Ai nevoie de ajutor pentru a-ți planifica săptămâna? Aplicația Google Calendar te poate ajuta să-ți organizezi lista de activități, să urmărești evenimentele și să îți colorezi programul.
Majoritatea oamenilor ar avea nevoie să fie mai organizați, mai ales cei care lucrează de acasă sau își conduc propria afacere.
Din fericire, avem acces gratuit la Google Calendar. Acesta se poate sincroniza cu alte calendare și aplicații de productivitate, precum Trello sau Notion, și este destul de ușor de folosit.
Merge dincolo de listele de activități scrise de mână: iată cum poți folosi Google Calendar pentru a-ți planifica săptămâna.
Multe persoane folosesc aplicațiile de calendar doar pentru a nota întâlniri sau apeluri Zoom. Acest lucru e util, dar poți face mult mai mult.
Folosind Google Calendar ca planner, poți:
- crea liste digitale de activități
- crea evenimente și sarcini
- atribui culori pentru fiecare element
- setezi mementouri
Totodată, poți adăuga extensii pentru a-i extinde funcționalitatea. Unele sunt estetice, cum ar fi cele care îți permit să setezi o imagine de fundal sau să alegi culori dincolo de cele standard oferite de Google.
Altele se pot integra cu aplicații de videoconferință precum Join.me și BlueJeans.
Înainte să-ți creezi programul, întreabă-te ce faci de obicei. Poate părea simplu, dar notarea sarcinilor regulate și a elementelor importante, precum întâlnirile, te va ajuta să-ți gestionezi mai bine timpul.
Poți începe prin a crea o listă de activități.
Katrina Oko-Odoi, content marketing manager la firma CRM Copper, recomandă să „te gândești atât pe termen scurt, cât și pe termen lung. Notează proiectele sau sarcinile pe care va trebui să le finalizezi, chiar dacă nu e necesar să le termini astăzi sau în această săptămână.”
„Pentru proiectele mai mari, încearcă să le împarți în pași acționabili. Astfel, îți va fi mai ușor să aloci timp în calendar.”
Poți crea lista folosind alte aplicații de productivitate conectate la Google Calendar sau poți utiliza simplu Google Tasks.
Tasks este accesibil din orice aplicație Google Workspace, cum ar fi Drive, Calendar sau Keep. Apasă pe iconița albastră cu bifa din bara de meniu din dreapta pentru a o accesa.
Folosește Tasks pentru a nota activitățile pe care știi că trebuie să le faci pe parcursul săptămânii, fără niciun fel de ordine anume.
Când termini, dă click și trage sarcinile în zile specifice din calendar. De exemplu, dacă vrei să-ți rezervi timp pentru exerciții, creează o sarcină numită „exerciții”, apoi trage-o în ziua și ora dorită.
Gruparea sarcinilor în liste te ajută să le urmărești mai ușor. De exemplu, poți crea o listă numită „treburi casnice” pentru activitățile de rutină sau „administrativ” pentru verificarea email-urilor și programarea întâlnirilor.
Dacă vrei libertatea de a adăuga și organiza sarcini din browser, încearcă extensii precum Tasksboard pentru Chrome.
Google Calendar îți permite, de asemenea, să creezi calendare separate pentru diferite aspecte ale vieții tale.
Poți avea un calendar pentru muncă și unul pentru evenimente personale, populate cu sarcini relevante fiecărei categorii.
Dacă folosești calendarul în principal pentru serviciu, încearcă să creezi un calendar doar pentru întâlniri importante, unul pentru termene limită și altul pentru evenimente de lucru. Poți activa sau dezactiva fiecare calendar din bara laterală stângă.
Pentru a crea un calendar nou, apasă pe simbolul plus (+) de lângă secțiunea „Other calendars” din colțul stâng jos, apoi alege Create new calendar.
Adaugă un nume pentru calendar, scrie o descriere și atribuie un proprietar (dacă mai multe persoane folosesc același cont Google).
Adăugarea de sarcini, evenimente sau mementouri în calendar este simplă.
Fă click și trage pe ziua dorită și va apărea o fereastră în care poți completa detaliile. Sau apasă butonul Create de lângă semnul mare plus din colțul stânga sus.
