Metodele de colaborare la distanță oferă oamenilor mai multe modalități de a participa și, de obicei, scot în evidență ce e mai bun din munca lor.
Nu trebuie nici măcar să lucrezi de la distanță pentru a folosi aceste trucuri.
Cele mai de succes echipe la distanță colaborează într-un mod care sprijină intenționat oamenii în mediul lor de lucru de la distanță.
Știu că sună puțin circular, dar rămâi cu mine. Ele întăresc abilitatea de a lucra împreună și scot la iveală cele mai bune idei ale fiecăruia.
Iată partea interesantă: aceleași metode îmbunătățesc munca în echipă și stimulează generarea de idei și pentru persoanele care lucrează în aceeași locație, cum ar fi la birou.
Cei mai mulți oameni presupun că colaborarea la distanță înseamnă să te întâlnești pe aplicația ta favorită de conferințe web pentru un apel video și să ai o ședință.
Dar ședințele sunt printre cele mai slab potrivite locuri pentru a genera idei, a analiza în profunzime ideile altora sau pentru a face alte activități cognitive semnificative.
Sunt bune pentru discutarea ideilor în timp real și pentru luarea rapidă a deciziilor, dar acestea reprezintă doar o mică parte din ceea ce înseamnă colaborarea.
Majoritatea locurilor de muncă nu au o cultură de menținere a ședințelor eficiente, așa că oamenii se simt epuizați după ele. Cel mai important, ședințele inhibă creativitatea. Oamenii au mai mult succes și sunt mai inovatori atunci când își demonstrează talentele și intelectul într-un alt mediu.
Lucrez de acasă și scriu despre munca la distanță de mult înainte de pandemia de COVID-19.
Am scris și o carte numită The Everything Guide to Remote Work care vorbește despre cele mai bune metode de colaborare la distanță și alte subiecte conexe. Ideea că ședințele nu scot la iveală ce e mai bun la oameni și, în multe privințe, fac munca la distanță mai dificilă a revenit de multe ori de-a lungul anilor, pe măsură ce am discutat cu lideri ai organizațiilor remote și am studiat cercetări despre productivitatea în astfel de organizații.
Deci, dacă o ședință nu e cea mai bună metodă de colaborare, ce este?
Colaborarea la distanță poate—și de multe ori ar trebui—să fie asincronă.
Asta înseamnă că nu trebuie să aibă loc în același timp pentru toată lumea.
Cele mai bune instrumente de colaborare sunt concepute pentru a fi folosite atât asincron, cât și sincron, astfel încât să ai mereu ambele opțiuni.
Să luăm exemplul unei echipe care generează idei pentru o nouă campanie.
Modul vechi de a lucra presupunea o ședință în care toată lumea era încurajată să își prezinte ideile cu voce tare.
Noul mod, orientat spre munca la distanță, ar putea fi să creezi un document partajat sau un whiteboard virtual, precum Mural sau Miro. Le oferi membrilor echipei acces la acest spațiu online, explici ce vrei să facă acolo, apoi le lași libertatea să adauge idei și să citească contribuțiile celorlalți pe parcursul a câteva zile.
Beneficiile sunt aproape prea numeroase pentru a fi enumerate, dar cele mai importante au legătură cu oferirea timpului și spațiului necesar pentru a lucra în modul care li se potrivește cel mai bine oamenilor.
Iată câteva:
Fără presiunea timpului. În loc să te simți limitat să generezi idei în timpul unei ședințe de 45 de minute, toată lumea are timp să vină cu propuneri.
Brainstorming când suntem cei mai concentrați. Oamenii își pot formula ideile la momentul zilei când mintea lor este cea mai ascuțită, nu neapărat atunci când are loc ședința.
Dezvoltarea ideilor. Oamenii au și timp să reflecteze la gândurile lor și să le dezvolte, în loc să fie presați să împărtășească prima variantă care le trece prin minte.
Editare și prezentare. Lipsa presiunii timpului permite, de asemenea, oamenilor să găsească cea mai bună formă de a-și împărtăși ideile, fie că editează un text, fie că schițează un plan.
Reflecție și inspirație. Fiecare persoană poate să examineze ideile altora, să reflecteze la ele și, eventual, să le folosească ca inspirație pentru propriile idei.
După cum am spus, deși aceste metode sunt mult mai populare în rândul echipelor remote care sunt nevoite să gândească diferit colaborarea, ele sunt la fel de accesibile și aduc aceleași beneficii și echipelor care lucrează față în față.
Alt motiv esențial pentru care colaborarea la distanță este atât de utilă este că elimină multe dintre prejudecățile inerente culturii ședințelor.
Din diverse motive, bărbații tind să vorbească mai mult decât femeile în contexte mixte, iar femeile au mai multe șanse să fie întrerupte de oricine, comparativ cu bărbații.
Eliminarea dinamicii de grup în timp real dintr-o sesiune de colaborare prin trecerea la formatul asincron reduce mult problema „cine vorbește mai mult”.
Colaborarea asincronă și la distanță avantajează persoanele timide și introvertite care nu se simt confortabil să ia cuvântul în ședințe, dar care au perspective valoroase de împărtășit.
Este la fel de utilă și pentru cei care nu stăpânesc bine limba vorbită, cum ar fi vorbitorii non-nativi sau persoanele cu dificultăți de vorbire.
La fel, persoanele cu dizabilități de orice fel beneficiază când pot citi sau asculta contribuțiile celorlalți în ritmul lor și decide cum își formulează propria contribuție.
De ce am așteptat atât de mult ca oamenii să vină cu cele mai bune idei în ședințe? Nu are sens.
Cel mai bun mod de a lucra împreună mai eficient este să folosim lecțiile învățate de organizațiile remote despre colaborare și să le aplicăm peste tot.
Asta nu înseamnă că ședințele sunt inutile. Înseamnă doar că prea multe organizații se bazează pe ele pentru toată munca de colaborare, deși adesea acestea sunt utile doar pentru o mică parte din proces.
De fapt, unele dintre instrumentele online de colaborare menționate au integrate unelte audio sau video pentru întâlniri, așa că după ce oamenii au avut timp să genereze idei și să-și noteze observațiile, toată lumea poate analiza documentul partajat și porni o ședință pentru a finaliza munca care ar fi cea mai eficientă în format sincron.
Așadar, oferă oamenilor mai multe oportunități de a-și aduce cele mai bune idei la masă, sprijinind metodele de colaborare la distanță și folosind software de colaborare.
Pentru mai multe sfaturi despre munca la distanță, vezi poveștile noastre despre cum să lucrezi de acasă.
