Ședințele sunt costisitoare, distrug concentrarea și rareori sunt la fel de productive cum ar putea fi. Redu semnificativ timpul petrecut în ședințe cu aceste strategii.
Ședințele sunt costisitoare nu doar prin salariile participanților, ci și prin efortul cognitiv, energia și moralul consumate. Ele perturbă atenția și deturnează concentrarea de la sarcinile principale care necesită un nivel ridicat de focalizare.
Alături de e-mail, ședințele sunt considerate de zeci de ani cea mai mare sursă de frustrare pentru angajați.
În contextul muncii la distanță din timpul unei pandemii, când stresul și anxietatea sunt deja ridicate pentru mulți, are sens să reducem activ timpul petrecut în ședințe.
În funcție de rolul tău, s-ar putea să poți renunța la unele întâlniri, fie prin anulare, fie prin neparticipare.
De asemenea, e bine să te întrebi „Ar fi trebuit ca această întâlnire să fie un e-mail?”. Dacă informațiile pot fi transmise mai eficient în alt mod, nu, repet, nu organiza o întâlnire.
Dar ce te faci cu întâlnirile de care nu poți să scapi? Unele întâlniri sunt cu adevărat valoroase și importante.
Întâlnirile permit oamenilor să se cunoască, ceea ce creează coeziune. În special în munca la distanță, întâlnirile ajută la construirea încrederii.
Când apare o problemă urgentă și viteza contează, întâlnirile sunt de obicei cea mai rapidă metodă de identificare a problemelor și luare a deciziilor. Unele întâlniri oferă claritate într-un mod la care alte metode de comunicare nu pot ajunge.
Majoritatea știu că atunci când o întâlnire este absolut necesară, trebuie să existe o agendă cu obiective și să fie distribuită în avans sau să folosești aplicații care să te ajute să organizezi întâlniri mai bune.
Cu toate acestea, puțini urmează acești pași.
De ce nu explorezi alte modalități de a face întâlnirile mai eficiente și de a reduce timpul petrecut în ele? Iată patru strategii pentru a face acest lucru.
Organizează jumătate din întâlnire în avans
În loc să programezi o întâlnire de 60 de minute, alege una de 30 de minute (ideal 20 de minute) și oferă tuturor participanților posibilitatea de a contribui la conținut înainte de întâlnirea propriu-zisă.
Această strategie nu doar scurtează timpul alocat întâlnirii, ci permite și persoanelor introvertite și altora să participe într-un mod mai comod decât să ia cuvântul în timpul întâlnirii.
Cum procedezi? Folosește un instrument de colaborare asincronă, cum ar fi un document partajat sau o tablă online, unde participanții pot citi agenda, scrie întrebări, face brainstorming sau îndeplini orice altă sarcină pentru a „contribui” la întâlnire.
Când oferi oamenilor un loc în care pot citi, digera informațiile, comenta, face brainstorming și gândi asincron, ei pot lua timpul necesar fără presiunea momentului. De asemenea, pot alege momentul potrivit pentru ei, fără să își întrerupă activitățile principale.
Pentru asta poți folosi aplicații precum Miro, Mural, Conceptboard, aplicațiile din Google Workspace (de exemplu Google Docs) sau chiar aplicații de luat notițe colaborative precum Microsoft OneNote.
Prin oferirea unui spațiu în care oamenii să își înregistreze ideile înainte de întâlnirea propriu-zisă, vei obține o participare mai bună din partea celor care altfel nu ar lua cuvântul. Mai important, vei putea reduce semnificativ durata întâlnirii, posibil chiar la jumătate, deoarece o mare parte din muncă a fost deja făcută.
Această strategie nu funcționează pentru orice tip de întâlnire, însă este ideală atunci când toți participanții trebuie să contribuie, precum la sesiuni de brainstorming sau întâlniri de lansare a unui nou proiect.
Atribuie un responsabil pentru timpul întâlnirii
Atribuie un responsabil pentru timpul întâlnirii și prezintă-l ca atare. Această persoană este responsabilă ca întâlnirea să înceapă și să se încheie la timp și ca fiecare secțiune să respecte limita alocată.
Pentru a începe la timp, spune ceva de genul: „Astăzi, Maria va fi responsabilă de timp. Hai să începem imediat pentru a-i ușura munca Mariei.”
Pentru a încheia la timp, responsabilul poate anunța când mai rămân cinci, două sau un minut, în funcție de dinamica și importanța întâlnirii.
Pentru gestionarea diferitelor segmente, de exemplu când participanții se prezintă, poți spune: „Vă rog să vă prezentați și să explicați de ce sunteți în această întâlnire în aproximativ 15 secunde. Ana va fi cronometrist astăzi și își va seta timerul să sune după 15 secunde, ca să respectăm programul.” Astfel, Ana nu va trebui să întrerupă pe cineva; semnalul sonor va lucra pentru ea.
Folosește aplicația stock de pe telefon sau un site gratuit, precum vclock.com, pentru a seta timerul rapid și ușor.
Cere feedback pentru întâlnirile recurente
O strategie pentru a reduce durata întâlnirilor recurente este să ceri feedback participanților. Funcționează cel mai bine pentru întâlniri regulate, precum ședințele de echipă zilnice sau check-in-urile săptămânale și lunare, deoarece formatul și unele subiecte sunt aceleași de fiecare dată.
După o întâlnire, solicită feedback specific, de exemplu:
-
A fost această întâlnire mai lungă sau prea scurtă? Am omis vreun subiect pe care voiai să-l discutăm?
-
Ce subiecte nu meritau atât de mult timp?
-
Ar fi fost mai bine să facem anumite părți în alt mod, de exemplu prin brainstorming într-un document partajat?
Participanții pot avea idei excelente despre cum să îmbunătățiți întâlnirea, fie prin scurtarea duratei, schimbarea formatului sau ambele.
Personalizează întâlnirile unu la unu
Organizația ta poate avea un model pentru întâlnirile unu la unu între angajat și manager. De obicei sunt săptămânale, între 30 și 45 de minute. Dar cine poate spune că acest program este ideal pentru tine?
Cu întâlnirile unu la unu, cele două părți pot și trebuie să aibă un dialog deschis despre frecvența și durata care se potrivesc cel mai bine. Un interval de 30 de minute la două săptămâni poate fi suficient, iar un check-in săptămânal de 15 minute ar putea funcționa mai bine.
Nu este nevoie ca întâlnirile unu la unu să dureze mai mult sau să aibă loc mai des decât necesarul. Propune subiectul în următoarea întâlnire unu la unu și stabiliți împreună timpul optim.
Ședințe mai scurte și mai eficiente
Nu toate întâlnirile pot fi anulate și nici nu toate ar trebui să fie mai scurte decât planifici, în funcție de scop și rezultat. Cu toate acestea, majoritatea întâlnirilor ar putea fi mai scurte și mai eficiente.
Concentrându-te activ pe reducerea duratei întâlnirilor, vei diminua semnificativ frustrarea pe care o generează. Mai mult decât atât, colegii îți vor mulțumi.
