Lucrătorii din domeniul informațiilor, ca mine, își verifică adesea emailul de serviciu în weekend. Sau putem avansa cu o prezentare importantă târziu noaptea de acasă, dacă atunci suntem cei mai productivi (sau dacă suntem în întârziere cu un proiect). Suntem la fel de predispuși să răspundem la mesaje personale în timp ce suntem la muncă sau poate să scanăm un document de asigurare a locuinței la copiatorul de la birou. Lucrătorii din domeniul cunoașterii apreciază în general acest tip de flexibilitate, dar dacă nu ești atent la cum separi fișierele de muncă de cele personale, ai putea să te pui pe tine și datele tale în pericol.
Comportamentele riscante în zona gri dintre muncă și viața personală ar putea pune în pericol datele sensibile. De exemplu, deși mulți oameni ar putea scana un document personal la birou din când în când, nu ai vrea să scanezi nimic sensibil, pentru că, dacă nu ești șeful IT, nu ai idee unde salvează copiatorul multifuncțional copiile fișierelor scanate. Probabil sunt pe hard disk-ul scannerului și ar putea fi salvate și pe servere partajate nesecurizate.
În plus, pentru a menține un echilibru între muncă și viața personală, este util să ai indicii care să-ți amintească când faci un tip de muncă în timp ce ești pe ceasul celălalt. Să zicem că recuperezi niște emailuri la trei zile după ce ai început o vacanță cu familia. Ai putea aprecia flexibilitatea și oportunitatea de a rezolva chestiuni urgente, dar ai putea dori și să te întorci la distracția de la Splash Mountain cu copiii tăi. Cu câteva strategii simple pentru a separa fișierele personale de cele de muncă, nu vei fi niciodată prins să lucrezi prea mult timp când te bucuri de timpul personal și viceversa.
Compartimentează-ți fișierele
Trucul principal pentru a separa fișierele de muncă de cele personale este să le compartimentezi. Păstrarea lucrurilor specifice în locuri dedicate creează nu doar ordine, ci și certitudine. Funcționează atât în lumea fizică, cât și în cea digitală. Dacă îți pui întotdeauna cheile în buzunarul drept și telefonul în cel stâng, nu ajungi niciodată să-ți cauți geaca pentru niciunul dintre aceste obiecte.
Cu fișierele digitale, principiile sunt aceleași, dar realitatea este puțin diferită. Ai putea păstra toate fișierele de muncă într-un folder și fișierele personale în altul, dar locuiesc ele pe același server, computer, aplicație sau dispozitiv mobil? Vrei să fie așa?
Câteodată separăm fișierele de muncă de cele personale pentru a menține limitele, astfel încât să nu fim prinși în muncă atunci când ar trebui să petrecem timp cu familia și prietenii, sau să nu fim tentați să ne terminăm taxele în timp ce suntem la muncă.
De-a lungul anilor, am dezvoltat câteva strategii care mă ajută să compartimentez fișierele de muncă și cele personale astfel încât să îndeplinească aceste condiții:
- Sunt întotdeauna separate
- Sunt accesibile indiferent unde mă aflu, dar
- Este ușor incomod pentru mine să accesez fișierele de muncă când sunt în modul acasă și fișierele de acasă când sunt în modul muncă.
Folosește interfețe diferite pentru lucruri diferite
Mai întâi să vorbim despre documentele digitale, cum ar fi documentele de procesare de text, foile de calcul, prezentările, PDF-urile și imaginile.
Cel mai simplu mod pe care l-am găsit pentru a păstra documentele separate și totuși accesibile este să le stochez într-un serviciu de sincronizare online și să folosesc servicii diferite pentru diferite tipuri de informații. Eu folosesc Dropbox (9,99 euro pe lună la Dropbox) pentru a stoca, face backup și sincroniza fișierele personale și mă bazez pe Google Drive (0,00 euro la Google Drive) pentru muncă. Există multe opțiuni dincolo de aceste două servicii, dar ideea este să începi prin a-ți separa fișierele în două servicii diferite.
De ce nu aș alege serviciul meu de stocare preferat și să creez două conturi diferite în loc să folosesc două servicii diferite? A avea o interfață diferită mă ajută să mențin limitele de care am nevoie între fișierele de muncă și cele personale.
Dacă mă uit la interfața web Google Drive, simt că lucrez. Dacă mă uit la Google Drive în timp ce sunt în vacanță, totuși, clopotele sună în capul meu, amintindu-mi că lucrez când ar trebui să mă relaxez lângă piscină. Dar dacă mă joc cu Dropbox în weekend, organizându-mi fotografiile personale, creierul meu nu-mi dă același semnal de “lucrezi”.
