Protejează-ți cele mai productive ore, redu distragerile înainte să apară și învață să fii eficient cu aceste sfaturi de la expertul nostru în productivitate.
Este normal să vrei să profiți la maximum de timpul tău. Trăim într-o cultură axată pe productivitate, dar e important să-ți amintești de ce vrei să fii mai productiv.
Unii oameni vor să termine munca rapid ca să se deconecteze când ajung acasă. Alții vor să câștige suficienți bani pentru facturi, dar și să economisească timp și energie pentru alte pasiuni, cum ar fi familia sau un proiect creativ.
Productivitatea înseamnă să profiți la maximum de timpul pe care îl ai. Nu trebuie să fie doar pentru muncă.
“Sunt 168 de ore într-o săptămână. Dacă muncești 50 de ore și dormi câte 8 ore pe noapte (56 de ore în total pe săptămână), rămân 62 de ore pentru alte activități,” scrie experta în managementul timpului Laura Vanderkam în cartea ei Știu cum reușește.
Acest timp există. Totul depinde de modul în care îl folosești. Aceste 11 sfaturi îți vor crește productivitatea pe termen scurt și lung.
Știi cum îți petreci timpul? Dacă nu, cum te aștepți să profiți mai mult de el?
Începe prin a-ți urmări timpul timp de cel puțin două săptămâni. De ce două? În prima săptămână ești prea conștient de fiecare activitate, iar rezultatele sunt distorsionate. A doua săptămână oferă o imagine mai clară.
Sunt trei metode principale de urmărire a timpului. Nu trebuie să fie o precizie de minut: notează aproximativ când începi și când termini de lucru, când iei pauze, orele de masă, cât timp dedici treburilor casnice și cât timp petreci la relaxare.
- estimări de timp
- jurnale de timp
- aplicații automate
Estimările de timp folosesc metoda retrospectivă. La sfârșitul săptămânii, reflectezi la activitățile făcute și estimezi cât a durat fiecare. Apoi le clasifici și însumezi orele cum consideri potrivit. De obicei sunt inexacte, deoarece se bazează pe amintirile subiective, adesea la câteva zile după.
A doua metodă, jurnalul de timp, este mai precisă. Completezi o fișă zilnică cu intervale de 15 sau 30 de minute. De exemplu, de la 8:00 la 8:30, la ce lucrai?
Este recomandat să completezi jurnalul pe parcursul zilei, dar îl poți umple și la sfârșitul zilei. Clasifică apoi activitățile și însumează-le după bunul plac.
Ultima metodă, aplicațiile automate, oferă cea mai mare acuratețe, dar sunt limitate la activitatea de pe calculator. Dacă te interesează doar productivitatea din fața ecranului, astfel de aplicații sunt foarte utile.
Preferata mea este RescueTime. Monitorizează programele și site-urile pe care le folosești și le clasifică automat, iar tu le poți ajusta. Rize este o altă opțiune bună.
Poți folosi mai multe metode simultan – de exemplu, o aplicație și un jurnal de timp. Indiferent ce alegi, cel mai important pas este să revizuiești modul în care ți-ai petrecut timpul și să te gândești dacă vrei să-l schimbi.
Notează-ți o listă de lucruri de făcut și învață câteva sfaturi despre cum să faci o listă eficientă. Fiecare punct trebuie să fie concret și realizabil în ziua respectivă, nu proiecte care durează mai multe zile.
Când lista pare prea ambițioasă, păstrează doar cele mai importante sarcini și amână restul pentru altă zi. Nu încerca să faci prea mult simultan.
Există o mulțime de aplicații pentru liste de sarcini, așa că alege una care îți place. Și nu te sfii să renunți la o aplicație dacă nu-ți place aspectul ei: designul contează. Dacă urăști cum arată, vei evita să te uiți la listă.
E un coșmar de productivitate când o întâlnire îți ia toată ziua și tu ai uitat de ea. Nu lăsa asta să ți se întâmple.
Verifică-ți calendarul și lista de sarcini în fiecare dimineață. Începe această rutină în același timp cu un obicei deja stabilit, cum ar fi prima ceașcă de cafea sau înainte de a deschide emailul de serviciu.
Verificarea durează mai puțin de un minut și te protejează de surprize neplăcute. Cele mai bune aplicații, inclusiv Todoist, au o vizualizare specială care afișează doar ce ai programat pentru azi.
Orice persoană creativă de succes îți va spune regula “fundul pe scaun”: începe prin a te așeza și a te apuca de treabă.
