Vrei să protejezi un document Word sau un registru Excel important? Iată cum să adaugi o parolă, să setezi modul doar pentru citire și să folosești alte trucuri pentru a securiza fișiere sensibile.
Ai creat un fișier important sau confidențial în Microsoft Word sau Excel. Vrei să-l păstrezi privat și securizat.
Poate dorești ca doar tu și anumite persoane să poată citi sau edita documentul. Sau vrei să restricționezi ce fel de modificări pot face ceilalți. Poți face toate acestea și multe altele dacă știi ce instrumente să folosești și cum funcționează.
Ultimele versiuni de Microsoft Word și Excel oferă mai multe opțiuni pentru securizarea documentelor, inclusiv modul doar pentru citire, protecție prin parolă, restricții de editare și semnături digitale.
De asemenea, poți marca un document ca final, astfel încât cititorii să știe că nu a mai fost modificat de la ultima salvare.
Aceste opțiuni funcționează în Word și Excel 2010 și versiunile ulterioare, dar în acest ghid vom folosi variantele din Microsoft 365.
În versiunea actuală, opțiunile pentru marcare ca final și doar pentru citire sunt separate, în timp ce în versiunile mai vechi erau combinate.
Asigură-te că nimeni altcineva nu poate edita documentul prin setarea modului doar pentru citire.
În Word, accesează meniul Fișier, selectează Info > Protejează documentul și alege Deschidere întotdeauna doar pentru citire. Salvează, închide și redeschide documentul.
Word afișează un mesaj care te încurajează să deschizi documentul doar pentru citire, cu excepția cazului în care trebuie să-l modifici. Apasă Da pentru a-l deschide în modul doar pentru citire și vei vedea un mesaj care îți spune că nu ai permisiunea de a edita documentul.
Desigur, oricine poate refuza să deschidă fișierul doar pentru citire și poate lucra direct în modul de editare. Scopul este însă să le oferi o cale ușoară de a deschide documentul doar pentru citire și astfel să diminuezi riscul unor modificări neintenționate.
Pentru a elimina restricția doar pentru citire, deschide documentul în modul de editare. Apoi accesează meniul Fișier > Info, dă clic pe Protejează documentul și debifează Deschidere întotdeauna doar pentru citire.
Pașii sunt practic identici și în Excel. Deschide meniul Fișier, selectează Info, apoi Protejează registrul de lucru și alege Deschidere întotdeauna doar pentru citire.
Salvează și închide registrul, apoi redeschide-l pentru a vedea mesajul de recomandare pentru modul doar pentru citire. Pentru a elimina restricția, deschide registrul în modul de editare, accesează Fișier > Info > Protejează documentul și debifează Deschidere întotdeauna doar pentru citire.
Poți cripta un document sau registru astfel încât doar persoanele cu parola corectă să îl poată deschide sau edita. În Word, mergi la Fișier > Info > Protejează documentul. În Excel, mergi la Fișier > Info > Protejează registrul de lucru.
Alege opțiunea Criptează cu parolă și introdu parola dorită de două ori. Folosește o parolă complexă, dar pe care să ți-o amintești, deoarece nu există o metodă de recuperare dacă o uiți.
Salvează fișierul, închide-l și redeschide-l. Programul va solicita parola pe care ai setat-o pentru acces.
Pentru a elimina parola, accesează din nou Fișier > Info > Protejează documentul sau Protejează registrul de lucru și selectează Criptează cu parolă. În fereastra care apare, șterge parola ascunsă și apasă OK.
Resalvează și închide fișierul. La următoarea deschidere nu vei mai fi întrebat pentru parolă.
Poți limita modurile de editare a unui document Word. Mergi la Fișier > Info > Protejează documentul și alege Restricționează editarea.
Pe partea dreaptă apare panoul Restricționare editare, unde poți seta restricții pentru formatare și editare. Aici poți acorda permisiuni de citire, poți alege părțile care pot fi editate și modul în care se poate lucra la ele.
Bifează Limitare formatării la un set de stiluri pentru a împiedica schimbarea formatării. Apasă Setări pentru a vedea fereastra care afișează stilurile permise în mod implicit.
Poți păstra stilurile implicite, poți alege Recomandat minim sau Nimic. Dacă nu ești sigur, lasă Recomandat minim. Debifează opțiunile pentru AutoFormat, comutarea temelor sau a seturilor QuickStyle dacă vrei să le lași blocate. Apasă OK pentru a închide fereastra de restricții de formatare.
În secțiunea Restricții de editare, bifează Permite numai acest tip de editare în document. Apoi folosește meniul derulant pentru a alege între patru opțiuni:
Modificări urmărite activează Track Changes și blochează orice altă editare.
Comentarii permite adăugarea de comentarii fără modificarea conținutului.