Dacă vrei ca o sarcină să se repete, dă click pe opțiunea „Does not repeat” de lângă ora sarcinii.
În meniul derulant vei găsi opțiuni precum repetare zilnică, săptămânală, lunară sau într-o anumită zi a săptămânii. Astfel, sarcina „exerciții” poate apărea automat în fiecare săptămână.
Colorarea programului poate părea inutilă, dar ajută la menținerea clarității și la evitarea suprasolicitării.
Când creezi o sarcină sau un eveniment nou, vei vedea un cerc colorat implicit albastru. Dă click pe el pentru a schimba culoarea din calendar.
Nu-ți plac opțiunile disponibile? Dacă ai instalată extensia pentru culori adiționale, apasă pe semnul plus din caseta de culoare și introdu o valoare hex din paleta de culori Google.
Când îți completezi programul, recomandarea Oko-Odoi este să adaugi mai întâi „non-negociabilele”.
Acestea sunt întâlnirile și evenimentele care trebuie neapărat să aibă loc la o anumită zi și oră. Apoi poți completa alte puncte importante din lista de activități, importându-le din Google Tasks sau din orice altă aplicație conectată.
Începe cu cele mai importante activități și lasă suficient timp pentru a nu te simți presat de ritm.
Dacă lucrezi la ceva complex, încearcă să împarți munca în blocuri de timp distribuite pe mai multe zile. Experimentează cu metodele de time blocking și vezi ce ți se potrivește.
De exemplu, YouTuber-ul de productivitate Jules Acree desemnează anumite zile ca „zile de relaxare” (potato days) și altele ca „zile de creație”.
În zilele de relaxare, Acree se ocupă de editare și alte sarcini care nu necesită prezență pe cameră. Zilele de creație sunt rezervate filmărilor și întâlnirilor.
Pentru a crea etichete precum cele ale ei, adaugă un eveniment care durează toată ziua în calendar și denumește-l corespunzător.
Acree mai colorează deadline-urile în galben aprins pentru a ieși în evidență, lucru util mai ales pentru freelanceri. Dacă vrei să afli mai multe despre filosofia ei de organizare, urmărește videoclipul de mai sus.
Ai grijă să-ți programezi și pauze. Cinci ore de muncă continuă pot părea practice, dar te vor epuiza dacă nu iei scurte pauze.
Funcția de mementouri e ideală aici: dacă te lasă munca captiv, programează-ți notificări pentru pauze de întindere pe parcursul zilei de lucru.
Programează blocuri de timp pentru apeluri, incluzând câteva minute pentru pregătire înainte.
Astfel, vei putea să te deconectezi între sarcini și să fii concentrat când intri în conferința Zoom. Poți denumi aceste blocuri „timp de pregătire” și le poți colora diferit față de restul.
În final, uneori pot apărea situații neprevăzute. Când se întâmplă asta, ai nevoie de timp ca să le gestionezi.
Încearcă să lași în program intervale libere pentru apeluri neașteptate sau sarcini neplanificate. Astfel, vei avea încă spațiu pentru activitățile principale planificate.
Cu cât folosești mai mult Google Calendar, cu atât îți va fi mai ușor să-ți organizezi săptămâna.
Învață scurtăturile de la tastatură pentru a face planificarea mai intuitivă și mai simplă.
Pentru a recapitula, elementele de bază ale planificării săptămânii cu Google Calendar sunt:
- notează-ți activitățile și identifică-le pe cele recurente
- categoriză aceste activități
- creează calendare separate pentru fiecare categorie
- completează calendarele cu sarcini
- atribui culori elementelor după categorie
Dacă nu ești sigur că acest sistem ți se potrivește, încearcă-l o săptămână. Deschide Google Calendar, treci în vizualizarea pe săptămână și plănuiește pentru săptămâna următoare.
Poate vei avea nevoie de ajutor suplimentar pentru eliminarea distragerilor, evitarea procrastinării și prevenirea oboselii, ca să îți menții productivitatea.
Completează-ți programul săptămânal planificat și vezi cât de ușor este să îl respecți.
Pentru mai multe sfaturi, consultă sfaturi pentru Calendar și ghidul oficial Google.
