Ședințele sunt adesea obositoare și mulți se simt neproductivi în timpul lor.
Poți schimba asta făcându-le mai productive și eficiente cu ajutorul aplicațiilor și instrumentelor potrivite.
Experții spun că ședințele pot reduce productivitatea, însă nu trebuie să fie așa.
Programând doar întâlnirile necesare și alegând ușor ora și data, crești eficiența.
Dacă pregătești o agendă din timp și desemnezi pe cineva să ia notițe, discuțiile vor fi mai relevante.
Când participanții se pot conecta și interacționa simplu, ședința respectă programul și se poate încheia mai devreme.
Deși succesul unei ședințe eficace ține în mare parte de oameni, ai nevoie și de aplicațiile și echipamentele potrivite.
Următoarele instrumente sunt concepute pentru a face întâlnirile mai fluide și mai productive.
Aplicații pentru programarea ședințelor
Înainte de a organiza o întâlnire, trebuie să o programezi. Trimiterea unui e-mail cu mai multe opțiuni de oră este ineficientă.
Aplicațiile de programare oferă sondaje, formulare online și integrări Slack care permit tuturor invitaților să aleagă cea mai bună oră.
Appoint.ly
Appoint.ly este un serviciu simplu de rezervare pentru întâlniri unu-la-unu.
Creezi o pagină de rezervare pe care o împărtășești cu clienții sau colaboratorii.
Acolo pot alege tipul întâlnirii—de exemplu, apel introductiv de 10 minute sau sesiune de training de o oră—și îți trimit o cerere de dată și oră.
Calendly
Calendly ajută persoane și echipe să programeze întâlniri de diverse tipuri.
Creezi opțiuni precum „briefing telefonic de 10 minute” sau „interviu media de 30 de minute” și partajezi linkul personalizat.
Invitații aleg tipul și ora disponibilă, iar aplicația poate atribui automat cererile către membrii echipei liberi.
Doodle
Doodle este o platformă gratuită și o aplicație mobilă cu opțiune Premium pentru programarea întâlnirilor în trei moduri.
Poi crea un sondaj online cu date și ore, iar Doodle evidențiază opțiunea preferată pe măsură ce participanții răspund.
De asemenea, poți configura o pagină personală unde alții văd când ești disponibil și solicită o întâlnire direct.
Outlook
Outlook, parte din Microsoft Office, este soluția standard de programare în mediile corporate.
Poți găsi o oră comună pe baza calendarelor setate de toți participanții și poți rezerva și o sală de ședințe, toate în Outlook.
Atenție, însă: nu este ideal când participanții nu folosesc toți Microsoft Office.
Rallly
Rallly este un software colaborativ de programare, practic un sondaj despre când toată lumea poate participa.
Spre deosebire de Doodle, nu trebuie să-ți faci cont; introduci un e-mail și ești gata de utilizare.
FreeBusy
FreeBusy automatizează atât întâlnirile unu-la-unu, cât și găsirea celei mai bune ore pentru grupuri.
Se integrează cu platforme de videoconferință și completează detaliile, precum linkul și ID-ul întâlnirii.
Woven
Woven face parte dintr-o aplicație de calendar mai amplă și include sondaje pentru grupuri și pagini personale de programare.
Aplicații pentru conferințe video
Tot mai multe ședințe au loc online, așa că ai nevoie de o aplicație de videoconferință de încredere.
Cele mai bune servicii oferă partajare de ecran, tablă virtuală, chat și controale pentru moderatori, ca mutatul participanților.
ClickMeeting
ClickMeeting este ideal pentru afacerile mici care organizează webinarii restrânse.
Permite patru fluxuri video active pe întâlnire și se integrează cu calendarul Outlook și cu Google Calendar printr-un plugin Chrome.
Cisco Webex Meetings
Cisco Webex Meetings este ușor de folosit și include funcții unice, cum ar fi apelarea directă către tine.
Planurile plătite încep de la 13,50 € pe lună. Varianța gratuită permite apeluri video cu până la trei participanți.
Include partajare de desktop, tablă virtuală, video standard și 250 MB spațiu de stocare în cloud.
Zoom Meeting
Zoom Meeting este renumit pentru stabilitatea și calitatea HD a apelurilor.
Oricine poate folosi gratuit varianta de bază, iar planurile plătite încep de la 14,99 € pe lună per gazdă.
Contul gratuit permite până la 100 de participanți și 40 de minute pe apel de grup, cu vizualizare în galerie pentru 49 de persoane.
Luarea notițelor
A avea notițe de la ședințe asigură un istoric clar al discuțiilor și al sarcinilor ulterioare.
Pentru unele întâlniri, aplicațiile de notare permit și înregistrare audio, ideală pentru transcrieri exacte.
Evernote
Evernote oferă înregistrare audio încorporată și OCR pentru imaginile cu tablă.
Dacă echipa folosește Evernote for Business, puteți colabora și actualiza notițele în timp real.
Hugo
Hugo.team te ajută să creezi agende, să notezi idei și să transformi punctele de acțiune în sarcini în Asana, Trello sau Jira.
Este gratuit pentru până la 30 de utilizatori; versiunea Pro costă 399 € pe lună și adaugă rapoarte detaliate.
Microsoft OneNote
Microsoft OneNote integrează înregistrare audio și digital ink, fiind util pentru utilizatorii Office.
Arată ședințele viitoare din Outlook și permite partajarea rapidă a notițelor cu colegii.
Minutes.io
Minutes.io este dedicat redactării minuțioase a proceselor verbale.
Oferă șabloane și scurtături rapide de tastatură pentru a documenta participanții, deciziile și termenele limită.
Funcționează online și offline și se deschide instant pentru notarea rapidă a evenimentelor din ședință.