Completare formulare permite completarea formularelor create, dar nu și modificarea conținutului.
Nicio modificare (doar citire) setează documentul în modul doar citire, interzicând orice schimbare.
Dacă alegi Comentarii sau Nicio modificare (doar citire), poți crea excepții pentru anumite părți editabile. În secțiunea Excepții, selectează zonele care pot fi editate și bifează Toată lumea.
Când ai terminat setările, apasă Da, începe aplicarea protecției și introdu o parolă de două ori. Apoi salvează documentul, închide-l și redeschide-l pentru a verifica dacă opțiunile de editare sunt dezactivate pe panglică.
Dacă ai permis editarea unor secțiuni, fă clic în acele zone și controalele vor deveni active. Poți folosi butonul Găsește următoarea regiune editabilă sau Afișează toate regiunile editabile pentru a localiza zonele de editat.
Pentru a dezactiva protecția, accesează fila Revizuire și dă clic pe Restricționare editare. Apoi apasă Oprește protecția în panou, introdu parola și apasă OK. Debifează opțiunile din panou pentru formatare și editare.
Poți proteja un anumit sheet dintr-un registru Excel pentru a controla ce modificări sunt permise. Mergi la Fișier > Info > Protejează registrul de lucru > Protejează foaia curentă.
În fereastra Protect Sheet, introdu o parolă pentru protejarea foii. Lasă bifată opțiunea Protejează foaia și conținutul celulelor blocate pentru a împiedica editarea celulelor blocate.
Sub Permite tuturor utilizatorilor acestei foi să:, bifează opțiunile pentru acțiunile dorite. Dacă nu vrei permisiuni suplimentare, lasă setările implicite și apasă OK. Reintrodu parola pentru confirmare.
Salvează registrul de lucru și redeschide-l. Încearcă să ștergi sau să modifici o celulă și vei primi un mesaj care te informează că foaia este protejată.
Pentru a efectua modificări, dă clic pe fila Revizuire, selectează Unprotect Sheet și introdu parola.
Poți proteja întregul registru pentru a împiedica adăugarea sau ștergerea de foi. Mergi la Fișier > Info > Protejează registrul de lucru.
Alege Protejează structura registrului de lucru și introdu o parolă de două ori când ți se solicită, apoi apasă OK.
Dă clic dreapta pe orice filă de sheet și vei observa că opțiunile Inserează, Șterge, Redenumește, Mută sau Copiere, Ascunde și Afișează sunt dezactivate. Pentru a dezactiva protecția structurii, revino la Fișier > Info > Protejează registrul de lucru, alege Protejează structura registrului de lucru și introdu parola, apoi resalvează registrul.
Pentru a proteja documentul sau registrul cu o semnătură digitală, accesează Fișier > Info > Protejează documentul sau Protejează registrul de lucru și selectează Adaugă o semnătură digitală. Acest lucru le arată cititorilor că tu ești ultima persoană care a revizuit și salvat fișierul.
Pentru a adăuga o semnătură digitală, ai nevoie de un certificat de semnare. La prima utilizare, Word sau Excel îți va cere să configurezi semnătura digitală și va deschide o pagină de suport Microsoft pentru a te ajuta să obții un ID digital.
Urmează linkurile către furnizorii de servicii pentru a obține un ID digital. Apoi dă clic pe linkul Add or remove a digital signature in Office files de pe pagina de suport și urmează instrucțiunile pentru a adăuga semnătura digitală.
După ce adaugi ID-ul digital, revino la butonul Protejează documentul sau Protejează registrul de lucru și selectează din nou Adaugă o semnătură digitală. Completează câmpurile necesare și apasă Semnează. Confirmă semnătura digitală, apoi apasă OK.
Documentul sau registrul de lucru este acum semnat digital și marcat ca final. Un mesaj avertizează că, dacă cineva ar încerca să modifice fișierul, semnătura ar deveni invalidă.
În loc de semnătura digitală, poți marca fișierul ca final într-un mod mai puțin oficial. Mergi la Fișier > Info > Protejează documentul sau Protejează registrul de lucru și alege Marchează ca final.
Printr-o astfel de marcă, dezactivezi funcțiile de introducere text, editare și verificare și un mesaj va informa cititorii că fișierul este finalizat.
Oricine deschide fișierul va vedea un mesaj care indică statutul final al documentului. Totuși, cititorul poate în continuare să modifice fișierul dacă apasă Editează oricum. După aceasta, va putea edita și salva din nou documentul.
Scopul principal al acestei opțiuni nu este să împiedice complet editarea, ci să informeze cititorii că aceasta este versiunea recomandată finală. Dacă totuși cineva editează fișierul după marcarea ca final, acesta va rămâne autorul inițial, iar editorul ulterior va fi înregistrat ca ultima persoană care a modificat fișierul.
