabilitate și multe dintre acestea sunt invizibile. În plus, există dizabilități temporare sau situaționale. De exemplu, într-un mediu zgomotos, cineva ar putea avea nevoie de subtitrări pentru a urmări întâlnirea.
De asemenea, vei organiza întâlniri mai incluzive și mai productive dacă îmbunătățești confortul și capacitatea de participare a oamenilor, chiar dacă nu au o dizabilitate.
Există metode simple prin care poți face întâlnirile mai confortabile pentru introvertiți, persoanele care nu vorbesc engleza ca limbă maternă și alții.
Deși alegerea unui software de videoconferință și a tehnologiei potrivite contribuie semnificativ la accesibilitatea întâlnirilor, nu sunt singurele aspecte de care trebuie să ții cont.
Cultura organizațională contează, la fel și modul în care gazdele și participanții vorbesc, acționează și interacționează.
Mai jos găsești câteva recomandări pentru a face întâlnirile mai accesibile. Mă concentrez mai mult pe întâlnirile virtuale decât pe cele față în față, deoarece ele sunt prin natura lor mai ușor de adaptat și de făcut accesibile.
Cel mai important pas pentru a face întâlnirile mai accesibile este să creezi o cultură în care participanții se simt confortabil să-și exprime nevoile.
Indiferent cât de mult încerci să faci întâlnirile incluzive, nu vei reuși să mulțumești pe toată lumea în orice moment.
Însă dacă întâlnirile sunt spații sigure în care oamenii pot cere ceea ce au nevoie atunci când au nevoie, vei putea ajusta formatul și oferi suport adecvat.
Dacă un participant poate spune sau scrie în chat: „Nu pot vedea clar prezentarea. Poți da zoom, te rog?” sau „Ventilatorul de tavan din cameră îmi creează probleme. Poți schimba unghiul camerei sau estompa fundalul?”, toată lumea va beneficia.
Fiecare întâlnire trebuie să aibă o agendă clară.
La întâlnirile recurente, agenda poate fi inclusă în titlul întâlnirii (de exemplu „întâlnire săptămânală”), dar tuturor le e de ajutor să știe dinainte ce subiecte vor fi discutate.
O agendă clară îi ajută pe participanți să se pregătească. Dacă o persoană cu dizabilități crede că va fi doar spectator și apoi i se cere să intervină brusc, s-ar putea să nu fie pregătită.
Similar, oferă participanților o copie a materialelor, cum ar fi prezentările, înainte de întâlnire sau cel puțin chiar la început.
Când oamenii au propria copie a prezentării, pot folosi cititoare de ecran, pot face zoom după nevoie, pot parcurge materialul în ritmul lor, pot lua notițe și nu își pierd locul în cazul unei erori tehnologice.
Înainte de a distribui materialele întâlnirii (și vei face asta înainte de întâlnire de acum), asigură-te că adaugi text alternativ (alt) pentru toate imaginile importante.
Textul alt permite persoanelor care nu pot vedea imaginea, din motive de dizabilitate sau tehnice, să primească o scurtă descriere.
De exemplu, dacă incluzi un grafic financiar, textul alt ar trebui să rezume pe scurt ce vrei să subliniezi, de exemplu „Grafic care arată o creștere de 50% între ianuarie și iunie 2022”.
În unele aplicații de întâlniri nu poți adăuga text alt pentru imagini, cum ar fi cele trimise prin chat.
În acest caz, prezentatorul poate oferi o descriere verbală scurtă dacă imaginea este importantă sau cineva poate scrie în chat o descriere succintă: „Text alt: o cameră în flăcări și un câine așezat pe un scaun care spune «E în regulă»”.
Trimite-ți prezentările sau materialele înainte de întâlnire pentru a face o parte din întâlnire asincronă (adică participanții nu interacționează în timp real).
Când întâlnirile au o componentă asincronă, pierzi mult mai puțin timp în întâlniri și le oferi oamenilor șansa să proceseze informațiile, să gândească și să facă brainstorming înainte de discuția live.
Cei care nu stăpânesc pe deplin limba întâlnirii, persoanele cu tulburări de vorbire, introverții și alți participanți apreciază să vină cu o parte din lucrări deja făcute.
Pentru întâlnirile importante, cele numeroase sau webinarii, înregistrează apelul și publică videoclipul după eveniment.
Un videoclip oferă acces oricui nu a putut participa. De asemenea, permite reluarea părților esențiale, luarea de notițe mai bune și clarificarea unor aspecte neînțelese inițial.
Cei care vizionează pot regla viteza redării, pot activa subtitrările (multe unelte de videoconferință le includ—detalii mai jos) și uneori pot descărca transcriptul audio.
Cei mai mari jucători din domeniul videoconferințelor—Zoom Meetings, Google Meet și Microsoft Teams—oferă opțiunea de subtitrări automate generate de mașină în timpul întâlnirilor.
În Microsoft Teams, se numesc Live Captions și includ o setare prin care participanții pot traduce subtitrările în una dintre cele 34 de limbi (inclusiv mai multe dialecte de engleză). Live Captions face parte din abordarea axată pe accesibilitate a Windows.
Google Meet poate, de asemenea, să transcrie diverse limbi și să traducă între ele.
Subtitrările automate sunt totuși mai puțin exacte, așa că Teams oferă și posibilitatea de a invita un stenograf profesionist pentru transcriere în timp real.
