În timpul oricărui proiect, a ști cum să comunici, precum și când să folosești un serviciu de management al proiectelor pentru comunicare, este esențial. Comunicarea cu toți factorii interesați este cel mai important factor pentru succesul managementului de proiect, conform unui raport al Institutului de Management al Proiectelor. Comunicările slabe sunt adesea cauza altor probleme care duc un proiect pe o cale greșită sau îl scufundă complet.
Ce înseamnă comunicarea clară, deschisă și eficientă în termeni de management al proiectelor și cum o faci? Columna de săptămâna trecută “Organizează-te” a analizat cum să începi să gestionezi un proiect. Principalele concluzii au fost despre definirea proiectului (și asigurarea că este un proiect și nu doar muncă continuă) și cerințele, domeniul de aplicare, livrabilele, etapele și jucătorii săi, inclusiv factorii interesați. Dacă nu ai citit deja, îți recomand să o faci înainte de a aborda acest articol.
Cum afectează comunicarea slabă managementul proiectelor
Principalele trei probleme care împiedică succesul unui proiect sunt schimbările de domeniu, estimările slabe în faza de planificare și obiectivele și scopurile slab definite, conform unui sondaj realizat de PricewaterhouseCooper. Dar Jason Westland, CEO al ProjectManager.com, vede toate acestea ca probleme care provin dintr-o altă rădăcină: comunicarea proastă.
“Dacă un manager de proiect nu are clar domeniul sau dacă jucătorii nu cunosc cronologia, lucrurile se destramă sau ceea ce este livrat nu îndeplinește cerințele,” a spus Westland când am vorbit recent cu el despre cele mai bune practici în managementul proiectelor.
Westland, care a scris și “Ciclul de viață al managementului de proiect”, a adăugat: “Ceea ce se întâmplă de obicei este că managerul de proiect nu are o înțelegere reală a domeniului proiectului. Echipa nu știe cu adevărat ce livrează. Nimeni nu știe cu adevărat care sunt datele finale pentru etape sau livrabilele cheie. Și pe parcursul proiectului, nimeni nu îi ține informați despre viziunea generală, motivul pentru care o fac. Și lucrurile pur și simplu scapă de sub control.”
Westland a crescut în Noua Zeelandă. Mi-a împărtășit o analogie între păstoritul oilor pe terenul patriei sale și gestionarea unui proiect.
Imaginează-ți un băiat tânăr care trebuie să mute 300 de oi dintr-un țarc în altul folosind doar câțiva câini. “Ești în comunicare constantă cu câinii tăi printr-un fluier,” a spus el. “Câinii se mișcă constant pentru a împărți grupuri [de oi] sau a uni grupuri.” Sarcina poate părea greoaie pentru un băiat și câțiva câini, dar dacă nu există niciodată o întrerupere în comunicare și băiatul își amintește constant de ținta sa, se poate face.
Privește imaginea de ansamblu
În timpul întâlnirii de lansare a unui proiect, toți jucătorii care vor lucra la proiect trebuie să plece de la întâlnire cu o descriere clară a ceea ce va cuprinde proiectul final. Cu alte cuvinte, toată lumea ar trebui să aibă nu doar o viziune, ci și detalii scrise.
Imaginează-ți un proiect care durează un an pentru a fi finalizat. La câteva luni de la începutul proiectului, este complet posibil ca viziunea din mintea cuiva să se fi schimbat puțin de la ziua unu. Managerul de proiect trebuie să reamintească tuturor descrierea proiectului final – și trebuie să facă acest lucru des. Acest tip de comunicare a viziunii poate avea loc în timpul unei întâlniri programate regulat (mai multe despre asta în momentul următor) sau prin aducerea clientului proiectului din când în când pentru a reaminti echipei la ce lucrează.
În plus, toată lumea din echipa de proiect este responsabilă pentru a comunica atunci când o sarcină sau o serie de sarcini se abate de la următorul livrabil sau de la descrierea finală a proiectului. Când apare o sarcină care nu este în domeniu, lucrătorii trebuie să vorbească, iar managerii de proiect trebuie să asculte. Comunicarea este un drum cu două sensuri. În mod similar, dacă o echipă crede că nu va respecta un termen limită, trebuie să spună managerului de proiect când sunt în pericol, nu după ce este prea târziu. Un manager de proiect care aude acest tip de comunicare poate lua decizii în consecință. Și, după cum probabil ai ghicit, managerul de proiect trebuie să informeze echipa despre orice schimbări sunt făcute și să solicite feedback.
