Crezi că știi totul despre Microsoft Word? Iată câteva trucuri ascunse și metode economisitoare de timp pe care trebuie să le cunoști despre acest procesor de text popular.
Microsoft Word este poate cel mai utilizat instrument de scris din lume. E mult mai puternic decât alte unelte populare, cum ar fi creionul sau pixul. În același timp, e suficient de simplu pentru începători, dar a ajuns să includă mai multe funcții decât aproape orice altă aplicație de până acum.
Unele dintre aceste funcții sunt bine ascunse, chiar și de utilizatorii avansați. Am adunat o serie de sfaturi potrivite atât pentru începători, cât și pentru cei care lucrează de mult cu Word, ca să devină mai productiv și mai eficient decât ai fi imaginat.
Ne-am concentrat pe versiunile desktop pentru Windows și macOS, nu pe versiunile reduse de pe dispozitive mobile sau pe cea accesibilă din browser. Aceste versiuni desktop vin în diverse variante.
Dacă n-ai cumpărat Word separat de Office, probabil faci parte din familia Office care include Excel, PowerPoint, Outlook și altele. Office există atât ca abonament, cât și ca licență permanentă cu plată unică.
Dacă ești utilizator casnic sau pentru o mică afacere, probabil ai un abonament anual la Microsoft 365. Acesta îți aduce actualizări regulate, caracteristici AI și de colaborare în cloud. În corporații sau dacă ai optat pentru o licență permanentă, s-ar putea să ai Office Professional Plus 2021 sau Office Home and Business 2021 pentru Mac – ori versiuni anterioare, cum ar fi 2019 sau 2016.
Licențele permanente nu primesc actualizări de funcții noi, dar asta înseamnă că nu te va lua Microsoft prin surprindere cu schimbări de interfață, așa cum se întâmplă la abonamente.
În curând, în versiunile cu abonament va apărea un buton Copilot care folosește ChatGPT-4 pentru a genera, edita sau rezuma conținut. La început, Copilot se bazează doar pe datele organizației tale, dar, dacă-l folosești pentru informații generale, verifică întotdeauna ce produce: Bing Chat AI a demonstrat că poate greși.
Sfatul nostru: folosește Copilot mai degrabă pentru rezumate și îmbunătățiri de text, și verifică manual orice date importante.
Toate sfaturile din acest articol funcționează în orice versiune Office uzuală, inclusiv cele din 2016, 2019 și 2021. Majoritatea funcționează și în 2013 sau anterior.
Dacă folosești Mac, când spun „click dreapta”, folosește Cmd-click. Când spun „Alt+…”, apasă Option+….
Mai jos sunt 24 de sfaturi, de la cele simple la altele mai complexe. Chiar dacă nu vrei să folosești toate tehnicile complicate, merită să le revezi pentru a învăța cum să-ți personalizezi Word după bunul plac.
1. Găsește rapid orice comandă cu bara de căutare
Numeroase funcții Word sunt greu de găsit în panglică. De exemplu, pentru antet și subsol trebuie să mergi în fila Inserare, iar asta nu e intuitiv.
În schimb, dă click pe bara de căutare din partea de sus a ferestrei și tastează „antet”. Word îți va arăta toate comenzile — chiar dacă nu-ți spune unde se găsesc în panglică.
În Windows, apasă Alt+Q ca să ajungi la bara de căutare fără mouse. Pe Mac, apasă Cmd+F6 până ajunge focalizarea pe bara „Tell me”, apoi Tab și Space.
2. Selectează propoziții întregi cu un singur click
Ține Ctrl apăsat în Windows sau Command pe Mac și click oriunde într-o propoziție. Word va selecta automat întreaga propoziție.
3. Folosește comenzi vechi de editare cu tastatura
Comenzile bazate pe tastatură din anii ’80 încă funcționează. Apasă F8 ca să activezi modul de selecție, apoi folosește săgețile pentru a extinde selecția.