Desigur, nu e suficient să stai jos. Momentul contează. Majoritatea oamenilor sunt cei mai productivi dimineața, înainte de prânz. Folosește aceste ore pentru sarcinile importante!
Nu programa întâlniri sau nu verifica emailul atunci. Dacă ești pasăre de noapte, protejează-ți orele târzii în același mod și apoi pune-ți fundul pe scaun.
“Fac azi ce mi-am propus?” Oamenii productivi își verifică progresul regulat ca să rămână concentrați.
La serviciu, comunică colegilor sau șefului ce intenționezi să faci în acea zi. Scrie, de preferat, într-un mesaj în Slack sau în aplicația de mesagerie de echipă.
Când începi să amâni, revino la mesajul zilnic și întreabă-te: Ce am spus că voi face?
Dacă lucrezi singur, notează-ți obiectivele pentru ziua respectivă și ține-le la îndemână pentru referințe pe parcursul zilei. Comparația cu lista ta de sarcini îți poate semnala diferențe de priorități.
Ai auzit de tehnica Pomodoro? Funcționează astfel: lucrezi intens și neîntrerupt cam 25 de minute (o sesiune), apoi iei o pauză de 3–5 minute. Repeți ciclul de patru ori și apoi faci o pauză mai lungă.
Numele provine de la Francesco Cirillo, care folosea un timer de bucătărie în formă de roșie (pomodoro în italiană) pentru a cronometra sesiunile și pauzele.
Partea cea mai importantă este să notezi înainte ce vei face în timpul sesiunii. Îți recomand să scrii efectiv, nu doar să gândești. Claritatea intenției face tehnica eficientă.
Nu ai nevoie de un timer de bucătărie. Poți folosi Pomodoro Timer de la Cirillo sau extensia Strict Workflow. Un avantaj al extensiilor este că pot bloca site-urile care te distrag în timpul lucrului.
Dacă site-urile te iau ușor pe sus, poți bloca accesul când vrei să fii productiv.
De exemplu, extensia de Chrome Stayfocusd îți interzice accesul la site-urile alese în intervalele programate, cum ar fi de la 9:00 la 17:00 în timpul săptămânii. Poți limita și timpul zilnic petrecut pe rețele sociale, după bunul plac.
Nu subestima importanța pauzelor. Pauzele sunt, la fel ca somnul, esențiale pentru productivitatea pe termen lung. Fără ele, riști să te consumi și să devii mai puțin eficient.
Există aplicații care te forțează să iei pauze, dar le găsesc adesea enervante. Dacă vrei să încerci, recomand Time Out Free pentru Mac sau Work Rave pentru Windows și Linux.
Alte trucuri includ să bei apă multă ca să ai scuze pentru pauze de toaletă. Cei cu tracker de fitness sau smartwatch pot activa memento-uri pentru mișcare când stau prea mult pe loc.
Cea mai bună metodă este să transformi pauzele într-un obicei. Folosește un sistem de memento timp de câteva săptămâni până devine parte din rutina ta zilnică.
Pauzele scurte te ajută să revii rapid la muncă. Dar cel puțin o dată pe zi fă o pauză mai lungă și mișcă-te.
Sederea prelungită afectează productivitatea și sănătatea. Plimbarea e cea mai simplă activitate, dar dacă nu poți, alege o activitate fizică ușoară de 20 de minute.
Cercetătorii de la Universitatea Stanford au demonstrat că plimbarea stimulează creativitatea. Eu obișnuiesc să merg 30–40 de minute la prânz, dar alege durata și momentul care ți se potrivesc.
Când termini o sarcină la timp sau mai devreme, recompensează-te. Cumpără o cafea, citește un articol, stai de vorbă cu un prieten sau pur și simplu savurează momentul.
Recompensele sunt un mod de întărire pozitivă: susțin obiceiurile bune și te ajută să obții rezultate mai bune pe termen lung decât să te pedepsești cu muncă suplimentară.
Somnul e esențial. Dormi suficient și odihnitor. Nimeni nu e eficient când e privat de somn.
Nu-ți programa fiecare minut din zi. Cercetările arată că lipsa de resurse (timp, bani etc.) îți reduce capacitatea mentală. Când resursele sunt epuizate, deciziile și acțiunile suferă.
Lasă-ți puțin timp liber neplanificat pentru relaxare și refacere. Îngăduie-ți să fii pur și simplu prezent, fără sarcini.
În final, pune întotdeauna îngrijirea personală înaintea productivității. Nu poți oferi nimic dacă nu ai grijă mai întâi de tine!
