“Ce instrument mă va ajuta să îmi gestionez mai bine afacerea în creștere?” Un cititor pe nume Rafael mi-a scris luna trecută pentru a pune această întrebare. Citise despre unele dintre cele mai bune instrumente de management al proiectelor, software-uri de management al muncii, programe de comunicare și toate acele alte aplicații de productivitate menite să facă o afacere să prospere. Dar nu reușea să își dea seama care dintre ele ar funcționa cel mai bine pentru a-și gestiona munca.
“Tocmai am început să lucrez pentru o mică firmă de investiții imobiliare,” a scris el, “și au nevoie cu adevărat de ajutor pentru automatizarea proceselor lor. Ei gestionează lucrurile în principal prin email (argh!) și cu planuri de extindere, nu este o structură scalabilă în acest moment. Mă gândeam să folosesc fie Asana, fie Teamwork Projects pentru a eficientiza operațiunile și aș dori părerea ta. Ca să îți ofer o perspectivă, echipa este formată din cinci angajați interni care lucrează cu investitori pentru a cumpăra și vinde proprietăți.”
Rafael a explicat în continuare că vede fiecare proprietate ca pe un “proiect” și dorea să poată crea o listă de sarcini pentru fiecare, care să fie atribuite angajaților după cum este necesar. Organizația gestionează între 150 și 200 de “proiecte” în același timp. Și din când în când, jucători externi au nevoie de informații despre proces.
El a mai spus că flexibilitatea și colaborarea în echipă erau de cea mai mare importanță, așa cum sunt în multe companii. Dar părea destul de hotărât să folosească fie Asana, fie Teamwork Projects. Iată răspunsul meu:
Pachet de cărți vs. joc de masă
Gândește-te la Asana ca la un pachet de cărți și la Teamwork Projects ca la un joc de masă. Cu un pachet de cărți, poți juca un joc creat de altcineva sau îți poți inventa propriul joc. Cu un joc de masă, jocul vine cu reguli, și le poți modifica dacă dorești, dar, în general, jocul de masă este conceput pentru a fi jucat respectând regulile.
Din experiența mea, Asana necesită timp pentru a fi implementat corect, dar în cele din urmă, îl poți folosi cum dorești. Primele zile vor fi cu adevărat confuze pentru toți cei care învață să folosească sistemul. Motivul este că echipa ta va trebui să stabilească regulile pentru utilizarea acestuia. Nu există o modalitate corectă sau greșită de a folosi Asana.
După câteva săptămâni, sperăm că cei cinci angajați vor fi la bord și probabil vor începe să își ajusteze regulile în acest moment. Asana necesită încercări și erori. De asemenea, necesită o comunicare solidă în echipă pentru a se asigura că toată lumea folosește instrumentul în același mod.
Acum să vorbim despre Teamwork Projects. Echipa ta va avea nevoie de timp pentru a se obișnui cu Teamwork Projects, de asemenea, dar dintr-un motiv diferit. Oamenii vor explora toate funcțiile și vor introduce sarcini pentru prima dată. Echipa ta va crea probabil o mulțime de șabloane pe care le pot reutiliza pentru următoarea vânzare sau achiziție. Dar cu Teamwork Projects, cheia este că vei trata fiecare achiziție sau vânzare imobiliară ca pe un proiect.
Proiectele au întotdeauna date de finalizare, iar în cazul tău, este data închiderii. De obicei, au repere, poate intrarea în contract sau obținerea banilor în escrow. Și cu proiectele, datele pentru aceste termene și repere contează. Nu am idee dacă termenele contează pentru echipa ta sau nu. Echipa ta spune lucruri de genul “Să cumpărăm această proprietate până la 1 octombrie” sau doar “Să cumpărăm această proprietate” fără a ști cât va dura? Dacă ai termene fixe, Teamwork Projects este probabil mai bun.
Instrumentele de management al proiectelor, cum ar fi Teamwork Projects, îți permit să creezi dependențe între sarcini, astfel încât o sarcină nu poate avea loc până când toate sarcinile dependente nu sunt finalizate. De exemplu, dacă nu poți intra în contract până când inspecția nu este finalizată, asta este posibil să fie configurat în Teamwork Projects. Cu Asana, echipa ta poate alege să joace după acea regulă, dar nu va fi parte din sistemul în sine. Poți folosi ambele instrumente gratuit pentru a-ți face o idee despre cum funcționează, apoi să faci upgrade la un cont plătit care va avea mai multe funcții.
Alegerea unui instrument
Am verificat cu Rafael câteva săptămâni mai târziu pentru a vedea dacă a luat o decizie și cum funcționa instrumentul pentru echipa sa. A ales să încerce Teamwork Projects. Punctul de vânzare, a spus el, a fost capacitatea de a crea dependențe între sarcini. Configurarea dura ceva timp, așa cum era de așteptat, dar Rafael avea și vești bune de împărtășit:
“O revelație demnă de menționat este că există o ofertă de startup Teamwork Projects, unde oferă startup-urilor un an de software gratuit! A fost foarte benefic în luarea deciziei,” a scris Rafael.
