Când renunți la hârtie, luarea notițelor devine simplă. Totuși, stocarea și organizarea acestora pot fi dificil de gestionat.
Învață cum să structurezi și să stochezi notițele digitale astfel încât să le poți folosi cu ușurință când ai nevoie de ele.
Seinfeld ne amintește de o scenă memorabilă în care Jerry și Elaine ajung la o agenție de închirieri auto. Jerry vrea să ridice o mașină de mărime medie rezervată anterior, dar agenția a rămas fără acest tip de model.
„Vezi”, spune Jerry, „știți cum să faceți rezervarea, dar nu știți cum să o păstrați.” Același lucru este valabil și pentru notițele digitale: e simplu să le iei, dar mult mai greu să le folosești.
Pentru a folosi cu adevărat notițele, trebuie să le organizezi și să știi cum să le regăsești. Următoarele recomandări te vor ajuta să începi cu o aplicație de luat notițe și să-ți structurezi informațiile în mod eficient.
Alege o aplicație excelentă pentru notițe
Aplicația aleasă influențează direct șansele de a regăsi notițele mai târziu. Programul preinstalat pe telefon sau tabletă își face treaba, dar poate lipsi de funcții utile.
Unele caracteristici importante includ foldere, etichete și recunoaștere optică a caracterelor (OCR).
- foldere
- etichete
- recunoaștere optică a caracterelor (OCR)
După testări îndelungate, recomand trei aplicații:
- Microsoft OneNote pentru o soluție gratuită
- Evernote pentru un abonament Premium
- Quip pentru colaborare în echipă
Creează un inbox
Când notezi rapid o idee, folosește un folder Inbox pentru a nu pierde informațiile.
Setează-l ca locație implicită și verifică-l regulat pentru a adăuga detalii și a sorta notițele.
Nu trebuie să urmărești Inbox Zero, dar obiceiul de a curăța căsuța când folosești un ecran mare îți ușurează munca.
Eu păstrez în Inbox date precum parolele rețelelor Wi-Fi ale prietenilor, ca să le pot regăsi rapid.
Sortează notițele în foldere sau caiete
Folderele (sau caietele, în unele aplicații) te ajută să grupezi manual notițele după subiecte, de exemplu rețete.
Începe cu foldere pentru Inbox, Lectură, Casă, Personal și Muncă, apoi ajustează structura după nevoile tale.
Creează comenzi rapide pentru folderele preferate
Folderelor pe care le accesezi frecvent adaugă-le comenzi rapide sau marchează-le ca favorite.
Astfel ai acces rapid la notițele pe care le verifici și completezi des.
Folosește etichete
Etichetele îți permit să găsești ușor notițe pe diverse teme, indiferent de folder.
Exemplu 1: În folderul Rețete, caută eticheta vegetarian pentru idei de mâncăruri fără carne.
Exemplu 2: Dacă scrii pentru publicații diferite, poți grupa notițe după etichete tematice, nu doar după folder.
Exemplu 3: Dacă trimiți un e-mail legat de un proiect, adaugă etichete ce descriu proiectul, clientul și detaliile relevante.
Șterge etichetele redundante
Prea multe etichete pot deveni haotice. Verifică lista de etichete și elimină duplicatele.
Elimină etichetele cu maximum două notițe, deoarece probabil nu-ți aduc valoare.
Creează o comandă rapidă pe telefon
Adaugă pe ecranul principal o comandă rapidă pentru notițe, astfel încât să capturezi ideile instant.
Pe iOS folosește un shortcut Siri, iar pe Android caută widget-ul New Note în aplicație.
Dictează
Când ești pe fugă sau ai ambele mâini ocupate, folosește funcția de dictare a telefonului.
Apasă pe pictograma microfon, vorbește și salvează conținutul în notițe. Poți înregistra voce și transcrie mai târziu.
Dacă dictezi mult, alege un serviciu de transcriere pentru acuratețe sporită.
Adaugă imagini și PDF-uri, folosește OCR
Când aplicația suportă OCR, textul din imagini și PDF-uri devine căutabil.
Adaugă fotografii cu notițe de mână, pagini din cărți sau chitanțe pentru a le regăsi rapid după conținut.
Fii atent la limitele contului tău: versiunea gratuită a Evernote scanează doar imagini, iar PDF-urile necesită abonament Premium.
Organizează pe ecran mare
Aplicația ideală are și o variantă desktop sau web, utilă pentru sortarea notițelor.
Un ecran mare îți arată mai multe foldere, etichete și opțiuni, facilitând organizarea eficientă.
Ia notița, păstreaz-o și revino la ea
O experiență de luat și organizat notițe bine pusă la punct te ajută să găsești și să folosești informațiile exact când ai nevoie de ele.
