Expertul nostru cu experiență în productivitate îți prezintă metoda sa de gestionare a fișierelor digitale. Este ușor de aplicat și, fiind esențială, te va ajuta să îți organizezi aproape tot ce ai în viață.
Dacă înveți să-ți organizezi fișierele pe computer, îți poți organiza orice altceva în viață. Nu e dificil și nu durează mult. Secretul este să găsești un sistem care să se potrivească felului în care gândești fișierele.
Dacă nu ai găsit niciodată un astfel de sistem, merită să încerci pe cel simplu pe care îl descriu mai jos.
Revin aici la subiectul organizării fișierelor pentru că este cu adevărat fundamental. Află-l și vei avea mereu un mod de a organiza aproape orice, de la documente de familie și e-mailuri la fotografii și videoclipuri.
Cea mai bună parte e că acest sistem este complet flexibil. Practic, e imposibil să dai greș și te poți pune rapid la punct dacă o faci.
Metoda: cum să-ți organizezi fișierele
Creează foldere
Secretul curățării fișierelor este să le pui undeva.
Cea mai simplă metodă este să organizezi după timp și, mai exact, după an. Creează câteva foldere denumite 2025, 2024, 2023 și așa mai departe.
În aceste foldere se vor afla fișierele create, modificate sau finalizate în anii respectivi. Nu te complica prea mult și nu începe încă să muți fișierele; ai nevoie de câteva foldere în plus.
Eu am un folder pentru fiecare an începând din 2006. În plus, am unul denumit 2005–MAI VECHI, care conține fișiere din 2005 și anterior. Acest folder final îmi permite să pun acolo fișiere atât de vechi încât nu merită să le clasific mai departe.
Poți alege un alt an de pornire, de exemplu 2020–MAI VECHI, în funcție de momentul în care nu mai are sens să organizezi acele fișiere.
Mai ai nevoie de încă un folder: INBOX. Aici pui toate fișierele de lucru care nu se potrivesc într-un folder de an. „Fișiere de lucru” sunt cele pe care le folosești activ; nu are sens să le arhivezi.
Underscore-ul din INBOX îl menține în partea de sus a listei când sortezi alfabetic folderele.
Poți avea încă unul sau două foldere în funcție de cum vezi tu fișierele (de exemplu, un folder Muzică), dar cele descrise mai sus sunt de ajuns.
Mută fișierele în foldere
Fără să te gândești prea mult, mută în bloc fișierele în folderele corespunzătoare.
Dacă ești copleșit de un haos de fișiere, deschide File Explorer în Windows sau Finder în macOS și sortează totul după dată. Apoi selectează toate fișierele din același an și mută-le în folderul corespunzător.
Aminteste-ți că totul e încă căutabil. Tot ce faci este să sortezi fișierele la nivel înalt, ca să le poți parcurge rapid dacă motorul de căutare nu mai funcționează sau vrei să revizuiești fișierele dintr-o perioadă.
Creează subfoldere în folderul anului curent (opțional)
Acesta este un pas opțional. Creează câteva subfoldere în folderul anului curent pentru a sorta mai bine fișierele.
Începe numele fiecărui subfolder cu anul respectiv, urmat de o descriere scurtă. De exemplu: 2024 Fotografii.
Un subfolder pe care îl am este 2024 IMPOZITE; aici pun documentele fiscale. E singurul care pare neobișnuit pentru că se află în folderul principal 2025.
Asta pentru că lucrez la impozitele pe 2024 în anul 2025. Mi-a luat câțiva ani să înțeleg logica asta și să mă țin de plan, dar funcționează pentru mine.
Nu e obligatoriu să creezi subfoldere, dar e de ajutor dacă ai sute sau mii de fișiere și vrei un control mai bun.
Fă backup
Salvează folderele oriunde dorești, dar fă-ți un imens serviciu și fă backup.
Recomand să folosești un serviciu de stocare și sincronizare în cloud și să salvezi acolo toate fișierele.
Astfel ai nu doar copii ale fișierelor, ci și acces la ele oricând.
Menținerea structurii de foldere
Când spuneam să nu te gândești prea mult la configurarea folderelor sau la unde să pui fișierele, mă refeream serios. Tot așa, nu pune prea mult efort în întreținerea folderelor.
Ideea e ca sistemul să fie atât de simplu încât să nu necesite prea multă atenție. Să poți plasa un fișier fără să te gândești prea mult. Asta e tot.
Nu e nevoie de curățenie anuală masivă. În schimb, gândește-te la menținere la fel ca la igienă: îți periezi dinții de două ori pe zi fără să te gândești prea mult. Devine rutină.
La ce folosește?
La ce folosește tot acest demers? De ce să te deranjezi să îți organizezi fișierele în foldere?
S-ar putea să fii printre cei care se simt mai bine când există un oarecare nivel de ordine. Starea de bine te poate ajuta să fii mai eficient.
Când nu te uiți la un amestec de fișiere pe desktop, distragerea e mai mică.
Un alt motiv e pentru zilele când ai nevoie să găsești rapid ceva, de obicei când ești sub presiune. E și mai stresant dacă nu găsești ce-ți trebuie.
Stresul dispare mai repede când știi exact unde să cauți.
Am experimentat asta cel puțin o dată pe an. Cel mai recent, eram în aeroportul Incheon din Seul cu câteva ore înainte de îmbarcare, când angajații biroului de carantină veterinară au spus că una dintre vaccinările câinelui meu nu era la zi.
Să călătorești internațional cu un câine e extrem de stresant. „Ai nevoie de partea L din DHLPP?” am întrebat. „Leptospiroza?”
M-am uitat calm în dosarul PETRE CĂINI. „A primit acea vaccinare separat, nu la un tratament combinat. Verifică înregistrările din 18 iunie și 2 iulie.”
Așa era, vaccinările erau în regulă.
Poate nu plănuiești să zbori prin Coreea cu câinele, dar data viitoare când vei avea nevoie de fotografii de familie pentru o aniversare, de copia certificatului de naștere sau de fișele de studii la termen, te vei scuti de mult stres dacă știi, în general, unde să cauți.
Ceea ce îmi place cel mai mult la sistemul prezentat este că poți greși fără consecințe. Poți să uiți să-ți organizezi fișierele un an întreg și e foarte simplu să revii în ritm.
Cu alte cuvinte, nu trebuie să fii perfect pentru ca sistemul să-ți aducă beneficii. Trebuie doar să fii dispus să-l încerci.