De-a lungul timpului, am dezvoltat o asociere puternică între fiecare interfață și ceea ce fac în acea interfață. Pentru mine, este și mai important să am limite clare între muncă și viața personală pentru că lucrez dintr-un birou de acasă. Când lucram cu normă întreagă într-o clădire de birouri, foloseam strategii similare cu același efect.
Creează indicii vizuale în sistemul tău de operare și teme
Unele servicii de stocare, cum ar fi cele care se integrează strâns cu sistemul tău de operare, nu arată ca nimic în mod special (cu excepția cazului în care folosești aplicația web). Nu au neapărat o interfață distinctă. Un alt mod în care ai putea compartimenta fără să-ți dai seama este să folosești un sistem de operare diferit la muncă și acasă. Dacă ai un computer cu Windows la birou și un Mac acasă, s-ar putea să experimentezi deja aceeași senzație de a fi conștient când faci muncă de birou acasă pe Mac.
O altă problemă ar putea fi că folosești unele dintre aceleași instrumente în viața profesională și personală pentru că îți plac. Nu vrei să alegi două instrumente sau interfețe diferite. Vrei să folosești cel care îți place cel mai mult pentru ambele. Unii dintre prietenii mei, de exemplu, folosesc Slack (Vizitează site-ul la Slack) pentru comunicare personală și îl folosesc și la muncă. În această situație, aș recomanda schimbarea temei (adică schema de culori) a celor două conturi Slack astfel încât să arate fizic diferit. Vei asocia rapid o schemă de culori cu munca și alta cu discuțiile personale private.
Compartimentează prin browser
O altă opțiune pentru a-ți compartimenta munca și a crea indicii vizuale care să-ți amintească ce tip de muncă faci este să te limitezi la un tip de browser la muncă și altul acasă. Indiciile vizuale ar putea fi mai subtile, dar vei intra totuși în obiceiul de a lansa, să zicem, Chrome pentru muncă și Firefox pentru lucruri personale.
Este, de asemenea, benefic să folosești două browsere separate pentru a-ți păstra istoricul web separat. De exemplu, s-ar putea să fii mai vigilent în a șterge memoria cache a browserului pentru fișierele de muncă pentru că conțin informații sensibile ale companiei, dar s-ar putea să vrei de fapt să păstrezi istoricul web personal pentru a putea căuta rapid site-urile pe care le-ai vizitat acum câteva zile (sau invers).
Folosește aplicațiile client de email în avantajul tău
Pe telefoanele mobile, există un mod foarte simplu de a separa emailul de muncă de cel personal, indiferent dacă folosești același serviciu de email, cum ar fi Gmail, pentru ambele. Soluția: Folosește clienți de email diferiți.
Gmail are o aplicație independentă, dar nu trebuie neapărat să o alegi ca aplicație pe care o folosești pentru a accesa Gmail. Pe iPhone, ai putea folosi aplicația Mail standard. Sau pe orice tip de telefon, poți instala o aplicație client de email terță parte care funcționează cu Gmail, cum ar fi Boxer (0,00 euro la Apple.com) sau Inboxcube.
Îmi place să folosesc aplicații separate pentru emailul de muncă și cel personal. Obțin același beneficiu de a avea două interfețe distincte. În plus, când încerc să nu fiu absorbit de muncă, pot închide și închide emailul de muncă în timp ce păstrez emailul personal mai ușor accesibil, sau invers.
Ar putea fi cazul că îți place foarte mult o aplicație client de email și vrei să o folosești pentru ambele emailuri, de muncă și personale. Cu multe aplicații, poți avea mai multe conturi autentificate și să comuți între ele după bunul plac. Oferă o ușurință de utilizare pe care s-ar putea să nu o dorești, totuși. Pierzi beneficiul de a avea două interfețe distincte și pierzi abilitatea de a închide aplicația cu oricare cont vrei să-l faci mai puțin tentant în acel moment. Poate vrei ca tehnologia ta să fie puțin mai puțin prietenoasă cu utilizatorul de dragul propriei tale psihologii.
Compartimentat pentru un echilibru mai bun între muncă și viața personală
Dacă ai nevoie de limite mai clare între viața profesională și cea personală, compartimentarea datelor tale în aplicații, servicii, sisteme de operare și browsere diferite ajută enorm.
A avea două spații virtuale distincte unde îți accesezi fișierele creează indicii, asocieri și bariere de intrare care te pot ajuta să minimizezi lucrul în timpul liber sau să faci treburi personale în timp ce ești la muncă, permițându-ți totuși să le finalizezi atunci când este necesar.
