Identificând și pregătind tipul potrivit de întâlnire, faci experiența mai utilă pentru toată lumea. Sfatul nostru te ajută să îți organizezi întâlnirile pentru succes.
Toată lumea are păreri despre întâlniri, de exemplu de ce unele sunt inutile și de ce altele se lungesc fără rost.
Vestea bună este că nu e dificil să îmbunătățești întâlnirile. Cu puțină pregătire și planificare, ele pot deveni mai valoroase pentru toți participanții. Continuă lectura pentru un ghid despre cum să alegi tipul potrivit de întâlnire și pentru sfaturi utile în orice situație.
Ca să ai o întâlnire mai bună, trebuie mai întâi să-i definești scopul și forma. Abia apoi te poți pregăti în consecință. Iată cum să deosebești cele mai comune tipuri:
O întâlnire informațională este exact asta: un eveniment pentru transmiterea informațiilor. Întâlnirile publice semestriale sunt de obicei informaționale. De asemenea, și o sesiune de informare PR este de regulă informațională.
De obicei, o singură parte are informațiile de împărtășit, iar participanții sunt acolo pentru a le asimila.
Întâlnirile de brainstorming sunt exemple de întâlniri de discuție și colaborare. În ele, mai multe persoane contribuie cu informații.
Întâlnirile colaborative pot fi și de rezolvare a problemelor. În acest caz, una sau mai multe părți pot stabili ordinea de zi.
Check-in-ul este o întâlnire programată regulat, de obicei legată de un proiect specific, care poate fi în desfășurare sau are o dată estimată de finalizare. Un scrum zilnic este un exemplu de astfel de întâlnire.
Check-in-urile sunt utile pentru a te asigura că toți cei implicați într-un proiect sunt la curent cu problemele, soluțiile, schimbările și progresul. Întâlnirile regulate de acest tip pot fi, dar nu trebuie neapărat să fie, foarte scurte. Dacă există puține sau chiar nici o schimbare față de ultima întâlnire, ele se pot încheia de îndată ce toată lumea este pe aceeași lungime de undă.
Într-o întâlnire de lucru, oamenii se reunesc pentru a avansa lucrările care trebuie făcute. Exact despre asta este vorba.
Un exemplu de astfel de întâlnire este când mai mulți lideri de echipă stabilesc un grafic al proiectului. Ei discută despre cum ar trebui să arate programul și notează toate datele importante. Un alt exemplu este atunci când programatori și părți interesate lucrează împreună pentru a implementa modificări în cod, pe care le vor verifica împreună.
Întâlnirile de lucru combat procrastinarea din fașă și sunt adesea colaborative.
Unele întâlniri trebuie programate cu săptămâni înainte. De exemplu, orice întâlnire cu un număr mare de participanți, cum ar fi o adunare generală a companiei sau o ședință trimestrială cu acționarii, ar trebui stabilită din timp, astfel încât cât mai mulți oameni să-și poată elibera agenda.
Alte întâlniri, în special cele interne, nu trebuie programate cu prea mult timp înainte. Una sau două săptămâni sunt suficiente pentru majoritatea cazurilor.
Dacă scopul întâlnirii este de a continua sau rezolva o discuție ori un proiect deja început, nu vrei să treacă prea mult timp între conversații și întâlnire. Oamenii trebuie să vină la întâlnire cu ideile încă proaspete.
Când cauți o dată și oră care să convină tuturor, folosește un instrument de programare a întâlnirilor. Acestea simplifică și accelerează procesul.
Indiferent dacă programezi o întâlnire printr-o invitație de calendar, un email simplu sau un mesaj Slack, folosește un subiect sau titlu informativ. Subiectul ar trebui să indice atât tema, cât și scopul întâlnirii în câteva cuvinte; astfel, toată lumea va înțelege de ce a fost invitată și cum se poate pregăti.
O agendă este o listă a punctelor care vor fi abordate într-o întâlnire, de obicei în ordine secvențială. Întâlnirile de discuție câștigă mult prin existența unei agende. Ea reprezintă programul întâlnirii.
O agendă nu spune ce trebuie să se întâmple ca urmare a întâlnirii. Prin urmare, ai nevoie și de obiective.
Ce decizii trebuie luate până la sfârșit? Ce rezultate vor fi obținute? Dacă ești într-o întâlnire cu un contact nou, e perfect rezonabil să întrebi: „Ce speri să obții din această întâlnire?”
În funcție de tipul întâlnirii, agenda și obiectivele nu trebuie neapărat explicite. De exemplu, scopul unui check-in este întotdeauna același: actualizare de stadiu, revizuirea progresului și semnalarea problemelor.
La alte tipuri de întâlniri, obiectivele pot fi implicite în subiect. Un exemplu este: „Stabilește componența ediției din august a revistei”. Obiectivul este de a îndeplini acea sarcină într-o întâlnire de lucru.
Fiecare întâlnire are nevoie de un lider sau co-lideri. În majoritatea cazurilor, este persoana care a convocat întâlnirea. Fii clar când decizi acest lucru.
Cea mai proastă întâlnire la care am participat nu avea niciun lider. Nu avea direcție și nimeni nu știa cum să ne readucă pe făgaș.
Pe la jumătatea întâlnirii, mi-am dat seama că toată lumea presupunea că eu trebuia să conduc discuția. M-am simțit umilit și supărat pe persoana care a programat întâlnirea fără să-mi spună clar că eu trebuia să o ghidez. Ce a fost și mai rău, întâlnirea s-a dovedit o pierdere completă de timp pentru toată lumea.
Într-o altă situație neglijentă, eu am convocat și programat o întâlnire, intenționând să o conduc, doar ca un coleg să preia complet controlul. A fost frustrant, deși probabil ar fi trebuit să fiu mai explicit în privința intenției mele de a conduce întâlnirea.
Înainte să-ți pierzi timpul creând un slide deck PowerPoint, întreabă-te: „Au participanții nevoie de o prezentare?”
Dacă răspunsul este da, amintește-ți că slide-urile servesc pentru a menține audiența implicată și pentru a sublinia ideile tale. Ele nu sunt notițele tale de buzunar.
Tranzițiile spectaculoase nu impresionează pe nimeni, iar videoclipurile sunt nepotrivite dacă participanții așteaptă să te asculte vorbind sau să aibă o discuție.
Dacă ai un produs sau serviciu de prezentat, arată cum funcționează. Nu afișa doar poze sau videoclipuri cu el. Oferă publicului experiența reală.
Dacă ai materiale pentru participanți, trimite-le înainte de întâlnire, nu după. Dacă fiecare le va parcurge din timp e altă chestiune, dar oferă-le această opțiune. Astfel, în timpul întâlnirii poți merge direct la subiect.
Întâlnirile pot avea forme și durate diferite, dar în toate cazurile puțină pregătire aduce beneficii semnificative. Majoritatea acestor sfaturi se rezumă la câteva puncte simple: planifică din timp, comunică clar și respectă timpul participanților.
Amintește-ți că oamenii își oferă timpul și energia pentru a participa la întâlniri, iar majoritatea nu le agrează. Încearcă să faci experiența eficientă și fără bătăi de cap.
