O listă la care te uiți e o listă folosită.
În decembrie, un prieten mi-a cerut sfaturi despre productivitate. Avea multe sarcini de gestionat și le nota într-un tabel. I-am recomandat câteva aplicații, dar i-a plăcut foaia de calcul, așa că ne-am concentrat pe ea.
Când l-am văzut recent, mi-a spus că un singur sfat i-a rămas în minte și i-a schimbat radical productivitatea: „Verifică-ți foaia de calcul în fiecare zi.”
De atunci, a îmbunătățit semnificativ eficiența și abilitățile de gestionare a sarcinilor. Face progrese mari în muncă. Poate părea simplu, dar consultarea zilnică a listei, a foii de calcul sau a aplicației de gestionare a sarcinilor e cheia organizării.
Permite-mi să-ți explic de ce contează, cum ajută și ce altceva poți face pentru a obține cele mai bune rezultate.
Notăm sarcinile ca să nu fim nevoiți să le reținem și să eliberăm mintea pentru gânduri mai complexe. Cu ele scrise, ne putem concentra pe realizarea lor în loc să ne stresăm că le uităm. Acestea sunt principalele avantaje ale unei liste de sarcini sau a unei foi de calcul.
Când ne revizuim zilnic lista și detaliile sarcinilor, ne asigurăm constant că prioritatea lor e corectă și le corectăm dacă e nevoie. Astfel îți păstrezi controlul și surprinzi rapid orice sarcină care trebuie realocată.
O altă consecință a consultării zilnice este că îți structurezi timpul în trei faze, decizând:
Ce trebuie făcut mai întâi
Ce altceva trebuie făcut astăzi
Ce poate aștepta sau ar trebui făcut după azi
Dacă e luni, nu trebuie neapărat să-ți programezi sarcinile pentru joi și vineri (deși unii fac asta). Poți însă să treci rapid în revistă tot ce urmează și să elimini mental sarcinile care nu trebuie făcute azi.
Rezultatul este că îți restrângi aria de concentrare la ce contează astăzi, ceea ce face mai ușoară gestionarea activităților curente.
Un efect neintenționat, dar util, al revizuirii zilnice a sarcinilor și împărțirii timpului este că nu fii niciodată luat prin surprindere. Dacă ai o sarcină importantă pentru joi și o vezi luni, marți și miercuri, te poți pregăti din timp pentru ea.
De exemplu, în funcție de efortul necesar pentru sarcina de joi, ai putea să-ți iei o zi mai lejeră miercuri sau să te asiguri că nu ai prea multe activități vineri.
Consultarea zilnică a listei de sarcini îți menține obiceiul de a o folosi. De câte ori ai făcut parte dintr-o foaie de calcul colaborativă sau o listă de sarcini care a fost abandonată după doar câteva zile sau săptămâni? Cel mai probabil, cine a creat lista nu a deschis-o și nu a revizuit-o zilnic.
Dacă nu folosești sistemul pe care ți l-ai creat, la ce bun? Cel mai sigur mod de a te angaja să îl folosești este să îl verifici în fiecare zi, de mai multe ori. Îți recomand să faci din prima privire a zilei un obicei, alăturându-l altei rutine matinale pe care o ai deja, cum ar fi să bei cafeaua sau să verifici e-mailul.
Pe lângă faptul că îți verifici zilnic lista de sarcini sau foaia de calcul, încearcă să reduci numărul de liste sau tabele pe care le folosești. Dacă sunt prea multe, nu vei reuși să le urmărești pe toate.
Simplificarea sistemului cu doar câteva liste îți ușurează urmărirea și utilizarea acestuia.
Pentru mai multe sfaturi despre productivitate și organizare, vezi 10 sfaturi pentru a face liste de sarcini mai bune.
Și amintește-ți: o listă pe care o verifici este o listă folosită.