Dacă apeși de două ori F8, selectezi cuvântul la cursor. A treia apăsare selectează propoziția, a patra paragraf și tot așa până la întreg documentul.
4. Revino la ultima editare cu Shift+F5
Dacă ai editat un fragment îndepărtat, apasă Shift+F5 pentru a sări direct la ultima modificare. Apasă din nou ca să ajungi la modificarea precedentă și încă o dată ca să te întorci la început.
5. Schimbă rapid majusculele cu Shift+F3
Vrei toate cuvintele cu majuscule sau tot textul cu litere mici? Selectează textul și apasă Shift+F3 până ajungi la varianta dorită.
Alternativ, în fila Pornire, folosește meniul „Aa” din secțiunea Font, dar tasta rapidă e mai la îndemână.
6. Personalizează bara de instrumente Acces rapid
Dacă folosești des anumite comenzi, adaugă-le pe bara Acces rapid. În Windows, mergi la Fișier > Opțiuni > Bara de instrumente Acces rapid. Pe Mac, Word > Preferințe > Panglică și bara de instrumente > Acces rapid.
Selectează o comandă din lista din stânga și dă clic pe Adăugare. Poți alege „Toate comenzile” din lista derulantă pentru a o găsi mai ușor.
Avantajul: poți ascunde panglica (Ctrl+F1 în Windows, Option+Cmd+R pe Mac) și folosești bara Acces rapid pentru a lansa comenzi cu un singur clic.
7. Afișează semnele de paragraf și spații invizibile
Când Word nu se comportă cum vrei, e util să vezi semnele de paragraf, tab-uri și întreruperi de secțiune.
Apasă Ctrl+Shift+8 în Windows sau Command+8 pe Mac ca să le afișezi. Ține minte că tasta 8 poartă și asterisc, care-ți amintește de simbol.
8. Reia căutarea avansată rapid
Implicit, Ctrl+F deschide panoul de navigare în Windows sau câmpul de căutare în Mac. Ca să ai înapoi vechiul dialog Căutare și înlocuire:
În Windows, mergi la Fișier > Opțiuni > Personalizare panglică, apoi Customize… lângă Comenzi rapide. Alege Categoria „Toate comenzile”, selectează EditFind și asociază Ctrl+F.
Pe Mac, Tools > Customize Keyboard, apoi același EditFind la „Toate comenzile” și Cmd+F.
9. Ascunde spațiile albe dintre pagini
Marja de sus și jos poate ocupa mult loc pe ecran. Dă dublu clic în spațiul dintre pagini pentru a ascunde antetul și subsolul.
În Windows, Fișier > Opțiuni > Afișare și debifează „Afișează spațiul alb între pagini”. Pe Mac, Word > Preferințe > Vizualizare.
10. Accesează orice cu tasta Alt (Windows)
Apasă Alt o singură dată. Word va afișa pe ecran coduri lângă fiecare element din interfață. Tastează codul afișat pentru a activa comanda cu tastatura.
11. Dezactivează liniile orizontale automate
Când tastezi trei liniuțe pe un rând separat, Word adaugă o linie orizontală surprinzătoare. Ca să o elimini, selectează paragraf și, în fila Pornire, fă clic pe Border icon și alege „Fără margini”.
Ca să previi apariția automată, în Windows mergi la Fișier > Opțiuni > Corectare automată > AutoFormat pe măsură ce tastezi și debifează „Linii de margine”. Pe Mac, Word > Preferințe > Corectare automată.
12. Inserează obiecte legate din Excel și PowerPoint
Din fila Inserare, grupul Text, apasă Obiect. În fereastra care apare, alege „Creare din fișier” și selectează un fișier Excel.
Bifează „Leagă la fișier” ca orice modificare din Excel să se reflecte automat în documentul Word.
