Reduce dezordinea reducând cantitatea de hârtie pe care o folosești și o păstrezi. Sfaturile noastre simple te vor ajuta să devii aproape complet fără hârtie.
Imagine reprezentativă: images/7-easy-tips-to-finally-go-paperless/7-easy-tips-to-finally-go-paperless-featured-dl-1.webp
Câte hârtii sunt pe blatul din bucătărie, pe masa din sufragerie sau în orice alt loc unde nu își au rostul? Ții chitanțele la îndemână? Ai un teanc de documente de la veterinar pe care le păstrezi pentru a ști exact ce medicamente a luat pisica ta acum trei ani? Toate acele hârtii stau acolo, așteptând un moment când le vei putea rezolva, dar acel moment pare că nu mai vine niciodată.
A venit momentul să scapi de hârtii și de sentimentul de vinovăție care se adună odată cu ele. E timpul să renunți la hârtie.
De mai bine de zece ani nu mai folosesc hârtie în mod obișnuit. Nu înseamnă că nu am deloc documente pe hârtie. Am nevoie de certificatul de naștere în original și prefer să iau notițe într-un caiet tradițional la cursurile de limbi străine sau când fac ceramică.
În mare parte însă, nu mai păstrez hârtie. Scanez documentele importante și le salvez într-un serviciu online de stocare, iar notițele le țin într-o aplicație de luat notițe.
Listele de sarcini și de cumpărături le scriu într-o aplicație de gestionare a activităților, iar recomandările de restaurante le notez în Google Maps. Există atât de multe trucuri simple care te pot ajuta să elimini hârtia din viața ta, dacă ești dispus să folosești câteva unelte.
Tranziția la digital este ușoară. Partea dificilă este să nu permiți hârtiei să revină în viața ta.
Primul pas pentru a renunța la hârtie este să uiți de tot ce-ai adunat până acum și să te concentrezi pe obiceiurile noi de care ai nevoie de acum înainte. Ce vei face diferit de astăzi înainte? Poate părea contraintuitiv, dar funcționează.
Gândul de a te ocupa de vechea grămadă de hârtii poate fi copleșitor, iar când oamenii se simt copleșiți, amână ce au de făcut. Așa că, deocamdată, nu te uita înapoi și adoptă o abordare orientată spre viitor.
Poate că te vei ocupa și de grămezile vechi de hârtie cândva—sau poate nu. Pentru moment, nu le lăsa să te rețină.
Pentru a face progrese reale, ai nevoie de patru tipuri de aplicații/servicii:
o aplicație de listă de sarcini pentru a nota și organiza activități, treburi, liste de cumpărături și alte memento-uri—recomand Todoist
un serviciu online de stocare unde să salvezi majoritatea documentelor scanate și care îți permite să trimiți fișiere mari în siguranță
o aplicație de scanare pentru a digitaliza rapid documentele (dacă serviciul de stocare nu are deja una)
un instrument pentru semnătură electronică—probabil ai deja unul pe calculator, precum Adobe Acrobat Reader sau Apple Preview, ori e inclus cu serviciul de stocare online
Imagine 1: images/7-easy-tips-to-finally-go-paperless/7-easy-tips-to-finally-go-paperless-1.webp
O aplicație de listă de sarcini este destul de simplă. Alege una care îți place și folosește-o consecvent. Încearcă să nu îți programezi mai mult de cinci sarcini pe zi—ideal ar fi trei. Oamenii care își pun prea multe sarcini și nu le îndeplinesc renunță la listă.
Serviciul online de stocare este cea mai importantă aplicație, așa că voi detalia puțin mai jos.
Există câteva aplicații bune de scanare, de pildă Microsoft Lens (gratuită), dar cea inclusă în serviciul tău de stocare e adesea cea mai convenabilă. De exemplu, Dropbox are o funcție de scanare în aplicația mobilă, așa că poți scana și încărca direct în Dropbox. La fel și instrumentul pentru semnătură electronică.
Să analizăm mai departe serviciul de stocare. Acolo păstrezi versiunile digitale ale documentelor și, după cum am menționat, le poți partaja cu alții.
Ideal ar fi să folosești un serviciu de stocare și partajare în cloud, cum ar fi Dropbox, Google Drive sau Microsoft OneDrive.
Au existat cândva servicii specializate care recunoșteau și clasificau automat documentele încărcate (declarații fiscale, facturi medicale etc.), dar aproape toate au dispărut. Rămâi la opțiuni mainstream.
Indiferent de serviciul ales, folosește doar unul și păstrează-ți toate documentele într-un singur loc.
Înainte de toate, asigură-te că ai înțeles setările de confidențialitate și securitate și opțiunile de partajare. Ține documentele private în foldere separate de cele ce pot fi partajate.
Imagine 2: images/7-easy-tips-to-finally-go-paperless/7-easy-tips-to-finally-go-paperless-2.webp
Dacă ai nevoie de îndrumări foarte specifice pentru denumirea și arhivarea documentelor, vezi articolul meu despre cum să organizezi documentele fiscale folosind convenții bune de denumire a fișierelor. Principiile se aplică oricărui tip de fișier.
Dacă primești încă facturi și extras de cont pe hârtie, activează pentru ele primirea prin e-mail oriunde poți. În plus, treci la plata online de câte ori este posibil.
