A fi ocupat, sau măcar să fii perceput ca atare, nu folosește nimănui. Acum afli cum să te asiguri că ai suficient timp pentru ce trebuie și vrei să faci.
Ce dreptate morală e în a fi ocupat? Nicio. Asta e valabil atât la serviciu, cât și în viața personală, deși aici mă concentrez mai mult pe primul aspect.
Obținerea reputației de persoană ocupată era cândva un simbol al statutului. Se credea că dacă ești ocupat, muncești din greu și faci lucruri importante. Cât de productiv!
Dar e, de fapt, cea mai proastă reputație, pentru că nu a avut niciun merit atunci și nici acum. Tot mai mulți oameni văd eticheta “ocupat” ca pe dovadă că nu ești eficient la serviciu, că ești exploatat de șef sau că încă mai crezi că e mândrie să fii ocupat.
Oamenii ocupați simt presiunea de a termina totul și au termene-limită foarte strânse. Fie nu au suficient timp pentru tot ce trebuie să facă, fie abia le ajung orele. De aceea sunt ocupați.
Fiecare minut al zilei de lucru e planificat sau, cel mai probabil, sunt în datorie de timp. Asta nu are nicio legătură cu a fi productiv la serviciu — dimpotrivă.
A fi în datorie de timp înseamnă același lucru cu a resimți o penurie de timp. Oamenii care resimt o penurie, de orice fel, nu funcționează la capacitate maximă.
Cercetătorii au studiat comportamentul oamenilor când se confruntă cu lipsa banilor, a bunurilor, a timpului și, într-un experiment controlat, a resurselor dintr-un joc de societate. Când nu ai suficient din ceva, iei decizii mai proaste, iar memoria ta nu e la fel de ascuțită.
În special, când lipsesc orele, oamenii au dificultăți să fie prezenți în momentele petrecute cu cei dragi, fiind distrași de gândul la ce altceva ar putea sau ar trebui să facă. Pentru o analiză detaliată a mentalității de penurie, recomand cu căldură Scarcity: Why Having Too Little Means So Much de Sendhil Mullainathan și Eldar Shafir.
Vreau să împărtășesc două perioade în care am fost prea ocupat la serviciu.
Prima experiență a fost la începutul carierei mele. Eram editor de producție la o revistă care apărea la fiecare trei săptămâni și ajutam și la o publicație trimestrială.
În primele săptămâni la acest job învățam totul de la zero (inclusiv utilizarea unor programe noi și jargonul tehnic din articolele pe care le corectam). De asemenea, am cerut șansa de a scrie articole de știri, lucru pe care editorii mi l-au permis ocazional.
M-am suprasolicitat puțin, dar mă descurcam rezonabil. Apoi a intrat în producție revista trimestrială și nu am mai ținut pasul.
În loc să ajung la birou la 8:30, ca toată lumea, veneam la 7:00. Sâmbătă și duminică mai dădeam pe acolo câteva ore ca să recuperez.
Îmi era atât de puțin somn încât luni dimineața mă simțeam epuizat, parcă sub apă, și aproape că plângeam când încercam să aranjez paginile pentru revista trimestrială pe care încă nu o cunoșteam. În acest caz, eu eram de vină pentru suprasolicitare.
Ar fi trebuit să cer ajutor și să renunț la orice altă sarcină care nu era strict a mea, cum ar fi scrierea articolelor de știri.
A doua dată a fost mult mai târziu în cariera mea, la un alt job unde gestionam singur mai multe publicații. Singurele persoane care mă ajutau erau voluntari, și aveam doar atât resurse.
Șeful meu avea așteptări mari despre cum ar trebui să arate publicațiile și cât de bine se vor descurca. Am dat tot ce am putut, dar de îndată ce am simțit că mă copleșesc, că termenele-mi pot aluneca și că rezultatele nu sunt suficiente, am analizat cu atenție situația.
Publicațiile nu erau suficient susținute de personal, iar cerințele șefului erau nerealiste. În plus, când îi spuneam că am probleme, mă ignora și nu-mi permitea să iau decizii fără aprobarea lui.
Eram blocat. Așa că am decis să nu mă epuizez pentru acest angajator, mai ales că nu existau consecințe reale dacă publicațiile nu mergeau bine (era o instituție nonprofit!). Am început să caut un alt job.
Există o zonă de echilibru a nivelului de ocupare, similară cu punctul optim de stres. Puțin stres e benefic și se numește eustres.
Stresul potrivit, în cantitatea potrivită, creează motivație și te face să te simți ambițios, plin de energie sau entuziasmat. Dar prea mult stres îți poate afecta emoțiile, mintea și corpul. Oamenii care sunt suficient de ocupați, dar nu excesiv, pot avea senzații asemănătoare.
Totuși, ai depășit punctul de echilibru când nu mai ai nicio marjă de manevră. Toată lumea are nevoie de un pic de libertate, sau de timp de vacanță.
Îl folosești pentru zile de boală, pentru urgențe familiale și pentru sănătatea ta mintală. Dacă ideea de a lua trei zile libere pe neașteptate te panichează, înseamnă că ceva nu e în regulă.
Ești prea ocupat la serviciu. Nu ar trebui să fii niciodată atât de indispensabil încât absența ta câteva zile să creeze haos.
Dacă ești într-un loc de muncă în care nimeni nu poate prelua sarcinile tale timp de trei zile, îți recomand serios să reconsideri acel job. Iar dacă ție ți se întâmplă asta la propria afacere, poate e timpul să angajezi pe cineva.
Nu poți controla întotdeauna cât de ocupat ești. Uneori obligațiile personale se suprapun peste timpul de lucru sau apar prea multe situații neprevăzute.
Când mă simt copleșit și pe punctul de a fi prea ocupat, prima mea linie de apărare este să spun nu. Analizez toate obligațiile și renunț la cea mai puțin importantă.
De exemplu, trebuie neapărat să îi cumpăr o nepotă cadou sau pot să întreb una din surori dacă pot contribui la ce cumpără ele? Întreabă-te: Trebuie să gătesc ceva de la zero pentru evenimentul școlii copiilor? Trebuie cu adevărat să particip la acel eveniment?
În plus, spune nu ședințelor. Ar trebui să refuzi întâlnirile chiar înainte de a ajunge să fii prea ocupat.
Foarte multe ședințe nu sunt esențiale. Dacă ai întâlniri periodice, cum ar fi discuții individuale cu șeful sau cu subordonații, propune să le anulezi o dată la trei sau patru săptămâni.
Dacă nu ai nimic important de discutat, amână conversația și recuperează-ți timpul.
Un alt obicei util e să îți rezervi în fiecare zi câteva ore doar pentru tine. Dacă îți faci treaba cea mai bună dimineața, nu programa nimic altceva atunci.
Nu accepta întâlniri și nu face programări la doctor în acel interval. Poți chiar să blochezi acel timp în calendar ca timp de concentrare, dacă asta te ajută.
În cele din urmă, pune-ți nevoile înaintea jobului și a așteptărilor altora. A învăța să prioritizezi corect nevoile tale e esențial pentru a fi eficient într-o lume cu granițe sănătoase.
Nu fi ocupat. Nu te lăsa prins în agitație. Nu lăsa pe alții să te transforme într-o persoană copleșită.
Există o cale mai fericită de a fi.