13. Adaugă-ți semnătura la sfârșitul scrisorilor
Scanează-ți semnătura pe hârtie albă, decupeaz-o și salveaz-o ca PNG. În Word, Inserare > Imagine și importă-o.
Ajustează claritatea și contrastul în Format Picture > Corrections, apoi dă clic dreapta și „Salvează ca imagine” într-un folder accesibil.
Automatizează de fiecare dată cu un macro. În fila Vizualizare, apasă Macros > Record Macro, numește-l AddSignature și înregistrează Inserare > Poze > Imagine din acest dispozitiv. Apoi oprește înregistrarea.
14. Exportă în PDF cu opțiuni avansate
Folosește Fișier > Export > Creare document PDF/XPS și apasă „Opțiuni” pentru a selecta pagini sau setări avansate.
15. Scrie formule matematice
Din fila Inserare, alege Ecuație sau apasă Alt+= (Windows) / Ctrl+= (Mac). Tastează notația standard, ca n^2 pentru exponent. Word va formata frumos ecuația.
16. Protejează documentul
În Windows, Fișier > Informații > Protejează documentul. Pe Mac, Tools > Protect Document. Poți seta documentul doar în citire, cu parolă sau alte restricții.
17. Inspectează pentru date personale
Tot în panoul Fișier > Informații, folosește Inspect Document din meniul „Verifică probleme” pentru a elimina date personale și comentarii înainte de distribuire.
18. Personalizează bara de stare
Fă clic dreapta pe bara de stare și bifează doar elementele dorite, cum ar fi numărul paginii și numărul de cuvinte.
19. Setează formate implicite
În majoritatea dialogurilor de formatare există un buton „Setează ca implicit”. Îl poți folosi pentru font, paragraf, aspect pagină și altele pentru toate documentele noi bazate pe șablonul Normal.
20. Modifică șablonul Normal.dotm
Pentru a avea antet diferit pe prima pagină și numerotare în colțul din dreapta sus pe celelalte, editează direct șablonul Normal.dotm.
Pe Windows, navighează la C:\Users\
Pe Mac, găsește normal.dotm prin Spotlight în Library/Group Containers/…/Templates, editează și salvează.
21. Recuperează comenzile rapide vechi (Windows)
Dacă-ți amintești chinele Alt-I, S pentru simboluri sau Alt-I, B pentru întrerupere de secțiune, funcționează în continuare. Word afișează un mesaj că e o scurtătură din versiuni mai vechi.
Ca să vezi codul Unicode al unui caracter, selectează-l și apasă Alt+X (Windows). Pe Mac, folosește Inserare > Simbol avansat.
22. Personalizează separatoarele de note de subsol
Schimbă lungimea liniei sau textul „(continuă)” în modul Draft (Vizualizare > Draft). Apoi, în References > Inserare notă de subsol, în panoul de jos alege „Footnote Separator” și adaptează-l.
23. Adaugă un calculator pe bara Acces rapid
În Configurare bară Acces rapid (vezi sfatul 6), alege „Toate comenzile” și adaugă Tools Calculate. Tastează o formulă ca (7*9)/5, selecteaz-o și apasă butonul calculator ca să vezi rezultatul în bara de stare.
24. Recuperează vechiul dialog de verificare ortografică
Apasă Alt+F8 și creează un macro numit SpellCheck cu următorul cod:
On Error GoTo errhdl
Dialogs(wdDialogToolsSpellingAndGrammar).Execute
Exit Sub
errhdl:
If Err.Number <> 4198 Then
MsgBox “Error ” & Err.Number & vbCr & Err.Description
End If
Acum Alt+F8 > SpellCheck > Run va deschide vechiul dialog rapid, iar tu poți să-i asociezi o scurtătură de tastatură.
Acestea sunt doar câteva dintre tehnicile posibile în Word. Continuăm să adăugăm și alte trucuri. Spune-ne în secțiunea de comentarii care sunt cele mai utile pentru tine!