Aceste subtitrări mai precise se numesc CART captions și necesită ca tu să asiguri un stenograf.
Un pas esențial, pe care mulți îl neglijează la întâlnirile virtuale, este să înveți în detaliu funcționalitățile software-ului pe care îl folosești.
Aceasta a fost una dintre cauzele pentru care au apărut numeroase Zoom bombings la începutul pandemiei de COVID-19: puțini știau ce opțiuni de securitate există. Zoom ar fi trebuit să facă mai vizibile aceste funcții.
Explorează softul și identifică funcționalitățile de accesibilitate pe care le poți activa în mod permanent. Astfel, accesibilitatea devine implicită, nu opțională pentru participanți.
Înainte să prezinți materiale într-o întâlnire virtuală, parcurge ghidurile de cele mai bune practici pentru realizarea și prezentarea slide-urilor, deoarece ele îmbunătățesc accesibilitatea.
De exemplu, o bună practică este să folosești un font mult mai mare decât te-ai aștepta: în jur de 40 pt pentru întâlnirile față în față și cel puțin 24 pt pentru cele virtuale.
Un font mare te obligă să limitezi textul de pe fiecare slide, ceea ce ajută la claritate. Evită aglomerarea slide-urilor și afișează întotdeauna numele complet al produselor, locurilor și persoanelor (inclusiv titlurile). Nu toată lumea îl cunoaște pe Gary și unii ar putea auzi „Cary”. Scrie numele complet.
Dacă folosești Microsoft Teams, vezi opțiunea PowerPoint Live, care permite participanților să activeze un cititor de ecran pentru prezentările PowerPoint; cititoarele de ecran nu funcționează la prezentările transmise prin partajarea ecranului.
Oferă în continuare participanților o copie a prezentării, fie înainte de întâlnire, fie chiar la început, dar PowerPoint Live poate fi util dacă cineva nu a primit fișierul.
Când prezinți, activează-ți camera video și poziționează-ți fața în centrul ecranului.
Asigură-te că fața ocupă majoritatea ecranului, astfel încât oamenii să-ți poată citi buzele și expresiile faciale, care ajută la înțelegere.
Excepție: dacă folosești limbajul semnelor în prezentare, retrage-te puțin pentru ca imaginea să includă partea de sus a trunchiului.
Prezentatorii ar trebui să-și țină camerele pornite când vorbesc.
În privința celorlalți participanți, cred că este o alegere personală.
Gazdele și prezentatorii își pot dori să vadă fețele audienței pentru feedback—dacă întâlnirea e interesantă sau, de exemplu, dacă microfonul prezentatorului se întrerupe, participanții pot semnaliza prin gesturi.
Totuși, activarea camerei rămâne o decizie personală și nu ar trebui impusă.
Vorbește clar și amintește-ți să încetinești ritmul din când în când în timpul întâlnirii.
Așa vei fi mai bine auzit, iar subtitrările automate vor fi mai exacte. Repetă informațiile importante, în cazul în care cineva le-a ratat prima dată.
Această recomandare e valabilă în orice context de afaceri, dar e deosebit de utilă în întâlnirile virtuale, unde pot apărea probleme tehnice.
Utilizarea unei căști cu microfon este un sfat standard pentru îmbunătățirea apelurilor video, dar contează și pentru accesibilitate.
Căștile reduc riscul de ecou, iar microfonul face vocea mai clară. O cască cu microfon integrat este suficientă, iar o pereche de căști cu fir și microfon în linie e mai bună decât nimic.
Device-urile Bluetooth sunt de obicei ok, dar pe măsură ce se uzează pot apărea zgomote statice. Cere din când în când un semn vizual că toată lumea te aude clar.
Un fundal dezordonat și agitat poate îngreuna concentrare. Când vorbești, asigură-te că în spate ai un spațiu curat și neutru sau activează un filtru care estompează sau ascunde fundalul.
Toate aplicațiile majore de videoconferință oferă această setare. Lumini puternice intermitente, ventilatoare în mișcare sau alte obiecte care se văd în cadru pot deranja sau distrage persoanele cu dizabilități.
Dacă nu îți dezactivezi microfonul când ești participant pasiv, poate fi perceput ca neprofesionist și afectează accesibilitatea.
Sunetele neintenționate pot deranja ceilalți și pot compromite acuratețea subtitrărilor.
Majoritatea aplicațiilor de întâlniri îți permit să adaugi numele și pronumele în profil, astfel încât ceilalți să te identifice corect.
În Zoom există un câmp special pentru pronume. Numele complet și pronumele ajută la adresarea corectă și normalizarea împărtășirii acestora, creând un mediu mai incluziv.
De asemenea, când vorbești într-o întâlnire mare sau într-un grup unde nu te cunosc toți, spune-ți numele complet clar și încet, pentru ca ceilalți să îl poată pronunța corect.
Când întâlnirea este programată să dureze peste 45 de minute, planifică pauze.
Toată lumea le va aprecia, dar sunt deosebit de importante pentru persoanele însărcinate, cele cu dureri cronice sau pentru cei care au dificultăți să stea mult timp nemișcați.
Pentru mai multe sfaturi despre întâlniri și munca la distanță, vezi 20 sfaturi pentru lucrul de acasă și 5 sfaturi pentru întâlniri mai productive.
