Trecerea la digital este simplă cu aceste 5 aplicații utile

Ești sătul să arhivezi hârtii?

Digitalizarea vieții sau a activității nu este la fel de dificilă pe cât crezi și aceste aplicații îți facilitează procesul.

Renunțarea la hârtie nu trebuie să fie dificilă dacă ai instrumentele potrivite.

Dacă vrei să elimini complet hârtia, există cinci aplicații sau servicii care te pot ajuta să faci această schimbare simplu, eficient și permanent.

Mai întâi, evaluează situația. Unde folosești în continuare hârtie în viața ta?

Poate îți notezi sarcinile într-un carnețel sau ai un teanc de documente semnate cu pixul care nu știi unde să ajungă.

În loc să te simți copleșit de ideea de a elimina toată hârtia, gândește-te la zonele principale unde aceasta este încă prezentă și concentrează-te mai întâi asupra lor.

Când știi exact cu ce te confrunți, ai nevoie de aceste cinci instrumente:

o aplicație pentru lista de activități
o aplicație de scanare
un instrument de semnătură electronică
un serviciu de stocare în cloud și partajare de fișiere
o aplicație pentru luat notițe

Hai să analizăm fiecare instrument și funcțiile sale.

Mai jos găsești recomandări de aplicații specifice pentru a începe.

O aplicație pentru lista de activități

Dacă vrei să renunți la hârtie, trebuie să găsești o aplicație pentru lista de activități care să ți se potrivească și să o folosești constant câteva săptămâni.

Aplicațiile de acest tip sunt mult mai eficiente decât listele pe hârtie.

Poți edita și reordona ușor sarcinile când prioritățile sau termenele se schimbă. De asemenea, poți atribui task-uri altor persoane, primi memento-uri, adăuga linkuri și numere de telefon direct în sarcini.

Preferatele mele sunt Todoist Premium și Asana. Alte aplicații potrivite includ OmniFocus (pentru utilizatorii Apple care urmează metoda Getting Things Done), TickTick (pentru cei care folosesc tehnica Pomodoro) și Workflowy (pentru o experiență extrem de simplă și minimală).

După ce alegi o aplicație, creează inițial trei categorii: Muncă, Personal și Gospodărie.

În secțiunea Muncă notează task-urile pe care trebuie să le finalizezi săptămâna aceasta la serviciu. În lista Personal scrie câteva lucruri de făcut, cum ar fi expedierea unei felicitări sau programarea unei tunsori. Folosește categoria Gospodărie pentru lista de cumpărături și alte sarcini, chiar dacă nu sunt urgente. Poți adăuga și o listă „Într-o zi” pentru restul activităților.

Aceste liste sunt suficiente pentru început.

Pe măsură ce folosești aplicația, vei descoperi cum să-ți organizezi mai bine sarcinile și să setezi memento-uri.

Pentru primele săptămâni, menține listele scurte și simple. Dacă e prea complicat, s-ar putea să renunți. După ce capătă obiceiul, poți rafina modul de lucru.

O aplicație de scanare

O aplicație de scanare este esențială pentru a transforma documentele importante pe hârtie în fișiere digitale.

Odată digitalizate, poți păstra originalele sau le poți distruge și recicla.

Documente pe care le poți scana: declarații fiscale, acte de identitate, certificate (naștere, deces, căsătorie, diplomă), garanții și chitanțe, rețete, precum și instrucțiuni tehnice tipărite, de exemplu pe router.

Prefer aplicațiile de scanare mobilă, care transformă camera telefonului într-un scanner portabil.

Chiar dacă poți folosi un scanner tradițional, aplicațiile mobile sunt mai flexibile și îți permit să scanezi oriunde și oricând.

Aplicațiile avansate detectează marginile documentelor și tipul acestora (pagină de carte, carte de vizită etc.).

Ele pot reuni mai multe pagini într-un singur fișier și includ tehnologie OCR pentru a copia și edita textul scanat.

Dintre acestea, două aplicații disponibile pentru Android și iOS sunt:

ABBYY (mai multe versiuni, la prețuri variate)
SwiftScan (fost Scanbot Pro, gratuită cu opțiuni cu OCR și semnătură electronică contra cost)

Un instrument de semnătură electronică

Dacă treci la digital, ai nevoie să semnezi documente fără să le printezi.

Asta înseamnă să folosești o aplicație care îți permite să creezi și să aplici o semnătură electronică.

Exemple de software care include instrumente de semnătură electronică:

Adobe Reader și Adobe Acrobat
Preview pentru macOS
DocuSign și HelloSign
SwiftScan (menționată anterior)

Crearea semnăturii este adesea cea mai dificilă etapă, deoarece semnăturile realizate cu mouse-ul sau touchscreenul pot arăta neîngrijit.

În mod obișnuit, poți semna pe hârtie și scana semnătura pentru un rezultat mai natural.

Odată creată, semnătura poate fi salvată și folosită ori de câte ori ai nevoie.

Dacă vrei instrucțiuni mai detaliate, vezi cum să semnezi un PDF cu Acrobat Reader sau în Preview pe macOS.

Un serviciu de stocare în cloud și partajare de fișiere

Un serviciu de stocare în cloud îți face documentele accesibile de pe orice dispozitiv.

De asemenea, îți permite să partajezi fișiere mari fără a le trimite prin email.

Câteva dintre cele mai cunoscute servicii sunt Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Box și iCloud Drive de la Apple.

Multe aplicații de sincronizare permit și salvarea fișierelor offline, utilă pentru documente de urgență, cum ar fi certificate de asigurare sau acte de identitate.

O parte dintre aceste servicii oferă și instrumente avansate de partajare. Trebuie doar să plasezi fișierele într-un folder și să generezi un link de acces.

Unele permit monitorizarea descărcărilor sau setarea unei date de expirare pentru link.

O aplicație pentru luat notițe

Aplicațiile pentru luat notițe sunt ideale pentru organizarea ideilor, recomandărilor, rețetelor și altor informații pe care altădată le notai pe hârtie.

Recomand frecvent Evernote, Microsoft OneNote și Joplin.

Dacă obișnuiai să printezi pagini web, un web clipper integrat în aplicație îți permite să salvezi conținutul relevant într-o notiță, eliminând reclame și elemente inutile.

Eu îl folosesc pentru a salva și organiza rețete.

Aceste aplicații sunt perfecte pentru a nota recomandări de restaurante, filme, orar și alte informații diverse. Poți face și fotografii pe care să le salvezi ca notițe.