Care este cea mai bună modalitate de a scana, salva și organiza documente importante de familie, cum ar fi certificatele de naștere, pașapoartele și titlurile de proprietate?
În situații de urgență, ultimul lucru pe care îl dorești este să cauți hârtii. Același lucru este valabil în momentele de stres sau de tristețe profundă.
Cea mai bună metodă pentru a avea documentele importante la îndemână este să renunți la hârtie prin digitalizarea lor. Apoi salvează fișierele electronice într-un loc de unde le poți accesa de pe computer, tabletă sau smartphone.
În multe cazuri, ar trebui păstrate și copiile fizice, dar asta nu te împiedică să faci o copie digitală. Există atât de multe avantaje în a proceda astfel.
În primul rând, obții o copie de rezervă, ceea ce este extrem de util dacă se întâmplă ceva cu originalele. În al doilea rând, poți accesa documentele oricând și oriunde, atât timp cât ai o conexiune sigură la internet.
În plus, informațiile digitizate se pot căuta cu ajutorul cuvintelor cheie, fără a răscoli mormane de hârtii. În cele din urmă, este mult mai simplu să trimiți un fișier electronic unui avocat, unui consultant financiar sau unui membru al familiei.
Ce documente de familie merită digitalizate și care este cea mai bună modalitate de a le scana și stoca astfel încât să fie sigure, ușor de găsit și mereu disponibile?
Exemple de documente de digitizat
Nu este nevoie să digitalizezi totul. Poate nu vei avea nevoie de fiecare factură de utilități sau extras de cont bancar, mai ales dacă le poți accesa direct online.
Concentrează-te pe documente pe care e posibil să le folosești la un moment dat sau pentru care e bine să ai o copie de rezervă. Printre exemple se numără:
- Certificate de naștere, acte de adopție, certificate de căsătorie, divorț sau parteneriat
- Pașapoarte, permise de conducere și cărți de identitate
- Rapoarte medicale, inclusiv fișe de vaccinare și imunizare
- Documente veterinare pentru animale de companie
- Transcrieri oficiale și certificate de absolvire
- Titluri și acte de proprietate
- Contracte de închiriere și împrumuturi
- Declarații fiscale
Imaginile de familie pot părea asemănătoare, dar necesită un proces diferit de scanare și salvare. Pentru ele este nevoie de rezoluție mai mare și de atenție la culoare sau tonuri sepia.
Dacă ai documente istorice valoroase sau fragile, tratează-le ca pe fotografii. În cazul documentelor foarte delicate, ia în considerare consultarea unui arhivist sau a unor sfaturi din partea arhivelor naționale.
Cum să digitalizezi documentele importante
Mai întâi, vezi cum să scanezi un document și să-l transformi într-un fișier electronic.
Nu ai nevoie de un scanner de birou pentru rezultate profesionale. Un smartphone cu o aplicație de scanare, o suprafață cu contrast ridicat și o iluminare bună sunt suficiente.
Pentru a scana un document:
- Așază hârtia pe o suprafață cu contrast ridicat și asigură-te că e suficientă lumină, ideal lângă o fereastră.
- Întinde documentul cât mai plat; multe aplicații corectează curburile, dar o suprafață plată ajută.
- Deschide aplicația de scanare și poziționează telefonul paralel cu documentul. Majoritatea detectează automat marginile.
- Aplicația scanează de obicei automat; dacă nu, atinge ecranul ca să finalizezi scanarea și adaugă pagini suplimentare dacă e cazul.
Multe aplicații de scanare sunt gratuite sau oferă o versiune de bază fără costuri. ABBYY FineScanner și Microsoft Office Lens sunt două exemple bune.
Dacă vrei să editezi documentele scanate, alege o aplicație care oferă recunoaștere optică a caracterelor (OCR) și conversie în text editabil.
Unde să stochezi documentele în siguranță
Dacă folosești deja un serviciu de stocare în cloud, precum Google Drive sau Microsoft OneDrive, are sens să salvezi acolo și documentele de familie.
Dropbox, Evernote, Google Drive și OneDrive sunt opțiuni populare și integrate cu multe aplicații de scanare. Alege un serviciu care criptează datele și folosește o parolă puternică și unică.
Un manager de parole te va ajuta să gestionezi parolele complexe și să-ți protejezi conturile.
Cum să organizezi documentele digitale de familie
Poți crea foldere și subfoldere pentru fiecare tip de document, dar acest sistem poate deveni complicat rapid.
O metodă simplă este organizarea pe ani. Creează foldere pentru ultimii 10 ani și unul numit „2010 și mai vechi” pentru restul documentelor.
Sortează documentele în funcție de anul emiterii sau de anul școlar pentru transcrieri. Dacă un folder devine prea aglomerat, adaugă subfoldere tematice, cum ar fi „Documente fiscale 2020”.
Când scanezi, dă fișierelor un nume clar de la început, de exemplu „Vaccinare copil 2021”. Acest obicei îți va ușura căutarea ulterioară.
Dacă scanezi volume mari de documente deodată, concentrează-te mai întâi să le salvezi în folderul potrivit și adaugă subfoldere după cum ai nevoie.
Păstrează-ți scopul în minte
Amintește-ți de ce digitalizezi documentele. Pentru unii, scopul este să ai o copie de rezervă. Pentru alții, este să trimiți rapid fișierele acelei persoane care are nevoie.
Dacă știi exact la ce folosești fișierele, vei alege mai ușor numele și organizarea potrivită. Astfel, proiectul devine mai simplu și vei obține rezultate excelente.