Ultimele rezistențe la plata online sunt adesea reprezentate de proprietari și de companiile de administrare imobiliară. Dacă tot trebuie să trimiți cec pentru chirie, explică-le că vor primi banii mai repede și mai sigur prin plăți digitale. Chiar și cele mai mici afaceri pot accepta transferuri bancare directe cu taxe reduse sau zero, iar multe folosesc aplicații de plată mobilă.
Dacă ești nevoit să trimiți cecuri, verifică dacă banca ta oferă „scrierea cecurilor online”. E un serviciu prin care plătești din contul online, iar banca îți trimite cecul prin poștă, uneori cu taxa de transport acoperită de ea.
Pentru a reduce cantitatea de corespondență nedorită prin poștă, urmează două etape conform informațiilor Comisiei Federale pentru Comerț despre publicitatea nedorită. Prima e să te dezabonezi de la firmele de marketing prin DMAChoice.org (taxă de procesare 5 €). A doua e să te retragi din listele de oferte de asigurări și bancare prin OptOutPrescreen.com.
Mi-am propus odată să mă dezabonez de la toate cataloagele primite între Ziua Recunoștinței și Crăciun. Am făcut asta manual, contactând companiile sau căutând paginile de dezabonare, și a fost surprinzător de eficient, deși a cerut ceva efort. A dat rezultate mai bune decât orice serviciu automat de eliminare din cataloage.
După ce ai redus numărul de hârtii care îți intră, dezvoltă obiceiuri noi pentru restul corespondenței care tot apare. Cel mai frecvent proces va fi „scanează și toacă” sau „scanează și reciclează”.
Privește scanarea și tocarea/reciclarea ca pe un obicei nou pe care îl adopți.
Imagine 3: images/7-easy-tips-to-finally-go-paperless/7-easy-tips-to-finally-go-paperless-3.webp
Imagine 4: images/7-easy-tips-to-finally-go-paperless/7-easy-tips-to-finally-go-paperless-4.webp
Imagine 5: images/7-easy-tips-to-finally-go-paperless/7-easy-tips-to-finally-go-paperless-5.jpg
Îmi place să scanez hârtii cu o aplicație mobilă, dar poți folosi și un scaner de birou ori funcția de scanare a unei imprimante multifuncționale dacă îți este mai comod.
Important e să îți faci o regulă similară cu: când primesc o hârtie nouă pe care trebuie să o digitalizez, o scanez imediat cu telefonul și apoi o arunc la reciclare sau la tocător. Mai bine, plaseaz-o direct în mașina de tocat dacă ai una. De ce să mai aștepți?
Poate fi greu să îți impui acest obicei. „Nu am timp să scanez acum”, poți spune. Exersează prin a scana unul–două documente din vechea grămadă, doar ca să testezi. Cât timp îți ia? Ce aplicație ai folosit? A fost nevoie să rezolvi vreo problemă?
În timp ce scanezi, trebuie să denumești documentul, eventual să adaugi etichete și să-l muți într-un folder potrivit. Un truc e să ai folderul implicit de scanare denumit „Inbox”. Scanează tot acolo și, dacă nu ai timp să redenumești și să sortezi pe loc, revii mai târziu când ești liber.
Imagine 6: images/7-easy-tips-to-finally-go-paperless/7-easy-tips-to-finally-go-paperless-6.jpg
Poate vei observa că e mai simplu să scanezi la lumină naturală decât noaptea, cu iluminat interior. Uneori merită să aștepți ziua și să scanezi lângă o fereastră.
Scanarea și tocarea reprezintă un flux de lucru. Pe măsură ce te obișnuiești cu stilul fără hârtie, vei avea nevoie și de alte fluxuri pentru situații diferite.
Iată un exemplu: când cumperi un produs nou, fotografiază chitanța, garanția și seria de șasiu. Încarcă fotografiile în serviciul de stocare și apoi scapă de hârtiile inutile.
Un alt flux de lucru e să aduni într-un teanc hârtii pe care crezi că ar trebui tocate, dar nu ești sigur, și să le parcurgi într-o zi dedicată. Alege un interval, de exemplu sâmbăta sau prima duminică a lunii, și folosește-l pentru a-ți goli teancul.
Uneori vrei să scanezi și să păstrezi în același timp originalele, cum ar fi polițe de asigurare sau documente ale locuinței. Digitalizându-le, ai o copie de rezervă și poți găsi rapid informațiile, chiar dacă nu ai acces la original.
La un moment dat, poate te vei întreba dacă să păstrezi originalele sau să le arunci după scanare. Nu complica lucrurile. Scopul este să îți simplifici viața, nu să te stresezi mai mult.
Când ai dubii, păstrează originalul. Depozitează-l într-un dosar, într-un organizator arhivor sau într-un sertar. Nimeni nu-ți va lua cardul de membru al clubului fără hârtie dacă mai ții câteva documente.
Totuși, nu păstra și nu-ți mai face griji pentru hârtii care nu-și mai au rostul. Ai nevoie cu adevărat de acel bon de la sandviș sau de extrasul de beneficii de acum doi ani? Distruge-le și dă-le la reciclat.
