Evită un coșmar de călătorie informând-te cum să te pregătești pentru o călătorie de afaceri fără probleme.
Imagine reprezentativă: images/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip-featured-dl-1.jpg
Oricine are o poveste de groază din călătoriile de afaceri.
O dată, receptionistul de la hotel a spus că încercam să mă cazezi cu o zi înainte de rezervare și că nu aveau cameră pentru mine în acea seară. Am ajuns să stau cu un coleg foarte generos care avea un pat în plus.
Un fost coleg a rămas blocat în Rusia aproape o săptămână din cauza unei erori inexplicabile legate de manifeste și vize (sau poate pentru că nu a oferit mită).
Recent, o prietenă nu a fost informată că întâlnirea de la ora 9 presupunea plecarea cu barca la ora 7 și a ajuns cu două ore întârziere.
Călătoriile de afaceri pot merge prost, dar poți reduce șansele de incidente cât te pregătești. Dacă nu ai mai călătorit de serviciu de ceva timp, s-ar putea să uiți chiar și modul potrivit de a-ți împacheta bagajele!
Iată câteva sfaturi și reamintiri pe care să le verifici înainte de următoarea călătorie de afaceri.
Mi s-a întâmplat să ajung pe aeroport doar ca să descopăr că un bilet pe care credeam că a fost plătit de agentul de turism sau sponsor era doar rezervat. Nici măcar nu fusese achitat! Am fost nevoit să mă întorc acasă cu taxiul în loc să plec în călătoria de afaceri.
Confirmă-ți întotdeauna rezervarea cu cel puțin 48 de ore înainte de plecare. „Confirmat” înseamnă să faci toate verificările necesare pentru a te asigura că totul e în regulă.
Pentru bilete de avion, verifică numărul de referință împreună cu numele tău online pentru a fi sigur că biletul e cumpărat, nu doar rezervat. Pentru hoteluri, sună direct la recepție și verifică datele și adresa; dacă ai nevoie de facilități speciale, cum ar fi cameră accesibilă sau frigider pentru medicamente, confirmă și aceste detalii. Procedează similar pentru mașini de închiriat, bilete de tren și alte mijloace de transport. E mult mai ușor să rezolvi probleme cu două zile înainte decât în ultimul moment.
Când lucram la acest articol, am întrebat colegii despre poveștile lor de groază din aeroporturi. Mulți au menționat „alergarea prin terminal”, acea fugă fără suflare într-un aeroport aglomerat, pe care oricine a văzut Singur Acasă și-o imaginează instantaneu.
Când planifici o călătorie de afaceri, nu accepta escală mai scurtă de trei ore, indiferent dacă tu sau altcineva (de exemplu un agent de turism) face itinerariul. Sfatul era diferit acum câțiva ani, dar acum, cu 11% mai multe zboruri anulate și întârziate față de perioada de dinainte de pandemie, trei ore sunt timpul minim.
Când primești itinerariul, verifică cu atenție timpii de escală. Dacă nu ai destul timp pentru conexiune, nu aproba biletul și cere un nou itinerar. La sosire, prezintă-te cu două ore înainte dacă cunoști aeroportul și cu trei ore înainte dacă ești la prima vizită.
Dacă nu ai călătorit mult în ultimii ani, verifică din timp data de expirare a pașaportului și a celorlalte acte de identitate înainte de a rezerva bilete de avion sau orice călătorie internațională. Lasă-ți suficient timp pentru reînnoire, deoarece unele autorități au întârzieri la procesare după perioadele de subpersonal din pandemie.
Întotdeauna e recomandat, indiferent de tipul călătoriei, să lași unei persoane de încredere o copie alb-negru a paginii cu datele din pașaport. Păstrează și tu o copie digitală, atâta timp cât o ții într-un loc sigur. De exemplu, un serviciu cloud criptat este OK, cu parolă și mai bine. În caz de pierdere sau furt, copia ajută la eliberarea rapidă a unui pașaport de urgență printr-o ambasadă sau consulat.
De ce ai nevoie pentru a te conecta la serverele și sistemele companiei în timpul călătoriei? Dacă nu ai mai călătorit de ceva vreme, e posibil ca echipa IT să fi actualizat politicile de securitate. Ai nevoie de VPN special? Se deconectează singură de la orice Wi-Fi nesigur? Verifică cu IT-ul înainte de plecare. Și cere un număr de telefon pentru situații în care nu poți accesa e-mailul, Slack sau alte instrumente de comunicare.
Știai că ar trebui să lași bacșiș personalului de curățenie când faci check-out? Mulți nu știu această regulă. În SUA și Canada, în mod normal lași câțiva euro pentru fiecare zi de ședere. În alte țări nu e obligatoriu, dar e apreciat. Lasă bani în cameră la plecare. Dacă nu ai cash, scrie pe o hârtie „Mulțumesc!” și angajații vor înțelege.
