Ca să profiți la maximum de timp, mai întâi trebuie să știi cum îl folosești.
Îți prezentăm trei metode de urmărire a timpului și explicăm avantajele și dezavantajele fiecăreia.
Ca să fii mai productiv, trebuie să-ți gestionezi timpul eficient.
Primul pas este să știi cum îți petreci timpul acum. Nu poți schimba modul de utilizare a timpului dacă nu știi cum îl folosești cu adevărat.
Sunt trei metode principale de urmărire a timpului, fiecare cu avantaje și dezavantaje.
Cea considerată de obicei cea mai ușoară este și cea mai puțin precisă. Cea mai precisă necesită însă mult timp.
În plus, există soluții tehnologice foarte simple, dar care sunt precise doar pentru anumite tipuri de activități.
Aceste metode sunt utile atât la birou, cât și acasă.
Estimarea timpului (metoda de estimare săptămânală)
Ce este estimarea timpului? Este o listă cu tot ce ai făcut într-o perioadă, alături de numărul de ore și minute pe care crezi că le-ai petrecut pentru fiecare activitate.
Cum se face o estimare a timpului? De obicei se face la sfârșitul săptămânii. Te gândești la săptămâna trecută sau la perioada aleasă și însumezi câte ore ai lucrat, ai dormit, ai făcut cumpărături, ai gătit, ai făcut curățenie sau ai vizionat filme.
Pentru o estimare mai bună, poți consulta agenda, dacă o folosești.
Avantaje: Estimările de timp sunt rapide și pot fi completate la sfârșitul săptămânii, astfel rutina zilnică nu este întreruptă de sarcini de înregistrare a timpului.
Dezavantaje: Aceasta este cea mai puțin precisă metodă. Cercetările arată că, atunci când oamenii estimează folosind o abordare retrospectivă, ajung adesea la un total mai mare decât cele 168 de ore dintr-o săptămână. Deseori supraestimează timpul de lucru și subestimează timpul liber.
Jurnalul de timp
Ce este jurnalul de timp? Este un însemn al activităților pe tot parcursul zilei, împărțit în intervale care acoperă cele 24 de ore. Ideea este de a contabiliza fiecare bloc de timp într-o zi.
Cum se realizează un jurnal de timp? Ai nevoie doar de o foaie de hârtie sau un tabel. Creezi o coloană cu intervale consecutive de câte 15, 30 sau 60 de minute. Poți combina intervalele pentru orele de somn.
În timpul zilei sau la final, completezi lângă fiecare interval ce activitate făceai atunci. Nivelul de detaliu depinde de ce vrei să afli despre obiceiurile tale și ce schimbări vrei să faci.
Avantaje: Jurnalul de timp este mai precis decât estimarea. Cu cât completezi datele mai des, cu atât rezultatele sunt mai corecte. Este ușor să clasifici timpul, să aduni orele și să analizezi rezultatele.
Dezavantaje: Timpul blocat pe un interval nu reflectă mereu realitatea. Dacă notezi o singură activitate pentru ora 9–10, poate omite detaliile: o pauză de hidratare, un apel scurt sau o lectură rapidă de știri. Jurnalul generalizează blocurile de timp fără detalii complete.
Aplicații de urmărire a timpului
Ce este o aplicație de urmărire a timpului? Este un software care înregistrează cât timp petreci în diferite activități, în special pe computer sau telefon. Există aplicații pasive și active. Primele, precum RescueTime, monitorizează timpul petrecut în aplicații și site-uri. Aplicațiile active, precum Toggl, oferă un cronometru pe ecran care pornește și oprește manual, iar tu poți folosi mai multe programe și site-uri pentru o singură activitate.
Cum se folosește o aplicație de urmărire a timpului? Cu un tracker pasiv, instalezi aplicația și o lași să înregistreze automat activitatea, să clasifice și să analizeze datele. De obicei, poți opri aplicația când nu vrei să fii monitorizat. Aplicațiile active necesită să pornești și să oprești cronometrul. Ele permit adăugarea de detalii despre activitate, iar informațiile se salvează automat și pot fi analizate oricând.
Versiunile mobile ale aplicațiilor active sunt utile în întâlniri, călătorii de serviciu sau alte activități nelegate de computer pe care vrei să le măsori.
Există și aplicații mobile care urmăresc locația și încearcă să clasifice activitățile, dar nu sunt încă suficient de inteligente și necesită prea multă completare manuală.
Avantaje: Aplicațiile de urmărire oferă detalii despre activitățile digitale. Dispun de instrumente pentru categorii, grafice și rapoarte. Majoritatea sunt ușor de folosit și au o opțiune gratuită.
Dezavantaje: Aceste aplicații analizează doar activitățile digitale. Ele nu urmăresc timpul petrecut la activități precum spălatul rufelor, gătitul, cititul sau joaca cu copiii și animalele.
Urmărește timp de două săptămâni, apoi analizează
Dacă ești la început, îți recomand să combini jurnalul de timp cu o aplicație. Astfel ai o privire de ansamblu asupra tuturor activităților și o analiză detaliată a timpului digital.
Urmărește-ți timpul cel puțin două săptămâni înainte de a analiza datele. În primele zile s-ar putea să îți schimbi puțin comportamentul, pentru că știi că te monitorizezi, dar rapid revii la obișnuințe.
Dacă consideri că o zi e neconcludentă din cauza unor evenimente neobișnuite, nu o omite. Cu cât vei urmări mai mult, cu atât vei descoperi mai multe zile atipice decât ai crede. Scopul este să înțelegi real cum îți petreci timpul, nu să obții o medie perfectă.
Când știi cum îți folosești timpul, poți lua decizii informate despre ce să faci mai mult, mai puțin sau activități noi.
