Listele cu puncte și caracterele îngroșate nu sunt întotdeauna aliații tăi în comunicarea de afaceri.
Fie că scrii colegilor sau clienților, urmează aceste sfaturi pentru a te asigura că toată lumea înțelege mesajul.
Scrierea de afaceri nu se limitează la e-mailuri, notițe sau prezentări PowerPoint.
Include și mesajele pe care le trimiți colegilor și clienților în aplicațiile de mesagerie de echipă, documentele pe care le partajezi și comentariile pe care le adaugi în software de management de proiect și aplicații de colaborare.
În orice caz, scopul scrierii de afaceri este claritatea.
Trebuie să te asiguri că mesajul tău ajunge cu eficiență.
De câte ori nu s-a plâns cineva că a trimis un document sau un e-mail detaliat cu instrucțiuni, care apoi nu au fost urmate, și a dat vina pe destinatar că nu a citit cu atenție?
Documentul era prea lung sau nu era parțialat pentru a fi ușor de citit? Dacă scrisul tău îi face pe oameni să exclame „Uff, nu am timp pentru asta”, nu câștigi nimic.
Acest articol nu e despre mustrări de conștiință.
Recunosc că și eu am trimis comunicări de afaceri care ar fi putut fi mai clare.
Așadar, am întocmit o listă cu cinci abilități pe care le practic constant pentru a-mi îmbunătăți comunicarea scrisă.
Poți folosi și unelte de inteligență artificială generativă sau aplicații precum Hemingway Editor ori Grammarly ca să-ți clarifici mesajele.
Învățarea și aplicarea acestor abilități vor aduce însă cele mai bune rezultate pe termen lung.
Fă-ți scrisul simplu și clar, folosind un limbaj accesibil.
Ignoră ceea ce ai învățat la școală despre descrieri colorate și sinonime elaborate. Scrierea de afaceri e diferită.
Când o propoziție e plină de subordonate și adjective, e mai greu de înțeles.
Ori de câte ori te împiedici de cuvinte, rescrie fraza urmând formula: subiect, predicat, complement direct și, dacă e cazul, complement indirect.
Nu ai nevoie de cunoștințe avansate de gramatică pentru asta.
De exemplu: Mary i-a aruncat mingea lui John.
Sau, pur și simplu: Mary a aruncat mingea.
O propoziție directă, cu subiectul „tu” subînțeles, poate suna astfel:
Dă raportul revizuit echipei de finanțe.
Desigur, vei avea nevoie și de fraze mai complexe și nu strică un „te rog” la început.
Dar scriind astfel, simplifici mesajul și crești șansele ca instrucțiunile să fie urmărite.
Cât despre sinonime, observă data viitoare când citești un articol de jurnalism cu multe citate.
Jurnaliștii experimentați folosesc cuvintele simple, precum „a spus”. Nu scriu „a concluzionat”, „a presupus” sau „a oftat”.
Răspândirea jargonului și a referințelor culturale în scrierea de afaceri este surprinzătoare și îngreunează transmiterea mesajului.
Termenii de specialitate și aluziile culturale sunt folosite de vorbitorii nativi și de cei din grupurile dominante fără să-și dea seama.
Dovezi sugerează că vorbitorii non-nativi de engleză comunică mai clar între ei decât cu vorbitorii nativi, pentru că spun exact ce vor.
Ei nu „se întorc înapoi” sau „obosesc echipa cu referințe sportive care nu se înțeleg”. Dacă vrei ca cineva să verifice în contabilitate dacă cecul s-a încasat în trei zile, spune exact asta.
Fiindcă expresiile idiomatice și influențele culturale pătrund adesea în limbaj, fii atent la cuvintele pe care le alegi.
Este o abilitate care se dezvoltă prin practică. În cel mai bun caz, colegii îți vor semnala când ceva e neclar, dar munca începe cu tine.
Dacă nu ești vorbitor nativ, nu ezita să ceri clarificări, de genul: „Când spui «revin peste câteva zile», înseamnă că trebuie să reiau legătura prin e-mail luni?”
Paragrafele scurte sunt aliații tăi.
Listele cu puncte și caracterele îngroșate sunt prieteni volubili: dacă le folosești prea des, își pierd efectul.
O listă cu mai mult de șase elemente nu mai iese în evidență.
Dacă ai nevoie de mai multe, folosește o listă numerotată. Astfel poți face referire ușor la elemente fără confuzie.
Nu combina listele cu caractere îngroșate.
Dacă simți nevoia să îngroși primele cuvinte din fiecare punct, înseamnă că introduci prea multe informații. Simplifică și mai mult formatul și mesajul.
Nevoia de a apăsa „trimite” cât mai rapid e o problemă în comunicarea de afaceri.
Aceasta creează un fals sentiment de urgență care nu ajută pe nimeni.
Rareori un mesaj trebuie trimis imediat. Câteva minute în plus pentru revizuire nu fac rău cuiva.
Majoritatea oamenilor știu că ar trebui să recitească înainte de a trimite, dar rareori o fac.
Dacă e o comunicare importantă, lasă textul deoparte câteva minute.
De exemplu, ridică-te, fă un ceai sau mergi la toaletă și revino cu mintea limpede.
Un truc pe care îl folosesc uneori este să programez trimiterea în Gmail, Slack, Apple Messages și alte aplicații care permit asta.
Așa mă asigur că nu uit să trimit mesajul și am o nouă șansă să verific conținutul înainte de a pleca în lume.
În multe aplicații de comunicare de afaceri există un buton de editare chiar și după ce ai trimis mesajul.
Slack, Microsoft Teams, documentele partajate sau unele programe de e-mail îți permit să corectezi rapid eventualele greșeli.
Când găsești ceva de corectat, modifică direct textul.
Nu trimite trei mesaje de urmărire doar ca să adaugi corectura.
Dacă eroarea e gravă și te temi că mesajul greșit a fost deja citit, adaugă o scurtă notă care atrage atenția asupra corecturii.
Dar modifică și textul original, ca toți cei care vor citi ulterior să vadă varianta corectă.
Pentru mai multe sfaturi despre productivitate, vezi 5 sfaturi simple pentru o săptămână de lucru mai eficientă și 11 trucuri de eficiență de la un expert în productivitate.