De asemenea, poate ai nevoie de numerar pentru portbagaj (bellhop) sau valet. Sau dacă ajungi la o întâlnire cu mașina și singura opțiune e valet parking. Dacă nu porți de obicei cash, oprește-te la un bancomat care emite bancnote mici sau vizitează o bancă locală pentru câteva bancnote de 1 și 5 euro.
Imagine 1: images/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip-1.jpg
Dacă participi la o conferință mare, mulți au aceleași încărcătoare și cabluri ca tine. Așa că etichetează-ți echipamentele. Nimeni nu regretă că deține un aparat de etichetare. Fă etichete cu numele tău pentru încărcătoare, adaptoare USB și orice altceva nu vrei să pierzi.
Mulți știu că pot salva Google Docs offline și descărca pagini web și articole pentru mai târziu. Pentru călătoriile de afaceri, ar trebui să ai și copii offline ale itinerariului și programului.
E util să poți accesa rapid numărul de confirmare sau adresa următoarei întâlniri fără Wi-Fi sau date mobile. Sunt aplicații de călătorie bune, precum TripIt sau TripCase, care îți centralizează itinerarul. Dar e la fel de bine să folosești un document Word sau o aplicație de notițe dacă preferi.
Când am câteva minute libere, de exemplu așteptând îmbarcarea, deschid informațiile importante și fac capturi de ecran pe telefon. Astfel, ele se salvează în fotografii și pot fi accesate atâta timp cât telefonul e încărcat.
Imagine 2: images/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip-2.jpg
Imagine 3: images/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip-3.jpg
Imagine 4: images/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip-4.jpg
Întreaga mea viață de adult am căutat o metodă inteligentă și eficientă pentru a-mi aminti să cer întotdeauna chitanță în timpul unei călătorii de afaceri. Sunt bun la digitalizarea chitanțelor după ce le colectez, pentru că folosesc de mult timp aplicații de scanare și încerc să fiu fără hârtie. Partea dificilă este să-mi amintesc să cer chitanța chiar în momentul achiziției.
Am încercat diverse tactici, cum ar fi să păstrez un plic mic pentru chitanțe lângă portofel, astfel încât când bag mâna în geantă să văd plicul și să-mi aduc aminte să cer chitanța. Acum, când plata contactless cu telefonul e destul de comună, acest sistem nu mai funcționează. Dacă folosești telefonul pentru plăți, poți măcar să printezi dovada tranzacției din portofelul digital. Nu e o chitanță oficială, dar e aproape la fel de bună.
Imagine 5: images/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip-5.jpg
Majoritatea companiilor îți permit să faci raport de cheltuieli chiar dacă nu ai chitanță pentru fiecare sumă, atâta timp cât e vorba de o sumă sub o anumită limită în euro. Ideal e să ai chitanță, dar dacă mai lipsește una sau două, întreabă dacă poți trimite raportul fără ele.
Imagine 6: images/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip/10-business-travel-tips-you-probably-forgot-since-your-last-trip-6.jpg
Această eră a confortului devine frustrantă când zborul e întârziat, trenul stă pe loc sau liftul e blocat. O baterie externă, cunoscută și ca încărcător portabil sau power bank, îți poate revitaliza dispozitivele descărcate.
Asigură-te că aduci o baterie cu port compatibil cu cablurile tale, fie USB, fie USB-C. Astfel, nu vei rămâne niciodată fără ceas, telefon, eReader, tabletă, căști wireless sau orice alt dispozitiv care necesită energie.
Ce ai face dacă ești departe de casă și dispozitivele s-ar defecta sau ar fi furate? Sau dacă o pană de curent te deconectează pentru o zi întreagă sau mai mult? Știai unde ești, ce să faci, pe cine să suni sau cum să te întorci acasă?
Dacă ești extrem de precaut, ai salva pe hârtie informațiile esențiale pentru astfel de situații, pe lângă copiile digitale.
Majoritatea oamenilor consideră exagerat să imprime adrese, numere de telefon sau itinerarii la fiecare călătorie, dar merită să o faci pentru cele mai importante sau stresante călătorii. De exemplu, m-am mutat de câteva ori în străinătate pentru jobul partenerului și avem animale de companie. E esențial să am toate documentele tipărite în triplu exemplar.
Încearcă să intri într-o țară străină cu animale vii fără aceste hârtii… nu e de dorit să lași nimic la voia întâmplării, iar atunci ai nevoie de copii tipărite ale informațiilor cheie.
Pentru mai multe sfaturi legate de muncă, vezi 20 de sfaturi pentru munca de acasă și ghidul despre cum să creezi un echilibru mai bun între viața profesională și cea personală.