Acordă atenție detaliilor fine
Pe lângă revenirea frecventă la viziune și menținerea domeniului sub control, managerii de proiect trebuie să cunoască fiecare detaliu fin. “În timpul proiectului, este foarte important ca managerul de proiect să fie pe deplin conștient de fiecare sarcină și de starea acelei sarcini,” a spus Westland.
Proiectele pot avea cu ușurință mii de sarcini, ceea ce este o mulțime de informații pentru un singur manager de proiect să-și amintească. Din acest motiv, un serviciu de management al proiectelor este atât de valoros. Două exemple sunt Zoho Projects (Trial Gratuit la Zoho Projects) și Teamwork Projects (Vizitează Site-ul la Teamwork), deși există zeci pe piață pentru echipe de diferite dimensiuni și complexitate.
Când echipele folosesc platforme de management al proiectelor, toate sarcinile sunt înregistrate în sistem și sunt vizibile pentru toți cei care trebuie să le vadă (sau uneori sunt vizibile pentru toată lumea, în funcție de instrument). Fiecare sarcină are un responsabil și o dată limită. De obicei, există și informații suplimentare care descriu dacă sarcina nu este încă pe lista nimănui, este activă sau finalizată. Unele platforme monitorizează chiar și în detalii mai mari nivelul procentual de finalizare a fiecărei sarcini. Astfel, un manager de proiect poate verifica o sarcină în orice moment pentru a vedea starea acesteia fără a trebui să meargă la biroul cuiva, să bată pe umăr acea persoană și să întrebe. Schimbă complet natura comunicării.
Instrumentele de management al proiectelor centralizează informațiile și oferă tuturor acces la ele. În final, documentația este doar o altă formă de comunicare.
Peter Clarkson, director la Maestro Development, care realizează platforma de management al proiectelor Maestro Project Office, este un fost manager de proiect care a gestionat mii de proiecte. “Am făcut multe audituri ale proiectelor proaste. Eram cunoscut ca un artist de salvare,” mi-a spus el. “Invariabil, [problema proiectului] era legată de lipsa metodologiei și de lipsa cunoașterii a ceea ce se întâmpla în proiect: nu se documentau întâlnirile, problemele, acțiunile.”
Când Clarkson descrie ziua sa ca manager de proiect, importanța comunicării și a managerului de proiect fiind conectat la fiecare bucățică de comunicare devine evidentă. “Ca manager de proiect, întotdeauna am susținut că eram leneș pentru că nu mi-am atribuit niciodată nimic mie,” a spus el. “Tot ce făceam era să mă plimb și să vorbesc cu oamenii, sau să citesc rapoarte, sau să verific în baza de date problemele care se dezvoltau și erau înregistrate, dar nimeni nu făcea nimic cu ele. Citeam minutele întâlnirilor din diverse întâlniri la care nu mergeam de fapt.” El a spus că petrecea cu ușurință o treime din ziua sa de lucru în orice instrument de management al proiectelor și baza de date pe care echipele le foloseau.
Continuă să ai întâlniri
Majoritatea proiectelor și echipelor de proiect se bazează într-o oarecare măsură pe întâlniri. După cum explică Westland, “Înainte de instrumentele online, managerii de proiect organizau de obicei o întâlnire săptămânală în picioare în care toată lumea pur și simplu spunea ce sarcini lucrau, ce sarcini au finalizat și starea altor livrabile sau sarcini.” Dar cu o platformă de management al proiectelor în vigoare, unde toate aceste informații sunt înregistrate și făcute vizibile, mai are rost să ai întâlniri?
De fapt, da. Deși comunicarea este mult îmbunătățită de instrumentele online, întâlnirile sunt încă benefice. “Nu este că nu mai ai întâlniri în picioare; doar că scopul se schimbă. În loc de o întâlnire săptămânală bazată pe sarcini, poate deveni o întâlnire bilunară în care managerul de proiect reiterează viziunea și se asigură că toată lumea știe unde trebuie să meargă, sau aduce clientul pentru a vorbi despre motivul pentru care proiectul este livrat. Devine mai mult o sesiune de strategie decât o sesiune de execuție,” a spus Westland.
